Dokumentkaoset stor huvudvärk för många IT-chefer

Ett växande problem för många IT-chefer är idag hanteringen av den ökade mängd information som dagligen strömmar ut och in ur företaget. En väg ut ur infernot är intelligenta algoritmer. 

Varje dag inkommer tiotusentals brev och mail i form av fakturor, supportärenden, rekvisitioner, ordererkännanden, avtal, förfrågningar och så vidare till det stora och medelstora företaget. Parallellt med detta finns ett ökat kundkrav att kommunikation och information ska kunna hanteras genom nya digitala kanaler och via nya mobila enheter. Det är en surdeg men också en möjlighet som varje IT-chef bör ta tag i.

Var finns all information? Vilken är den senaste versionen av dokumentet? Hur länkar vi viktiga dokument till varandra? Vad finns utskrivet och vad finns digitalt? Hur håller vi koll och hur slipper vi? Vid en närmare titt är frågorna minst sagt många kring företags hantering av inkommande information från kunder och omvärld. Ju större företag, ju fler inblandade och ju större informationsvolym - desto större är utmaningen. 

Låt oss exemplifiera med en enkel, men för alla företag vital process att hantera effektivt; den inkommande fakturan. Efter att den skannats in digitalt i datasystemet ska den verifieras mot inköpsordern, kanske stämmas av mot volym, lastkaj och så vidare. Men hur görs detta mest effektivt, när kunderna mejlar, postar eller faxar genom ett stort antal kanaler? Och hur vet man vilken information som skall till vem eller i vilket system den ska laddas upp?

Tja, Google lyckades få ordning på all världens samlade information på nätet. De har löst problemet genom att göra informationen sökbar via intelligenta algoritmer med en inbyggd förmåga att hela tiden förfina sökfunktionerna. På samma vis kan dokumentkaoset struktureras upp genom att algoritmerna skapar ordning, känner igen mönster, tolkar information och effektivisera processer. Flera aktörer idag saknar helt intelligenta system och håller envist kvar vid föråldrade och kostnadsineffektiva metoder.

Det är IT-chefens jobb att reda ut i kaoset och se till att välja det system med minsta felmarginal och mest automatisering. Det frigör viktig tid för många av medarbetarna som kan användas till andra, mer kvalificerade uppgifter.

Det är dags för företagen, IT-cheferna och alla CIO:er att ta dag i denna surdeg, det kan spara miljontals kronor och effektivisera företagsprocesser. Den intelligenta algoritmen är med andra ord tabletten som råder bot på IT-chefens huvudvärk.

//
Hans Arvid Rønning
Christer Ogander