IT-chef delar med sig av erfarenheterna från Sveriges första Big Bang

Det säger Marit Nilsson, IT-chef i Region Jämtland Härjedalen, med anledning av införandet av vårdinformationssystemet Cambio COSMIC R8.0 i hela regionens hälso- och sjukvård för drygt tre månader sedan.

Bakgrunden till bytet av IT-system var att det tidigare heltäckande systemet, som infördes 2005, började bli föråldrat. Regionen ville få tillgång till en modern teknisk IT-lösning för att på ett bättre sätt kunna stödja vårdens processer. Förändringen berör cirka 2 500 användare på Östersunds sjukhus, ett 30-tal hälsocentraler samt några distriktssköterskemottagningar.

Lojala medarbetare
– Medarbetarna ute i vården har verkligen ställt upp lojalt under hela den här resan, även om det bitvis varit slitsamt. Och fortfarande återstår en hel del arbete. Men det är skönt att vi kommit så här långt, säger Marit Nilsson.

Region Jämtland Härjedalen valde att breddinföra COSMIC vid ett och samma tillfälle, istället för att stegvis föra in IT-stödet i organisationen. Ett skäl var att medarbetarna skulle slippa dokumentera i två parallella system, förklarar Marit Nilsson. Breddinförandet har fått namnet ”Big Bang”, och det är första gången i svensk hälso- och sjukvård som ett landsting eller region byter hela sitt vårdinformationssystem vid samma tidpunkt.

Tekniken det enkla
– Att införa ett nytt IT-system på det här sättet är ett gigantiskt verksamhetsprojekt, där själva tekniken faktiskt är den enkla delen, konstaterar Marit Nilsson.

Marit Nilsson berättar att man inte stött på några oväntade problem med COSMIC under den tid som regionen nu använt IT-systemet. Allt har fungerat enligt planerna – även under det hektiska första dygnet. Att det administrativa merarbetet varit större än förväntat tror hon beror på att regionen valde att inte migrera någon information från det gamla systemet.

– Det hade självklart gått att föra över information, men vi ville utgå från en ren databas. Genom att börja om från början får vi en bra kvalitet på informationen. Detta är en stor vinst på sikt, men det innebär också att personalen måste mata in vissa basuppgifter manuellt vid patientens första kontant med vården efter övergången till COSMIC. Och detta har tagit mer tid än vad vi räknat med, förklarar hon.

Går i mål nästa vår
Enligt Marit Nilsson har det varit extra tungt i primärvården beroende på den stora genomströmningen av patienter där.

– Det blir många uppgifter som ska matas in under en arbetsdag. Och vissa uppgifter kan endast hanteras av läkare, till exempel ordinerade läkemedel och nya sjukintyg, förklarar hon.

Det administrativa merarbetet har dock inte påverkat patientsäkerheten negativt, betonar Marit Nilsson. Det patienterna kan ha märkt är att tillgängligheten varit reducerad vissa perioder, till exempel har det varit längre telefonköer och svårare att boka tider.

I mars nästa år tror Marit Nilsson att det stora verksamhetsprojektet går i mål. Det tar uppskattningsvis ett år innan samtliga funktioner är intrimmade och alla kroniskt sjuka patienter är inregistrerade i systemet, menar hon.

Stöd från Cambio
Under processen har Region Jämtland Härjedalen haft stöd av projektledare och supportpersonal från Cambio Healthcare Systems. En av dem som varit inblandad i arbetet är produktchef Johan Thorwid. Han är glad över att Cambio fått möjlighet att vara med och påverka införandet av COSMIC.

– För att spara tid åt regionen i förberedelsearbetet levererade vi en grundkonfigurering av systemet. Denna konfigurering bygger på de erfarenheter som vi fått från införandet av COSMIC hos åtta andra svenska vårdgivare, förklarar Johan Thorwid.

Just nu pågår ett arbete att anpassa denna grundkonfigurering efter regionens särskilda behov. Steg två blir att börja förbereda för införandet av R8.1 som är nästa version av COSMIC.

– Detta arbete startar efter sommaren och kommer att pågå parallellt med att man slutför införandet av R8.0, säger Johan Thorwid.

Marits bästa tips
Marit Nilsson understryker att införandet av R8.1 blir en ny utmaning och ett projekt i sig.

– Vi har dock samlat på oss en rad lärdomar som vi kommer att ha nytta av när vi ska implementera R8.1. Den viktigaste framgångsfaktorn är engagerade chefer som tar ansvar för införandet på sin vårdenhet. Viktigt också att man ser arbetet som ett verksamhetsprojekt och inte ett IT-projekt. För att få ut maximal nytta av IT-systemet måste man fokusera på vårdens processer och rutiner och utveckla dessa, säger Marit Nilsson.

Seminarium i Almedalen

Den som vill veta mer om erfarenheterna från COSMIC-införandet i Region Jämtland Härjedalen är välkommen att lyssna på ett Cambio-seminarium med IT-chef Marit Nilsson i Visby under Almedalsveckan.

Plats: Mellangatan 18, Payexhuset, Visby.

Datum:1 juli klockan 13.00–13.45, ”Sveriges första Big Bang – att införa ett heltäckande regionalt IT-stöd med patienten i centrum”.