Våra absolut bästa tips för hur du planerar en riktigt minnesvärd konferens

För att planera på rätt sätt är det såklart viktigt att ha klart för sig vilken typ av konferens det gäller. Ska du t. ex. ordna kick-off med kollegorna på jobbet är det en helt annan sak än om du ska anordna en konferens för utomstående med inbjudna talare. 

1. Börja planera i tid!

Ja, för vissa är det en självklarhet, för andra kan det behövas en påminnelse. Att planera och genomföra en konferens tar olika lång tid beroende på hur man lägger upp konferensen. Gemensamt för alla konferenser och event är dock att det alltid tar mer tid än man räknat med. Ha detta i åtanke när du lägger upp din projektplan och lägg till lite extra tid för oförutsedda händelser.

2. Vad har du för budget?

En viktig del i planeringen är såklart att se över vilken budget man har till sitt förfogande. Har man lite mer att röra sig med kan det ju t. ex. vara kul att spendera lite mer på maten eller kanske på någon nyttig/rolig pryl till deltagarna. Förslag kan vara usb-minne, portabel laddare till mobilen eller en specialtryckt tröja.

3. Location, location, location!

Att hålla konferensen på en inspirerande plats är såklart A och O för hur deltagarna upplever konferensen. Deltagarna ska spendera mycket tid på platsen och om de då uppskattar miljön, ger det ett bättre helhetsintryck. 

4. Delegera!

Var inte rädd för att ta hjälp när du behöver. Med vissa saker kan man behöva input från andra. När det gäller praktiska saker kan det vara skönt att överlämna ansvaret till någon på platsen för konferensen, som har stenkoll på de bitarna.

5. Se över tekniken!

Det finns få saker som är så irriterande som att tekniken strular. Det kan handla om allt från ett långsamt WiFi till att det saknas rätt adaptrar till datorer eller projektorer. Se alltid till att dubbelkolla så att allt flyter på innan konferensen drar igång för att undvika att hamna efter i schemat.

6. Tydlig kommunikation till deltagarna - var, när, hur?

Se till att vara så tydlig som möjligt när det kommer till praktisk information om dagen. Hur tar man sig på bästa sätt till och från konferensen? När börjar och slutar konferensen? Hur ser schemat för konferensen ut? Dessa saker är viktiga att förmedla för att deltagarna ska känna att de har koll på allt när det är dags. Planera för en stressfri dag helt enkelt!

7. Missa inte detaljerna!

Under själva konferensen är det viktigt att man har gått igenom detaljplanering för dagen/dagarna. Finns det vatten, kaffe/te, och frukt och snacks tillgängligt hela tiden? När tar vi pauser? Har vi tillgodosett alla matpreferenser, allergier och så vidare? Detta är alla viktiga saker att ha koll på inför konferensen då lågt blodsocker och för långa sessioner utan paus kan vara förödande för konferensupplevelsen.

8. Utvärdera konferensen

Ett vanligt fel när man ordnat konferens eller event är att man missar följa upp. Ordna med en enkät som deltagarna får fylla i efter avslutad konferens. Gärna ett par dagar efteråt då det är lättare att reflektera över konferensen när man hunnit processa sin upplevelse litegrann. Utvärdera både sessioner och praktikaliteter, det ger dig en fingervisning om hur du kan planera nästa konferens för att få ännu fler nöjda deltagare!