5 tips: Så skapar du en produktiv kultur där medarbetarna mår bra!

Det är både enklare och svårare än någonsin för organisationer och medarbetare att få rätt saker gjorda. Detta på grund av flera faktorer. Digitaliseringen har gjort att det är fler saker som tävlar om vår uppmärksamhet än förr, och i de öppna landskapen är distraktionerna många. Dessutom håller inte alltid ledare och medarbetare igång energin genom att ta hand om sig själva på och utanför arbetsplatsen vilket också negativt påverkar produktiviteten. 

Som tur är finns det saker du som ledare och utbildningsansvarig kan göra för att hjälpa medarbetarna ta bra beslut kring sin tidsanvändning, fokusera sin uppmärksamhet och ta hand om sig själva, så att du kan skapa en hållbar produktivitetskultur. Vi passade på att fråga Marcus Jarl, senior ledarskapskonsult på FranklinCovey och medförfattare till den bästsäljande boken "De 5 valen för hållbar produktivitet", vad hans främsta tips är till ledare som vill öka produktiviteten och samtidigt ha medarbetare som mår bra.

1. Var tydlig med hur viktiga och brådskande olika aktiviteter är. Säkerställ att det ni lägger tid och energi på är det allra viktigaste; det som verkligen driver organisationen framåt. Allt är inte viktigt, även om det kan kännas och verka så och tar ni en dialog kring detta löpande kan ni minimera det oviktiga.
2. De allra flesta personer idag har flera olika roller på jobbet, där de samarbetar med olika människor. Vissa av rollerna kan vara lite mer långsiktiga, medan andra kan vara kortsiktiga, till exempel att arbeta i ett specifikt projekt. Genom att tydliggöra dessa roller och ansvar får ni också en bättre känsla för hur mycket tid som faktiskt går att disponera i de olika rollerna.
3. Säkerställ att ni har en klok gemensam planering, med till exempel mötesfria dagar och gemensamma tider för förberedelsearbete (till exempel för att göra en riktigt bra presentation) och uppföljningsarbete, för att möjliggöra för de allra flesta att utföra så mycket arbete under ordinarie arbetstid, istället för att börja med sitt ”eget” arbete kl. 20.00 på kvällen.
4. Sätt kloka ”spelregler” för hur ni använder tekniken, och inte minst mailen. Exempelvis, om något är ruskigt viktigt, se då till att inte lita på mailen, utan ring istället! Vad förväntas om jag får ett mail kl. 20.30 på kvällen? Räcker det med att jag svarar nästa morgon? Och är det ok att fråga när en person verkligen behöver ha svar? Hur gör vi med datorer och telefoner på möten?
5. Bygg in påfyllning och pauser naturligt under dagen. Vad sägs om att testa att boka 40 minuters-möten? Och om ni har ett längre möte, se till att ta rast minst en gång i timmen för att säkerställa att medarbetarna har fokus på rätt saker.

Tips hämtade ur FranklinCoveys time & energy management program
De 5 valen för hållbar produktivitet