Fördelar Sharepoint Online, versus traditionell filserver

Fördelarna med Sharepoint Online är många i jämförelse med en traditionell filserver. En filserver fungerar i princip som en lagringsplats för dokument, medans Sharepoint är en modern molnbaserad lösning för samarbete och kommunikation.

Priset

Sharepoint Online ingår som en del av Office 365, vilket innebär att du får en riktigt bra helhetslösning till ett bra pris. För 174 kr/mån och användare ingår Mail, Sharepoint, Yammer, Lync, OneDrive, Officepaketet och Office Mobile.

Mobilitet och tillgänglighet

Eftersom Sharepoint Online är en molnbaserad tjänst kommer du enkelt och smidigt åt alla dina företagsfiler utan att behöva krångla med VPN. Du slipper även problematiken som finns med terminalserver och att tjänsten klipps då du tappar kontakt med nätet. I Sharepoint Online kan du arbeta både online och offline. Om du jobbar offline (tex på flyget) synkar dokumentet upp till molnet nästa gång som du får nätkontakt.

Delning, samarbete och tillgänglighet

Det är enkelt att dela dokument både internt och externt. Filer behöver ej längre mailas, utan skickas istället som en direktlänk till dokumentet. Denna typ av lösning ersätter andra lösningar såsom bl.a. Dropbox, Ftp och Sprend.

Det går också bra att arbeta flera personer samtidigt inuti dokument. Versionshantering är inbyggt i systemet och det är enkelt att plocka fram tidigare versioner av dokumentet. Det framgår tydligt när resp. version skapades samt vem som gjort den senaste ändringen.

Intranet

Sharepoint funkar perfekt som intranet med dess integration till Yammer. Här kan du publicera viktig företagsinfo, kommunicera, lägga upp kontaktlistor och kalendrar mm.

Struktur och effektivitet i arbetssätt

I Sharepoint finns möjlighet att styra upp ett likriktat arbetssätt och ta till vara på den kompetensen som finns inom bolaget. Ett exempel som berör de flesta företag är hur vi arbetar med våra kunder.

1. Har vi vår kundinformation sparad på ett och samma ställe?
2. Hittar vi våra kundavtal på samma ställe för alla kunder?
3. Utgår alla säljare efter samma avtal och offertmallar?
4. Hittar vi kunddokumentation på ett och samma ställe?
5. Ser strukturen likadan ut för alla våra kunder eller kör säljare och konsulter sina egna upplägg och modeller?
6. Göms dokument i olika mappar och är det svårt att hitta det du söker?

Ett sätt att lösa ovan på är att arbeta med kundsajter i Sharepoint. Dvs. en färdigdefinierad templare för hur vi arbetar med kunder och mallar. I denna template har vi då på förhand definierat upp att en kundsajt ska innehålla dokumentbibliotek för avtal, offerter, fakturaspecar, IT-strategi och övriga dokument. Alla kundsajter innehåller även en enklare projekthantering. Det går snabbt att hitta kundsajten genom att skriva in direktlänken i URL’en

För varje enskilt dokumentbibliotek har vi definierat upp vilka mallar som ska användas. Nedan är ett exempel på hur vi kopplat offertmallar till dokumentbiblioteket som heter ”Offerter”. Vi försöker också undvika användande av mappar och jobbar istället med kolumner och vyer (man taggar upp dokumenten).

Mer och mycket mer går att göra med Sharepoint Online. Ovan är bara ett litet utkast på vad som är möjligt.

Katinka Nyberg, Atrox