Besparingar riskerar utebli i Statens Servicecenter

Så kallade shared service centers (SSC) är en etablerad form för att organisera stödfunktioner inom det privata näringslivet. SSC har under de senaste decennierna utvecklats från nationella via regionala till globala lösningar. Det är idag inget konstigt med att tillexempel reskontrahanteringen ligger på centrala SSC etablerade i låglöneländer såsom Rumänien och Indien. Den utveckling som vi idag ser på det privata området är att SSC-enheterna går till att bli beställarorganisationer mot outsourcingleverantörer som kan tillföra ytterligare stordriftsfördelar, standardisering och automatisering. Sedan ett antal år tillbaka har kommunala verksamheter börjat samordna sig i olika former av samverkan, även över kommunalgränser. Detta är en naturlig utveckling mot att minska kostnader och öka effektivitet inom stödfunktioner. Nu har steget kommit till den statliga verksamheten.

Under 2011 arbetade utredning SOU 2011:38 fram ett förslag till ett myndighetsgemensamt servicecenter (Servicemyndigheten) för de statliga myndigheterna. Förslaget, som sedermera godkändes, innebär att det per juni 2012 kommer att etableras en ny myndighet med avsikt att hantera bland annat ekonomi- och löneprocesser för statliga myndigheter. Basen till den nya myndigheten utgörs av Skatteverkets och Försäkringskassans befintliga SSC.

Besparingspotentialen genom Servicemyndigheten uppgår enligt utredningen till 269 miljoner kronor över de första nio åren. Utgångpunkterna till servicecentret är bland annat att:

• Anslutningen skall vara ”frivillig”. Dock måste varje myndighet som inte går med visa att man är minst lika effektiv som Servicemyndigheten.
• Den nya servicemyndigheten skall inte själv hantera tjänster som externa leverantörer kan erbjuda till lägre kostnad med bibehållen kvalitet

Besparingspotentialen i etableringen av Servicemyndigheten är enligt utredningen betydande. Denna bygger både på samlokalisering och samordning av processer och IT-system. Investeringskostnaden för att etablera Servicemyndigheten beräknas till 67 miljoner kronor. I denna kalkyl finns stora risker. För det första måste ett utgångsläge beräknas för varje myndighet som går in i Servicecentret. I annat fall kommer lönsamhetskalkylen aldrig att kunna utvärderas. Detta utgångsläge ”base-line” bör inte bara vara en finansiell kalkyl utan även omfatta sådant som tillgänglighet, kvalitet och effektivitet mm. För det andra är det de deltagande myndigheterna är de som de facto måste räkna hem besparingarna – genom att avsluta licenser, minska lokaler och framförallt, genom att säga upp personal. För att en myndighetsansvarig skall ta detta beslut måste uppsidan med Servicecentret vara betydande. Därmed är vi tillbaka till respektive myndighets base-line.

All erfarenhet från privata SSC visar att förankring och tydlig styrning från högsta ledningen är A och O för en lyckad etablering. Här riskerar Servicemyndigheten att få motstånd i samband med införande av nya kunder. Ägarbilden är splittrad (myndigheterna ligger under olika departement) och signalen från utredningen är dubbeltydig; det skall både vara frivilligt och rekommenderat att delta. Genom att vara otydlig i ägarrollen och direktivet riskerar man att skapa en situation där deltagandet sker utan helhjärtat engagemang och där en ”dem och vi situation” skapas. Fokus riskerar då att riktas mot att ”bevisa” att Servicemyndighetens innehåll/lösning/pris/kvalitet gör att just vi inte kan gå med. ”Lösningen är bra, men passar inte just oss.”

Att Servicemyndigheten inte själv skall utföra sådant som en extern leverantör kan göra till en lägre kostnad med bibehållen kvalitet kan tyckas självklart. Det är också den utveckling som vi tydligt ser på det privata området. Utredningen tog fram en prismodell för Servicemyndighetens tjänster. Dessa går lätt att jämföra (benchmarka) mot privata leverantörer. Den föreslagna prismodellen innebär att prisnivån på tjänsterna ligger mellan 10% - 70% högre än konkurrensutsatta priser hos externa leverantörer. Detta skapar flera problem:

• Servicecentret riskerar att redan vid etableringen skapa felaktiga förutsättningar, där en för hög prismodell innebär att myndigheten drar på sig för stora egna omkostnader.
• Servicemyndigheten riskerar att premiera ett offentligt monopol eftersom myndigheter som väljer Servicecentret slipper göra en upphandling vilket kan vara ett ”smidigt” val istället för att ta tillvara största möjligt effektivitetsvinst.
• Varför skall statliga myndigheter nöja sig med högre administrativa omkostnader än nödvändigt? De offentliga medlen borde självklart gå till myndighetens verksamhet istället för onödigt dyr administration.

Servicemyndigheten är ett stort steg i rätt riktning. Ledningen för den nya myndigheten har alla möjligheter att höja kvalitet och sänka kostnader för sina kunder. Tyvärr finns det några stora risker som måste hanteras där de största är kundmyndigheternas vilja och förmåga att verkställa förväntade besparingar, det otydliga ägardirektivet och en prismodell som tyvärr vänjer det offentliga Sverige vid en onödigt hög kostnadsnivå.

Vi tror inte att Servicemyndighetens erbjudande är tillräckligt bra för att motivera myndigheterna till att gå med. Mot bakgrund av att konkurrensutsatta aktörer, såsom Mirror Accounting, kan erbjuda ett betydligt lägre pris i kombination med hantering av övertalig personal, kan vi förstå dem.