Länsstyrelsen automatiserar arbetsflöden genom självbetjäning

Länsstyrelsens IT-enhet upphandlade i slutet av året en ny serviceportal, ZervicePoint, för effektivisering av IT-beställningar genom självbetjäning (se pressrelease). Tjänsten har nu varit igång i två månader och IT-enheten har effektiviserat verksamheten genom att drastiskt minska manuellt arbete och frigöra tid som istället kan användas för proaktivt arbete. Dessutom har befintliga processer och rutiner setts över och effektiviserats. Responsen från medarbetare inom länsstyrelsen är att portalen är det bästa som hänt på länge.

Nedan följer en summering av kundcaset. Läs hela caset här

Utmaningen

IT-enheten på Länsstyrelsen spenderade mycket tid på administration. En egenutvecklad beställningsportal fanns på plats men flertalet processer var ändå personalintensiva och innefattade många manuella steg. Tre försök hade gjorts för att digitalisera och automatisera verksamheten med befintlig portal, men tyvärr hade dessa försök misslyckats. Därför var det oerhört viktigt att lyckas genomföra detta en gång för alla.

Lösningen

Länsstyrelsens IT-enhet gick ut med en upphandling om en ny serviceportal för ökad självbetjäning. Valet föll på serviceportalen ZervicePoint från Enfo Zipper. Ansvarig på Länsstyrelsen var Ulf Svensson, funktionschef användarstöd.

- Vi valde Enfo Zipper som leverantör av flera skäl. ZervicePoint har ett enkelt, intuitivt och snyggt gränssnitt. Dessutom gillar vi Microsoft och Enfo Zipper har både en filosofi och ett nära samarbete med Microsoft. ZervicePoint mötte väl upp till våra krav och Enfo passade som handen i handsken för oss, säger Ulf Svensson.

Länsstyrelsen har nu varit igång i två månader och redan har över 2000 beställningar gjorts i portalen. I dagsläget hanteras användarkonton och telefonabonnemang i portalen, men det finns betydligt mycket mer i roadmappen framåt, såsom beställning av hårdvara, programvara och tillbehör. Chefer ska också kunna få en bättre överblick och analysmöjlighet av beställningar och inköp. Även servicedesk-funktionen kan komma att hanteras via portalen.

Resultat

Införandet av självbetjäning innebär utveckling av verksamheten. Den kartläggning av rutiner och processer som genomfördes har lett till en naturlig och behövlig verksamhetsutveckling. Länsstyrelsens IT-enhet har förändrat sitt sätt att arbeta och effektiviserat verksamheten.

- Vi behöver inte ersättningsrekrytera personal som går i pension och vi ser dessutom på sikt att vi kan frigöra tid motsvarande två heltidstjänster tack vare det nya arbetssättet. Tråkiga, manuella arbetsuppgifter elimineras och det blir istället möjligt att kompetensväxla samt fokusera på att arbeta proaktivt med IT för att bättre möte upp till de krav som ställs på en modern myndighet. IT-enheten är nöjd och vi har fått med oss medarbetarna i övriga organisationen som vill ha in ytterligare funktionalitet i portalen. Vi har till och med fått höra att portalen är det bästa som hänt på länge, säger Ulf.

Läs hela kundcaset här, där du även kan läsa om Ulfs tips till andra organisationer som önskar införa automatisering och självbetjäning.