Svensk Byggtjänst saknade ramverk

- Jag kan se ett ökat engagemang i utvecklingsteamen och medlemmarna tar för sig mer. Nu kan vi dessutom göra säkra budgetar för avgränsade sprintar istället för att ge oss in i osäkra totalprojekt, säger Mats Hultgren, CTO på Svensk Byggtjänst.

Bakgrund
Svensk Byggtjänst står för en hållbar bygg- och förvaltningsprocess i världsklass. Man säljer information och kunskap samt utvecklar verktyg och mötesplatser som skapar effektivitet och lönsamhet i byggsverige.

Genom åren har digitalisering av tjänsterna ökat kraftigt och mjukvaruutveckling är nu en strategisk del av organisationen. Idag har man ett eget team med sex utvecklare som förstärks med konsulter så att man blir totalt upp mot 20 personer.

- Mjukvaruutveckling bli mer och mer verksamhetskritisk allt eftersom kunder ställer högre krav på tillgänglighet, kvalitet och funktion, säger Mats Hultgren, CTO på Svensk Byggtjänst.

Utmaning
Svensk Byggtjänst har utvecklat webbtjänster internt och med hjälp av konsultföretag under många år.

- Vi har ibland upplevt att vi saknat ett gemensamt ramverk, kontinuitet och erfarenhet både som beställare och utvecklingsorganisation. Efter att ha genomfört ett par projekt enligt Scrum med externa utvecklingsbolag, kände vi att metoden var rätt för oss och att vi fått de första nödvändiga erfarenheterna, berättar Mats. Jag upplevde också att det fanns en tydligt positiv känsla och inställning hos alla inblandade i initiativet.

Lösning
- Svensk Byggtjänst gjorde en sondering på marknaden. Citerus har många personer som är certifierade av Scrum Alliance vilket gjorde beslutet enklare. Citerus fick chansen att göra en presentation och efter att vi fått en offert som väl matchade våra behov var det bara att köra, säger Mats.

Citerus stöttade med coaching till både team och individer. Man genomförde också kurserna Certifierad Scrum Master och Certifierad Produktägare på plats hos företaget. Med utbildningarna fick alla en teoretisk grund och ett gemensamt språk som underlättade den beteendeförändring som stod för dörren.

- Det är givande att introducera en agil metod som Scrum i en organisation eftersom det ger så tydliga positiva effekter. En generell utmaning med traditionell utveckling är ovissheten om det man gör kommer att möta verksamhetens behov. Med ett agilt arbetssätt minskar den risken avsevärt, berättar Tobias Fors, expert på utvecklingsmetodik på Citerus.

Förändringsarbetet startade med att ledningen fick stöd att beskriva vision och målbild och gick sedan vidare med en liten grupp inom utvecklingsteamet. Efter det bjöds fler in och gruppen vidgades gradvis.

Projektet var indelat i steg där gruppen till en början inventerade vilka delar man skulle fokusera på.

Man avsåg att använda Scrum som ramverk både i förvaltningsprocessen och rena utvecklingsprojekt. Det var viktigt att tidigt kartlägga och tydliggöra allt som skulle ingå.
Sedan följde gemensamma workshoppar där både produktägare och systemut- vecklare deltog. Under samma period genomfördes även separata workshops för respektive funktion där deras roller fördjupades.

- I våra workshops identifierade vi bland annat prioriterade aktiviteter och tog fram underlag för att skapa en förståelse för varandras roller och behov. Allt jobb utmynnade sedan i en gemensam agenda över prioriterade aktiviteter. Något som vi kommer att jobba med under lång tid, berättar Mats.

Parallellt med detta genomfördes också de formella utbildningarna som leder till att Svensk Byggtjänst nu har ett gäng certifierade produktägare och Scrum Mastrar.

- Det viktiga är att förankra arbetet i vardagen direkt. Därför är det skönt att konstatera att vi redan efter en månad driver två utvecklingsprojekt enligt Scrum och att den nya Scrumorienterade förvaltningsmodellen börjar ta form, fortsätter Mats.

Resultat
Svensk Byggtjänst har idag:

• Ett tydligt ramverk som ligger som grund för all utveckling.

• En gemensam terminologi mellan systemutvecklare och produktägare.

• En säkerhet i hur utvecklingsprojekt skall genomföras.

- Personligen tycker jag också att vi får en bättre långsiktighet. Vi pratar förvisso om agil utveckling, men en uppdaterad och levande backlogg är extremt bra att ha när man stakar ut framtiden för en produkt, berättar Mats Hultgren, CTO på Svensk Byggtjänst.

- Nyckeln till framgång för oss var en erfaren och kunnig handledare som kunde ta till vara på det engagemang och den drivkraft som fanns hos både produktägare och systemutvecklare, avslutar Mats. Citerus har skött sig exemplariskt. Från första planeringsmötet till den sista workshoppen har det flutit på mycket bra. Det har blandats teori med innovativa workshoppar, en chosefri attityd med både metodmässigt och utvecklingsmässigt djup. Och arbetet däremellan som förberedelser och sammanfattningar har levererats på ett utmärkt sätt.