AkkaFRAKT automatiserar lönearbetet med nytt webbaserat tidrapporteringssystem

AkkaFRAKT är en transport- och logistikkoncern i Sydsverige som har sina flesta kunder inom bygg, handel, industri, jordbruk och offentlig sektor. Koncernen har cirka 500 fordon och omsätter ca 800 MSEK. Huvudkontoret finns i Malmö där ca 50 anställda jobbar.

Under de senaste åren har AkkaFRAKT haft ett tydligt fokus på att utveckla nya kundorienterade transportlösningar med målet att försöka växa och fortsätta sin positiva utvecklingskurva. Ett led i detta har varit renodling och samordning av den egna organisationen för att försöka hitta synergier och därmed kunna jobba effektivare. Tre platskontor har nu blivit ett med målet att ”komma närmare varandra” och identifiera samordningsvinster och det är bl.a här som lönearbetet kommer in i bilden:

‒ Genom att jobba i samma system på ett likartat sätt försöker vi minska tiden för administration och därmed kunna effektivisera vår verksamhet, berättar Huong Nguyen, redovisningsekonom och löneadministratör hos AkkaFRAKT. Huong fortsätter:

‒ Innan jag började på AkkaFRAKT jobbade jag också med Konteks system men i ett helt annat upplägg där företaget jag jobbade på hade valt att oursourca lönearbetet till Kontek. Här på AkkaFRAKT sköter vi lönearbetet själva och det är jag och en kollega som gör allt ifrån registrering av utlägg, körjournaler till att uppdatera lönerna efter en lönerevision osv. I samband med fastställandet av lönerna i lönesystemet Kontek lön sker en inhämtning av information från det webbaserade tidrapporteringssystemet Kontek HRM Time som gör hela lönearbetet lite smidigare. Dock går det att automatisera detta arbete ytterligare, något som vi kanske kommer titta närmare på framöver.

Intern förankring och bra utbildning ger resultat

I samband med implementationen av det nya tidrapporteringssystemet för ett år sedan var man noga med att informera och utbilda alla användare i systemet. Något som har visat sig få god effekt:

‒ Inför, under och efter införandet av det nya systemet var vi väldigt noga med att informera och utbilda alla användare i systemet. Vi valde företagsanpassad utbildning när t.ex chefer som ska ha attesträttigheter fick speciella utbildningsinsatser medan de anställda som enbart avvikelserapporterar eller stämplar fick utbildning utifrån dessa förutsättningar. Vi är mycket nöjda med konsult och utbildare Inger Hallstensson från Kontek som både hjälpte oss att installera systemet och som sedan reste runt till våra olika kontor och utbildade alla användare på ett strukturerat och pedagogiskt sätt. Och själva användningen och nyttjandet av systemet är väldigt god – alla använder det nya systemet fullt ut för sin tidrapportering vilket gör att både jag och min kollega sparar mycket tid och kan fokusera på annat istället för att ”jaga in” underlag inför löneberäkningen, berättar Huong Nguyen.

Bästa möjliga support

Alla Konteks kunder har daglig tillgång till en programrelaterad support. Denna kontakt och hjälp värderas högt och är en betydelsefull del i lönearbetet. På AkkaFRAKT betonar man detta:

‒ Om alla systemleverantörer jobbade lika bra med sin kundsupport som Kontek gör hade det behövts en minskad produktion av huvudvärkstabletter här i landet, skojar Huong Nguyen. Hon menar att den tillgänglighet och återkoppling hon får när hon är i kontakt med Konteks supportavdelning är oslagbar.

‒ Det känns verkligen som att Konteks supportavdelning vill lösa de frågetecken och funderingar som de möter. De bryr sig verkligen om oss som kunder vilket vi verkligen uppskattar, avslutar Huong Nguyen.

Kontek HRM Time
Med tidrapporteringsssystemet Kontek HRM Time kan olika befattningshavare rapportera sin tid, projektredovisa, stämpla på terminal, hantera frånvaroansökningar mm.