Referenscase: Bonnier Solutions AB

"Vi ska ha den mest effektiva lösningen för Bonnierkoncernen."

Bonnier Solutions AB är Bonnierkoncernens Shared Service Center som hanterar större delen av den nordiska ekonomiadministrationen. Bolaget hanterar redovisning, lönehantering, kund- respektive leverantörsreskontra för Bonnierbolag, däribland DI, TV4, Adlibris och Expressen för att nämna några.

Vi träffar Cecilia Davidsson på Bonnier Solutions, ansvarig chef för alla inkommande fakturaflöden till Bonnierbolagen.

"Vi har många leverantörer över hela världen som skickar fakturor till koncernens bolag. Tidigare scannades alla dessa in men då ledtiderna förkortas och kvaliteten ökar med e-faktura vill vi där det är möjligt övergå mer och mer till det," berättar Cecilia. "Det finns även en positiv miljöaspekt att ta hänsyn till."

"Vi ska vara en förebild, vi ska ha den mest effektiva lösningen för Bonnierkoncernen. När vi gick igenom marknaden och tog in referenser föll valet på InExchange och ett samarbete startades."

"Ni kan e-faktura, konstaterar Cecilia. Det som gör er unika är att ni har en flexibel ton, vi hamnar inte i en standardlösning - utan tillsammans arbetar vi fram den bästa lösningen för just oss. Det blir mer ett partnerskap och det är så vi vill jobba," fortsätter hon.

Leverantörsbearbetning
För att få upp volymen av inkommande e-fakturor gjorde Bonnier Solutions en leverantörsbearbetning tillsammans med InExchange. I första steget var det leverantörer till de svenska bolagen som bearbetades.

"Men vi vill givetvis ha in alla nordens bolag," förklarar Cecilia.

Utskicket gjordes hösten 2013 och i juli 2014 var över 2 000 leverantörer registrerade.
"Vi nådde vårt första mål mycket snabbt. Leverantörsbearbetningen med InExchange tog oss långt, det i kombination med information och bearbetning i samband med våra dagliga leverantörskontakter gav stor effekt i alla nordiska länder. Vi tog alla tillfällen i akt i vår kontakt med leverantörerna att informera om e-faktura," fortsätter Cecilia.

Kortare ledtider
"Innan övergången till e-faktura fick vi brottas med många felaktiga, ofullständiga fakturor som saknade korrekta referensnummer. Det tog onödigt lång tid att reda ut, framförallt på mindre leverantörer som inte fakturerar lika frekvent," berättar Cecilia.

Problemet löstes med InExchange referenskontroll som inte släpper igenom fakturor utan korrekt referens. Leverantörer kan enkelt rätta till felaktig referens direkt på InExchange Web eller i Fakturaskrivaren.

"Och har leverantören fått igenom det rätt första gången, så blir det rätt framöver. Den största vinsten för oss är givetvis tiden. Det blir mindre administration och färre fakturor som betalas försent," konstaterar hon.

Leverantörer över hela världen
Flera internationella leverantörer använder webben för att registrera fakturor, många som frilansar uppskattar webblösningen.

"InExchange Web är ett enkelt och lättillgängligt sätt att skapa sin e-faktura, att tjänsten nu också finns på flera nordiska språk är mycket positivt och underlättar," berättar Cecilia. "Men det är inte bara frilansare som använder InExchange Web. På andra sidan Atlanten finns flera stora filmproduktionsbolag som använder tjänsten."

Utökar samarbetet
Från och med våren 2015 kommer Bonnier Solutions hantera den utgående fakturadistributionen via InExchange. Ett fint förtroende konstaterar InExchange. Mycket är vunnet i det personliga kontakten.
"Jag tycker vi har ett givande och mycket relationsbyggande samarbete. Det är inte långa dialoger, om vi har en snabb fråga – får vi snabbt svar – saker blir inte dragna i långbänk," avslutar Cecilia.