Information som går in istället för ut

Forskning visar att vårt arbetsminne är mycket begränsat. Kort efter att vi har hört en information så är kunskapen till största delen glömd och påverkad av egna tolkningar. Det här är problematiskt för den som arrangerar en konferens. För i de allra flesta fall minns deltagarna bara en bråkdel av vad de hört och lämnar ofta konferensen med sin egen uppfattning av vad som sagts. Sällan är det samma bild som arrangörer och föreläsare vill förmedla. För att bättre förstå hur vi kan förlänga och förbättra effekterna av möten, konferenser och events talar vi med Mats Bäcklund, VD och grundare till eventappen MeetApp.

Läs mer om MeetApp här

Så hur gör vi något åt detta?
- VAD du talar om på ditt möte eller konferens får ofta mindre effekt om du misslyckas med HUR du förmedlar detta. Att snabbt få dina deltagares uppmärksamhet och undvika att de flyter iväg i sina egna tankar eller börjar fingra på mobilen är en ständig utmaning.

- Istället för att köra korvstoppning med presentationer kan du använda dig av hjälpmedel som ”anropar” din publik när de är på väg att försvinna in i den digitala rymden, middagsplaner eller något annat mer lockande. Enligt studier tillgodogör sig den tillbakalutade mötesdeltagaren ca 5% av en talares presentation medan denna siffra stiger till 50–75% med interaktiva inslag.

Kan du utveckla det?
- Det finns metoder för att få deltagarna att minnas mer och därmed få arrangören att få ut mer av sin investering. Det bygger på att dela relevant information med deltagarna, att ge dem möjlighet att på plats bearbeta informationen och göra dem delaktiga i dialogen.

- För att understödja dessa metoder finns verktyg, exempelvis en eventapp, vilken gör att du kan styra upp ditt event från början till slut och dessutom hålla dialogen mellan events.

Vad är fördelarna med att använda en app på min konferens?
- Eftersom evenemang och konferenser är dyra tillställningar är det viktigt att optimera effekterna och skapa kostnadseffektivitet. Det kanske viktigast av allt är att appen gör att du kan interagera med dina deltagare före, under och efter konferensen.

- Före mötet förser du dina deltagare med all information dom ska ha tillgång till. Det kan tex vara presentationer, bilder, filmer, fördjupningsmaterial, information om utställare eller researrangemang. All dokumentation finns digitalt, samlat på ett ställe och alltid nära till hands.

- Under själva konferensen får du ett kraftfullt verktyg att engagera din publik. Du förvandlar en passiv publik till aktiv genom inbyggd mentometer, funktioner för digitala och anonyma workshops undersökningar i realtid och får blixtsnabb feedback. Detta gör att du kan hålla dina deltagare stimulerade under HELA din konferens. Resultatet blir att deltagarna blir mer engagerade och förstår, minns och gör mer efter konferensen. Vi brukar säga att informationen ”går in istället för ut”.

Hur förhindrar jag att konferensen ”rinner ut i sanden”?
- Ett sätt att undvika detta är att påminna om vad som sades på konferensen och följa upp vad som beslutades. Med en app kan du enkelt sända push-notiser med information, skapa intresse för kommande evenemang och hålla dialogen igång. På så sätt håller du dina deltagare ständigt i loopen om vad som är på gång.

- Dessutom finns en deltagarfunktion som gör att besökarna kan nätverka med varandra både under och efter konferensen. För att förstärka denna upplevelse lanserar vi nu i dagarna en chattfunktion.

Och hur vet jag om konferensen nådde sitt mål?
- Det är en bra fråga. Ofta är företag generellt sett dåliga med att sätta mål och följa upp resultatet av konferenser. Med en app kan du utvärdera effekten av konferensens olika delmoment, ned på individuella agenda punkter. Genom att utvärdera din konferens förstår du vad du kan förbättra tills det är dags igen. Du kan även följa upp vad dina deltagare lärt sig och vad de tänker och gör som en följd av konferensen.

Läs mer om MeetApp här