Tips för bästa systemupphandling från en tungviktare i branschen – Björn Jareblad, vVD på Flex Applications

”One-fits-all” fungerar inte i systembranschen. Alla företag och organisationer måste göra noggranna upphandlingar när lön- och HR system skall handlas in och implementeras. Vi har frågat Björn Jareblad, vVD på Flex Applications, med över 30 år i branschen och över 400 lönesystems installationer på sitt samvete om sina bästa tips inför din kommande upphandling.

– Många som handlar system gör misstaget att de inte skriver en kravspecifikation innan de träffar leverantörer. Det är ofta slöseri med leverantörers och kunders tid och skapar en orolig process internt, när man inte bestämt sig för vad man behöver ha, säger Björn Jareblad, vVD på Flex Applications. Kravspecifikationen kan delas in i tre viktiga sektioner, enligt Björn. Dessa är:

Teknik: Skall systemet installeras internt på egen infrastruktur eller är det en webbaserad molntjänst som är bäst för företaget är en grundfråga att ställa sig. IT-chefen på företaget behöver ställa krav kring IT-säkerhet, integration, loggning och singel-sign-on för att nämna några tekniska nödvändigheter. Om kompetensen inte finns hos kunden, ska leverantören kunna bistå med denna kompetens. Den tekniska specifikationen är grundplattan i det kommande systembyggandet och kräver därför stort fokus. Björn rekommenderar starkt en webbaserad lösning över molnet (en SaaS lösning, betyder Software-as-a-Service), då det ger användarna, chefer och administratörerna av systemet större flexibilitet och mobilitet

Integration: Lön-, tid-, res-, och HR system måste dockas med andra system hos företaget och integreras på ett förnuftigt sätt. Vissa frågor som vilket system som skall vara ”master” är av största vikt att ställa sig, innan man går in i den så kallade projektfasen. Att inte ha detta klart för sig innan genomförandefasen kan bli en kostsam historia. Därför ska du vid minsta tveksamhet ställa frågor kring detta för att inte hamna i situationer där leverantören behöver anpassa sin applikation till era systemförutsättningar i efterhand.

Funktioner: Vilka kollektivavtal att ta hänsyn till är en fråga som både leverantören och du som kund ska utgå ifrån, när det gäller att bygga in korrekt funktionalitet i systemet. Avvikelser från avtalen får inte negligeras. Exempel på detta är om lokala avvikelser från kollektivavtalet finns, eller andra special förutsättningar som kunden måste anpassa sitt system till. Andra krav kan vara att det skall fungera i kundens tidsterminaler, eller att reseräkningssystemet ska kopplas till ett visst kontokort, för att nämna några exempel.

– Det är viktigt att arbeta med en leverantör som har kundreferenser från samma bransch som din. Erfarenheter som du kan utnyttja, både när det gäller funktioner och integrationsutmaningar. Glöm framför allt inte att ta kundreferenser när det gäller dessa båda delar i kravspecifikationen, säger Björn Jareblad.

Björn Jareblad rekommenderar att projektgrupp från kunden skall innehålla följande roller: Löneadministratör, It-tekniker, inköpsansvarig, HR chef samt någon chef från linjeorganisationen. Inte minst den sistnämnda rollen är viktig för att säkerställa att medarbetarna kommer att förstå systemet och för att ge ett godkännande avseende användarvänlighet. Denna grupp kan med en färdig kravspecifikation, bjuda in två till tre leverantörer på en demonstrations-turné. Här skall fokus ligga på systemens funktionalitet – kommer det att lösa företagets problem och utmaningar? En annan aspekt att ta hänsyn till i valet av leverantör är systemets användarvänlighet. Den senare faktorn är idag ett hygienkrav, medan funktionalitet i systemet skall väga tyngst som beslutskriterium.

– Tänk på att ett enklare system med få funktioner kan uppfattas som mycket användarvänliga, samtidigt som dess funktionalitet och därmed flexibilitet kan vara begränsad, säger Björn Jareblad. Ett långsiktigt perspektiv vid systemleverantör är viktigt. Ett för företaget allt för enkelt system, kan leda till nödvändigt systembyte efter bara några år

– När dessa delar i upphandlingsproceduren är färdig. Så går man in i en så kallad projekt-fas. Här kommer tidsuppskattning för projektet in som en kritisk faktor. Här rekommenderar jag att man alltid uppskattar att man kommer att behöva minst det dubbla i tid från den egna organisationen utifrån vad leverantören kommer att lägga på projektet. Testperioder ska planeras in i projektet. Hellre flera och mindre avgränsade sådana rekommenderas och glöm inte att testa på för organisationen viktiga medarbetargrupperingar, säger Björn Jareblad med eftertryck.

En annan del som inte heller skall glömmas bort är att fråga efter cv och referenser på leverantörens konsulter. En dålig konsultstab kan med lätthet köra genomförandefasen i diket.

– Glöm inte heller detaljer i betalningsvillkoren som rör delbetalning av projektet och inte minst små, men viktiga detaljer som res- och logikostnader för konsulter som inte finns i samma region som kunden. Dessa utgifter kan stjälpa budgeten om det rör sig om många konsulter, säger Björn Jareblad.

Till sist i upphandlingsproceduren kommer man till avtalsskrivandet. Ett bra standardavtal att utgå ifrån är Almegas. Du behöver inte ödsla resurser på att skapa helt nya avtalsramar.

– Glöm inte att ta in delar som behandlar PUL, systemuppgraderingar och vid avveckling hur man skall hantera känsliga personuppgifter. Många kunder vill ha kortaste möjliga uppsägningsperioder, utan att tänka på att det tar tid att fasa in ett nytt system. Lägg istället energi på att förhandla kring frågor som rör vem som skall göra vad i implementeringsfasen, konsultkostnader och vilken betalningsmodell som skall användas, säger Björn Jareblad avslutningsvis. 

Intervjuade gjorde Erik Frankendal från Frankly Speaking.