Multi-tasking? Myten om många bollar i luften.

När vi sysslar med multitasking – det vill säga försöker uträtta två tankespår samtidigt, eller försöker prata i telefon samtidigt som vi ska skriva ett mail, då kommer vi fokusera dåligt på bägge uppgifterna. Personen vi pratar med i telefon kommer märka att vi inte lyssnar (uppfattas respektlöst och ointresserat) - eftersom vi svarar konstigt på frågor och det samtalet handlar om. Mailet riskerar ha både stavfel, syftnings-fel och irrelevanta ord (troligen från telefonsamtalet vi höll på med när vi skrev). 

I studier visas även att 90 % av alla tycker att det är respektlöst att ha telefonen på för att svara på mail, sms eller telefonsamtal under arbetsmöten och möten på tu man hand.

Effekter av multi-tasking
Vi blir mindre noggranna. Vi gör fler fel, men upplever att vi har kontroll. Arbetsminnet har hand om de närmsta 30 sekunderna av det vi gör och vi kan uppleva att vi vet vad vi håller på med, men när vi splittrar vårt fokus kommer vi inte komma ihåg det vi gör. Det krävs nämligen fokus för att lagra in långtidsminnen! Vi kan alltså riskera att fatta beslut eller säga något vi sedan inte minns!

Att köra bil och skicka sms är livsfarligt, det vet vi. Men även att prata i telefon när vi kör kräver mer av vår pannlob än att prata med någon i bilen. Vi måste anstränga vårt lyssnande efter nyanser i språk och tonfall för att fullt avkoda det pågående samtalet. Då riskerar vi att missa trafikförändringar.

Det finns en myt om att kvinnor är bättre på multitasking än män. Det är en myt. Jag hittade i en snabb sökning på PubMed två artiklar som motsäger detta och troligen beror det på att fler män har bättre spatial förmåga och därför kan klara motoriska multitasking-uppgifter bättre än kvinnor.

Förmågan att växla arbetsuppgifter blir dessutom sämre med åldern. Det är framförallt återgång till tidigare uppgift som försämras när vi blir äldre. Att starta om och återkomma tar alltså längre tid.

Organisation
Jag funderar på om det är brist på struktur och överenskomna spelregler, som tillåter detta beteende när det får så mycket negativa konsekvenser för vårt tänkande och därmed resultat, men även brister i tillit till våra kollegor. Många organisationer behöver se över mail-rutiner. De behöver prata om de beteenden, som leder till irritation i arbetsgrupper, när någon i arbetslaget inte är "närvarande" rent mentalt utan svarar på sms och telefonsamtal under möten.

Personligen ser jag brist på fokus, som ett stort arbetsmiljöproblem. Allt för få klarar att hålla fokus på en uppgift och allt för få har goda strategier för att hålla undan oväsentligt flöde av impulser när vi arbetar med en uppgift. Att stänga av mail, stänga av telefon och ha ett standardsvar där man kan skriva exempelvis "Tack för ditt mail! Jag stämmer av min mail en gång dagligen. Vid brådskande ärenden, lämna meddelande på min mobiltelefon, så återkommer jag så snart jag kan." Därmed inte sagt att telefonen ska vara på hela tiden, men man kan kolla av den 2-3 gånger varje dag för nya meddelanden.

Min undran är när pendeln kommer svänga till att arbetsgivare söker människor, som kan fokusera och göra en sak i taget?

Det finns utmärkta appar som kan hjälpa till med fokus vid exempelvis studier (Pomodoro). Jag tror att även arbetsplatser skulle behöva prata om de kostnader det innebär med ofokuserade, ostrukturerade möten och människor, som fysiskt är närvarande, men mentalt är frånvarande på möten.

Ursprungsartikel publicerad på LinkedIn – Pulse 25 januari 2015

https://www.linkedin.com/pulse/multi-tasking-myten-om-nyttan-med-flera-bollar-i-luften-kristina-b%C3%A4hr?trk=mp-reader-card