Vad är e-fakturering – fördelar och nackdelar

Svenska företag har använt sig av elektroniska fakturor sedan 80-talet. År 2008 beslutade regeringen att alla statliga myndigheter och institutioner skulle övergå till elektronisk fakturering. Vid den tidpunkten var redan 99 % av dessa kapabla till att skicka digitala fakturor medan 98 % kunde ta emot dem. Många organisationer, som NEA (Nätverket för elektroniska affärer), har länge arbetat för att införa digitala system även i den privata sektorn. Trots dessa och andras ansträngningar har många privatägda företag och organisationer fortfarande inte integrerat det digitala inköps- och betalningssystemet i sina verksamheter. Vad detta beror på kan vara en blandning mellan tradition, okunskap och brist på information.

Nedan förklaras elektronisk fakturering tillsammans med dess för- och nackdelar:

Vad är e-fakturering?

Det integrerade och elektroniska utbytet av fakturor mellan leverantör och köpare kallas för e-fakturering. Den digitala faktureringsmetoden använder sig av modern teknologi för att uppdatera den traditionellt pappersbundna faktureringsprocessen och förflytta den till elektroniska apparater. I Sverige är det som nämnts obligatoriskt att använda e-fakturor vid transaktioner kopplade till institutioner hos kommuner, städer eller regioner. Målet är att statliga myndigheter och institutioner vid år 2018 ska vara näst intill pappersfria i sina transaktioner.

Nackdelar med att använda e-faktura

Eftersom att elektroniska fakturor delas över nätverk finns ett behov av ökad säkerhet som man till stor del slipper i den traditionella pappersprocessen. Virus, spionage och hackers är hot som det elektroniska faktureringssystemet måste vara starkt nog att motstå. Ett annat fel som kan inträffa är då fakturan fastnar i mottagarens spamfilter. Detta betyder att mailet av e-postklienten anses vara spam och fakturan därför hamnar i skräpposten där den riskerar att missas helt. Även om de flesta av oss idag är väl bevandrade i den digitala världen finns det dock fortfarande människor, speciellt äldre, som inte har tagit till sig detta. Äldre kunder eller samarbetspartners kan alltså reagera negativt på att den vanliga pappersfakturan byts ut.

Fördelar med e-faktura

Trots de ovan nämnda nackdelarna kan elektronisk fakturering erbjuda än fler fördelar. Faktureringen sker till exempel snabbare eftersom att den fysiska leveransen inte längre är nödvändig. Företag kan istället fakturera enkelt och på ett ögonblick till kunder runt om i hela världen. Det manuella arbetet det innebär att infoga information i dokumentet reduceras också, vilket innebär att det sker färre mänskliga misstag. Eftersom att informationen hämtas automatiskt blir fakturorna alltså mer korrekta. Då elektronisk fakturering helt eliminerar papper ur processen blir metoden både miljövänlig och gör det lättare att förvara information.

Vill du läsa mer om e-fakturering och andra smarta finansiella tjänster? Besök Basware för att få veta mer om hur du kan optimera din verksamhet.

Gästbloggare för Basware, Per Danielsson, GoMo Group

9 november 2016