Geodis Wilson går över till elektronisk dokumenthantering

Traditionellt printas alla skeppningsdokument ut och skickas i kuvert fram och tillbaka mellan leverantör, kund, logistikpartner, Tullen med flera.

Som en del i projektet "Blue Attitude" håller Geodis Wilson nu på att utveckla en dokumenthantering helt utan pappersflöde.

"Blue Attitude" är Geodis Wilsons egna program där man tillsammans med kunder och leverantörer arbetar för en bättre miljö och hållbar framtid. Ett resultat av arbetet är "Blue Invoice", en elektronisk faktura i pdf-format som skickas via e-post till kund. Både miljövänligt och effektivt, hela ledet med utskrift, kuvertering, postgång, transport, scanning m.m. sparas in.

- Vi utvecklar hela tiden nya metoder när det gäller transporter. Just nu fokuserar vi på att minska det tullrelaterade pappersflödet, säger Arne Pettersson, Customs Manager på Geodis Wilson Sweden AB.

Varje sändning har sitt eget skeppningsdokument. Leverantören skriver ut och skickar dokumentet per post till kunden, som skickar vidare till transportören, som skickar vidare till förtullning. Godset tulldeklareras och klareringssvar samt deklarationskopia med underlag skickas därefter tillbaka till kunden. Kan denna process göras med ett betydligt större elektroniskt inslag, via e-post, så sparar alla parter både tid och pengar, och framförallt så är det ett mer miljövänligt alternativ.

- Steg ett är att få in alla skeppningsdokument via e-post. Vi fokuserar på att få våra kunder att förmå sina leverantörer att skicka allt elektroniskt redan från början.Vi kan sedan spara ned allt i vårt dokumenthanteringssystem (SharePoint 2010). När det är dags för tulldeklaration plockas dokumentet snabbt och enkelt fram i SharePoint och skickas via e-post vidare till Wiltull - Geodis Wilsons tullavdelning, säger Arne Pettersson.

Det kan vara svårt för vissa kunder att övertyga leverantörer i t.ex. Asien att ändra på sina rutiner och gå över till elektronisk dokumenthantering.

- Här kommer Geodis Wilsons globala nätverk till sin rätt. Vi har kontaktpersoner strategiskt placerade runt om i världen som kan hjälpa till att på plats prata med leverantörer om att skicka skeppningsdokument via e-post, fortsätter Arne Pettersson.

Steg två i Geodis Wilsons arbete för att minska pappersflödet är "Blue Declaration" - ett projekt som i dagsläget är under utveckling och förväntas bli standard först om några år. Ambitionen är att Wiltull ytterligare ska öka den elektroniska dokumenthanteringen så långt det är möjligt. För kundens del handlar det i första hand om att få deklarationskopian med underlag via e-post.

Det gäller att föregå med gott exempel när man ska övertyga andra. Geodis Wilsons totala pappersflöde håller därför på att ses över. Postrutiner utvärderas och läggs om. Så mycket som möjligt ska gå via e-post. T.ex. lanseras "Blue Statements", vilket innebär att ekonomiavdelningen skickar betalningspåminnelser och likande via e-post.

Ett problem är de utskrivna originaldokumenten (Bill of lading) som medföljer gods under hela transporten. Geodis Wilson uppmanar alla kunder att föreslå sina leverantörer att använda sig av en Waybill eller Telex release istället. Dessa kan skickas med e-post och behöver inte medfölja godset.

- Geodis Wilson lägger stort fokus på att minska pappersflödet. Det är dags att få med posthanteringen i IT-åldern. Det är rätt miljötänk och det finns mycket att vinna för alla parter, avslutar Arne Pettersson.