Dokumenthantering – välkänt dilemma, ny lösning

Stockholm, maj, 2009.

Företagens behov av att hantera alla dokument präglas av ett dilemma - mellan användbarhet och ordning. Enligt analysföretaget IDC kommer det digitala universumet 2011 att vara tio gånger så stort som det var 2006[1]. Och det är till stor del inom sociala media, övervakningskameror, digitalkameror och digital TV som tillväxten sker.

Tendensen är att den totala informationsmängden tiodubblas vart femte år. Människor vill skriva ut information på papper medan företag gillar ordningen och överblicken i databaser, vilket ställer högre krav på effektiv dokumenthantering. Idag finns en tredje väg, Open Extensibility Platform (OXP) som HP utvecklat.

Mycket tid och pengar går åt att leta efter försvunna papper

En undersökning gjord av Pricewaterhouse inom läkemedelsbranschen för några år sedan visade att fem procent av alla dokument försvann spårlöst.

Sådant kostar pengar. Att återskapa ett förlorat dokument kostade i snitt 4 500 dollar.  Att arkivera ett dokument kostade 20 dollar.  Att leta efter ett felarkiverat dokument kostade 120 dollar.

Att leta efter dokument stjäl också tid från medarbetarna. Den genomsnittlige medarbetaren ägnade 40 procent av sin arbetstid åt att leta efter information, däribland 150 timmar på jakt efter felaktigt arkiverade dokument. Av ett genomsnittligt arbetsdokument gjordes 19 kopior. Att återskapa ett förlorat dokument tog i snitt 25 arbetstimmar.

- I det informationssamhälle vi lever i idag skapas information oavbrutet som företag, myndigheter och organisationer måste på något sätt ta till sig, förhålla sig till och hantera, säger Maria Augustsson, marknadschef skrivare HP. Överblick, ordning och reda är ett grundvillkor för att lyckas. Men samtidigt måste man ju arbeta med informationen och skapa ny - och då blir det lite mer vilda västern eftersom alla som arbetar med information, analyserar och fattar beslut, till stor del vill ha den utskriven. På papper är det lättillgängligt, särskilt i stora mängder. Men då försvinner den ju ur företagens kontroll. Därför utvecklar HP lösningar för att låta informationen enkelt och säkert flyta ut och in i de digitala systemen. I många fall handlar det om något så enkelt som att skaffa sig den skanner som klarar ens behov.

Den tredje vägen

För hanteringen av alla digitala dokument har företagen genom åren främst valt mellan två vägar. Den mest traditionella är i ett nätverk med "feta" klienter, arbetsstationer och liknande där applikationerna finns i klienterna som kan uppgraderas centralt. Eller med tunna klienter där alla information och alla applikationer ligger i en central server. Den vägen har vunnit i längden därför att den är effektivare att administrera och erbjuder högre säkerhet.

HP Labs har utvecklat en tredje väg som tar vara på det bästa ur de tidigare. Open Extensibility Platform (OXP) konverterar företagets skrivare, bildbehandlingsutrustning med mera så hela flottan uppgraderas till ett gemensamt gränssnitt. Genom att använda HP Web Jetadminverktygen slipper man konfigurera varje maskin separat (nödvändigt med stora klienter) och kan utnyttja dem till deras fulla kapacitet.

- Att företagen nu verkligen tar dokumenthanteringsdilemmat på allvar märks på hur efterfrågan på avancerade skannrar, så kallade "arbetshästar", ökar, bedömningsvis från 330 000 sålda 2008 till 500 000 under 2012 och vanliga avdelningsskannrar ökar med 36 procent samma tidsperiod[2], säger Maria Augustsson, marknadschef skrivare HP.

För mer information, vänligen kontakta

Maria Augustsson, marknadschef HP IPG Sverige, små och medelstora företag, 08-524 938 24, maria.augustsson@hp.com

Peder Edvall, produktchef HP IPG Sverige, 08-52493761, peder.edvall@hp.com

Om HP

HP, världens största teknikföretag, förenklar den tekniska upplevelsen för konsumenter och företag med ett utbud som spänner över utskrifts- och datorprodukter, mjukvara, tjänster och it-infrastruktur. Mer information om HP (NYSE: HPQ) finns på www.hp.se och direkt på http://www.hp.com/hpinfo/newsroom/ där det även finns länkar till RSS-flöden.

[1] IDC white paper: The Diverse and Exploding Digital Universe, mars 2008.

[2] Infosource, hösten 2007.