Snart träder GDPR i kraft – är era arbetsprocesser redo?

Henrik Hägglund och Pia Tymberg på Hogia Enterprise Solutions berättar om fördelarna med centraliserade och standardiserade arbetsprocesser för företag och organisationer med flera enheter för att säkerställa att kraven enligt GDPR uppfylls i varje steg. De delar också med sig av tips inför implementering av ett Shared Service Center.

I maj nästa år träder EU:s nya dataskyddsförordning GDPR i kraft som har till syfte att skydda anställda och kunders personuppgifter. Hanteringen av personuppgifter kommer att bli striktare och för att inte riskera att bryta mot några regler är det viktigt att redan nu att börja förbereda sig och kvalitetssäkra sina arbetsprocesser.

För verksamheter med flera enheter ser vi att det finns det stora fördelar med att samla de administrativa funktionerna i en central enhet inom organisationen. Arbetsprocesserna för exempelvis ekonomi- och löneadministration är många gånger likartade mellan enheter och genom att samla kompetensen centralt, i ett så kallat Shared Service Center, finns det goda förutsättningar att effektivisera arbetet och höja kvalitén på tjänsterna. Samtidigt finns det också goda möjligheter att säkerställa så att personuppgifter lagras, skickas och uppdateras på ett korrekt sätt enligt kraven i GDPR. Även om begreppet Shared Service Center i sig inte är utbrett så blir arbetssättet med centraliserade och standardiserade arbetsprocesser allt vanligare.

Vår erfarenhet är att både privata och offentliga verksamheter kan dra nytta av stordriftsfördelarna med ett Shared Service Center, men för att implementeringen ska gå bra krävs en systemlösning som stödjer arbetsprocesserna. Att arbetsflödet från indata till utdata fungerar på bästa sätt är avgörande för att ett Shared Service Center ska löna sig och för att få full kontroll på arbetsprocesserna. För HR- och lönesystem handlar det om att skapa ett digitalt arbetsflöde för hela löneprocessen där varje steg uppfyller kraven enligt GDPR, från tidrapportering till utskick av lönespecifikationen och som vidare även kan sparas i ett digitalt arkiv hos den enskilde medarbetaren.

Förutom en effektivare verksamhet finns det också miljöfördelar med bland annat minskad pappershantering. När organisationer väljer att upprätta en central stödfunktion för administration skapas en långsiktig och hållbar IT-infrastruktur, vilket innebär minskad energiförbrukning och färre miljöfarliga hårdvaror.

Vi hjälper verksamheter att samla sina ekonomi- och HR-funktioner kring ett system men även med att optimera befintliga Shared Service Center. Kontakta oss om du vill veta mer!