Våra flytstoppare ökar stressen på jobbet

ARTIKEL, KAN ÄNDRAS ELLER ANVÄNDAS UTAN KOSTNAD.

Är du mejlnarkoman, händelsehoppare eller behagare?

Får du inte det flyt och flöde du önskar? Händer det att du går hem från jobbet och funderar över vad du har gjort alla dessa timmar? Tänker du att idag hann jag inte alls vad jag hade tänkt? Är du kanske en av de sju flytstoppare som planeringsexperterna Helén Vedlé och Rune Nilsson tagit fram och satt etikett på i sin pocket Sluta stressa på jobbet.

Task switching är ute

Allt fler har de senaste åren börjat splittra sig otroligt mycket på jobbet. Känner du igen dig själv? Du läser e-posten så snart den kommer in i din inkorg, du hjälper alla andra så snart de ropar, du gör allt direkt när det kommer, du hoppar från uppgift till uppgift utan att hinna slutföra. Kanske du inte arbetar med de viktigaste uppgifterna förrän alla andra har gått hem och du får lugn och ro. Multitasking har tidigare använts som en term för att jobba med allt samtidigt utan att hinna koncentrera sig och välja ut vad som är viktigt. Den numera använda och mer korrekta engelska termen är task switching.

Vad du egentligen gör när du tror att du är effektiv för att du jobbar med flera saker samtidigt är att du växlar fram och tillbaka mellan flera uppgifter. Nackdelen är att det tar längre tid att göra uppgifterna, effektiviteten halveras, risken för misstag ökar, stressnivån ökar och tillfredsställelsen blir lägre.

Eftersom många organisationer inte uppfyller sina mål så snabbt som planerat har ledningarna börjat titta på hur den enskilda medarbetaren arbetar. Man har kommit fram till att task switching är ett ineffektivt sätt att arbeta. Att svara på e-posten snabbt är kanske inte det som gör att du och organisationen når målen.

Vad är en händelsehoppare Helén?

- Det är en person som är så styrd av yttre signaler att han ständigt ändrar fokus. Han har beslutat att arbeta med en uppgift som kräver koncentration och kommer upp på koncentrationskurvan. Då ringer telefonen. Han svarar och börjar att arbeta med denna nya arbetsuppgift. Det plingar till i datorn. Ny e-post har kommit och han hoppar nu över och utreder en fråga för att kunna svara. En kollega kommer förbi. Du, jag ska bara fråga en snabb sak. Han hjälper nu kollegan under en längre stund. Arbetsuppgiften han började med, den är inte ens halvfärdig. Han ger upp och bestämmer dig för att stanna kvar efter klockan 18.

Vem är då mejlnarkoman?

- Vi har under senare år mött allt fler som mejlberoende, både i jobbet och privat. De lever ständigt uppkopplade, tittar på mejl direkt när dessa kommer, läser mejl under resan hem och flera gånger under kvällen och direkt på morgonen. Genom att vara tillgängliga blir de ständigt avbrutna. Om de svarar eller själva sänder mejl utanför arbetstid kan andra bli stressade att tro att de också behöver vara tillgängliga.

Behagaren kan gå in i väggen

- Behagaren är en person som vill vara duktig och ofta låter andras behov gå före sina egna. Hon har svårt att säga nej när andra ber om hjälp och tar på sig uppgifter för att andra inte hinner med. Ibland känner hon sig utnyttjad men kanske lika ofta nöjd med kunna hjälpa till. Behagaren riskerar att bli utmattad av sitt engagemang och svårighet att koppla av.

Vilka är de fyra andra flytstopparna?

- Det är Skjutaupparen, Snuttaren, Tidsoptimisten och Arbetsälskaren, svarar Rune. Ibland kan en person ha drag av flera. Den vanligaste i dag är nog mejlnarkomanen och händelsehopparen är som är de mest stressade.

Varför skrev ni boken Sluta stressa på jobbet?

- Vi har sysslat med utbildning länge men funnit att behovet aldrig varit så stort som nu. Vi ville därför skriva den mest konkreta och pedagogiska planeringsboken som finns. Den är nödvändig eftersom de flesta aldrig fick sådan kunskap i sin grundutbildning. Boken fungerar lika bra till självstudier som för gemensam läsning på avdelningen.

Hjälp till Händelsehopparen

Tips från boken SLUTA STRESSA PÅ JOBBET (Vedlé, Nilsson)

1.Försök att avsluta varje arbetsuppgift innan du påbörjar en ny.

2.Får du många telefonsamtal? Fundera på om du kan ta några telefonfria timmar varje dag. Hänvisa gärna i din röstbrevlåda till din e-postadress eller be dem återkomma.

3.Har du uppgifter som kräver minst 2 timmars koncentration? Sätt dig så att du inte blir avbruten av andra.

4.Titta på vilka mål du har för ditt arbete så du vet vad du ska fokusera på och hur mycket tid du bör lägga ner på de prioriterade områdena. Sätt mål för vad du ska åstadkomma varje dag.

5.Sortera undan så att du bara har den arbetsuppgift som du arbetar med framme. Det är lättare att fokusera på en sak i taget. Det gäller både elektroniska och fysiska dokument.

15 mars kom boken SLUTA STRESSA PÅ JOBBET.

Det är en bok för de som själv vill förändra sitt eget beteende och minska sin stress.

Läs mer om boken: https://slutastressapajobbet.se/

Foton: https://slutastressapajobbet.se/kontakt.html (vänsterkolumn)

Kontakt med författarna:

Helén Vedlé. Helen.vedle@getready.se 0706471727