Bättre och mer effektiv vård i Jönköping med gemensam digital översikt

– Varför nöjer vi oss med en grusväg när vi har tillgång till en flerfilig motorväg? Vårt journalsystem innehåller enorma mängder av data som kan sållas fram och användas för att göra vården bättre och effektivare. Men vi betraktar fortfarande systemet som ett pappersarkiv, en stor A-pärm, och ser inte möjligheterna.

Det säger Lina Westman, kirurg vid Länssjukhuset Ryhov i Jönköping. Hennes fokusområde är tjock- och ändtarmscancer (kolorektalcancer). Hon är även sektionsledare för regionens kolorektalkirurgi.

Det var när den länsövergripande kirurgkliniken skulle införa standardiserade vårdförlopp för kolorektalcancer, som Lina Westman på allvar kom i närkontakt med journalsystemet. Det fanns ett behov av ett IT-verktyg för att kunna följa vårdprocessen, och Lina Westman kände sig mer eller mindre tvingad att tränga djupare in i journalsystemet för att hitta en lösning. Det förändrade hennes syn på både systemet och hur det används.

Fylls med onödigt prat
– Jag insåg att vi läkare och sjuksköterskor fyller journalerna med en massa onödigt prat i fritext. Sedan får vi scrolla och scrolla i allt pratande för att hitta viktiga uppgifter. Det är som en enda stor Dödahavsrulle. Vi måste bli mycket bättre på att skriva strukturerat och använda standardiserade mallar med fasta val. Om uppgifterna är rätt kodade från början kan vi sålla fram den information vi behöver – och på allvar utnyttja alla de möjligheter och finesser som vårt journalsystem erbjuder, säger hon.

Journalsystemet COSMIC är ett heltäckande vårddokumentationssystem som användes både inom den öppna och slutna vården i Region Jönköpings län. Tidigare betraktade Lina Westman COSMIC som något jobbigt och krångligt – som ett nödvändigt ont.

– Liksom de flesta andra läkare vill jag göra det som jag är utbildad till, i mitt fall operera. Att kämpa med ett datasystem och lära mig hur det fungerar, är inget som precis lockat mig. Vi läkare är inte heller särskilt bra på att ta till oss instruktioner, vi vill gärna göra på vårt eget sätt, säger hon och skrattar.

Pussel av lösa lappar
Det var i början av förra året som regeringen och Sveriges Kommuner och Landsting slöt en överenskommelse om att införa standardiserade vårdförlopp inom cancersjukvården. Förloppen beskriver vilka utredningar och behandlingar som ska göras, samt vilka tidsgränser som gäller för respektive diagnos. Tanken är att alla patienter ska erbjudas samma omhändertagande oavsett var i landet man bor.

På kirurgkliniken i Jönköpings län bildades en arbetsgrupp för införandet av standardiserat vårdförlopp för kolorektalcancer. Förutom Lina Westman medverkade verksamhetschefen Niklas Zar i arbetet, tillsammans med kontaktsjuksköterskor, statistiker och experter på COSMIC.

En genomgång visade att kontaktsjuksköterskorna vid de tre sjukhusen i länet inte använde sig av COSMIC för att planera och följa patienterna. Istället skötte man vårdprocessen med hjälp av papper och penna och la ett pussel av olika lappar på skrivbordet. På en lapp fanns patient A, på en annan patient B och så vidare. Mycket tid ägnades åt att via telefon ta reda på var de olika cancerpatienterna befann sig i flödet.

Gemensam digital översikt
– Vi bestämde oss för att ta fram en gemensam digital översikt som gör det möjligt att följa samtliga patienterna under hela vårdförloppet, där alla hålldatum finns med och där systemet varnar om något avviker från den förutbestämda raka processen, berättar Lina Westman.

Eftersom COSMIC redan från början är uppbyggt så att det stödjer lösningar som standardiserade vårdförlopp, behövde man inte göra några ändringar i själva systemet. Istället plockade man data från informationslagret COSMIC Intelligens (CI). Här finns samma information som i COSMIC, men den är tillrättalagd för att användas för statistiska analyser och uppföljningar. Informationen i lagret uppdateras varje dygn.

De utdata som hämtades ur informationslagret presenteras sedan i en översikt med hjälp av ett särskilt planeringsverktyg.

– Det handlar alltså om en spegling av journalen. Finessen är att av all den information som finns i journalen, visas bara de uppgifter som behövs för att vi ska kunna följa patientens väg genom den standardiserade vårdprocessen, förklarar Lina Westman.

Hårdmallade journalanteckningar
En förutsättning för att kunna sålla fram relevanta uppgifter ur CI var att se över klinikens olika mallar för dokumentation, och göra dem än mer standardiserade och med fler fasta val. Man tog även fram nya skräddarsydda mallar för att tillgodose önskemål som fanns inom olika subspecialiteter på kliniken.

Det är viktigt, menar Lina Westman, att man som läkare är nöjd med mallarna så att man inte frestas att hitta på egna och skriva i fri text. ”Men då faller det fina med COSMIC”, betonar hon.

– Vissa irriterar sig på ”stolpigheten” i COSMIC. Det gjorde också jag tidigare, men jag har nu insett att det är detta som är det geniala. Det är endast genom strukturerad journalföring och hårda mallar som vi kan ”tagga” data och suga upp rätt information ur vårt häftiga journalsystem, säger Lina Westman.

Nöjd klinikchef
Efter fyra månaders arbete var det nya IT-verktyget ”Vårdförloppet” på plats ute i vården. På datorskärmen ser man idag alla viktiga datum i den standardiserade processen och var de aktuella patienterna befinner sig i förhållande till dessa. Datum som passerats utan åtgärd lyser i rött.

– Uppgifterna är dagsfärska och det är nu lätt för oss att hålla koll på alla ledtider, förklarar Niklas Zar.

Han sammanfattar fördelarna med det nya IT-verktyget i fyra punkter: kortare ledtider, bättre kontroll, bättre resursutnyttjande och tydligare återkoppling till patienterna.

IT-verktyget ”Vårdförloppet” har väckt stort intresse, både inom och utanför länets gränser. I våras belönades arbetet med Vitalisstipendiet som delas ut för IT-innovationer inom vård och omsorg. IT-verktyget har också nominerats till Dagens Medicins pris för nyskapande inom vården, Guldskalpellen.

– Vår förhoppning är att ”Vårdförloppet” ska spridas över landet. Det kan kopplas till vilket journalsystem som helst[1] och ett särskilt implementeringsprogram är under utveckling, säger Niklas Zar, och tillägger att ett samarbete redan har startat med kolorektalsektionen vid Karolinska universitetssjukhuset i Solna.

[1] Förutsättningen för att andra journalsystem ska kunna använda ”Vårdförloppet” är att de liksom COSMIC har strukturerad inmatning, lagring och åtkomst av data.