"Jag tror på det personliga mötet"

Manfred Åstrand är projektledare på Atlas Copco för ett stort utvecklingsprojekt tillsammans med det internationella gruvföretaget Rio Tinto. Med lång erfarenhet av ledarskap i olika former betonar Manfred vikten av kommunikation och personliga möten.

- Jag brukar säga att en bra projektledare går runt och luktar i hörnen. Luktar det surt någonstans? Dvs, var finns knutarna någonstans? För att få veta det behöver du gå runt och prata med människorna som jobbar i projektet. Och sedan pratar du med dem en gång till, konstaterar Manfred rutinerat.

Titta på kartan - och terrängen

Just nu är det en trend att använda allt fler verktyg och processer för att nå framgång. Men att kontinuerligt prata med alla som arbetar i projektet är avgörande för att fånga upp hinder på ett tidigt stadium, innan de växer till ett problem. Manfred betonar att det hela tiden gäller att lyfta upp människan i projektet.

- Verktygen är kartan. Men det är lätt att lita för mycket på dem. Du kan inte bara titta på kartan när du orienterar – du måste titta på terrängen också! Annars kan du gå fel ändå. Jag tror på det personliga mötet.

Täta dialoger underlättar

Att vara projektledare är att vara delaktig och bry sig om hur det går i projektet, menar Manfred. Då är det svårt att stänga in sig i ett rum och komma ut med en lång power point-presentation. Något som däremot underlättar en tät kommunikation är att sitta i samma lokal, eller åtminstone ha en miljö där det är lätt att träffas.

- Det är bra att ha en tät dialog både internt och med kunden. Internt behöver man också vara kritisk och våga ifrågasätta lösningar hela tiden. Varför gör vi det här, och vad är det bra för?

Komma överens om prioriteringar

Andra utmaningar som projektledarrollen kan behöva hantera är konflikter mellan resurser, och otydliga ramar i projektspecifikation och konceptet. I det senare fallet får leverantören vara mer drivande och lämna förslag för kunden att ta ställning till och godkänna. Det kan också hända att en ny idé uppstår en bra bit in i konstruktionsfasen.

- Ibland är det svårt att lägga sig på rätt nivå i konceptfasen. Ett koncept som såg så bra ut kanske visar svagheter efterhand. Då hamnar du i olika situationer beroende på om både du och kunden tvivlar, om du tvivlar och kunden tror på det, eller tvärtom.

Då måste både leverantör och kund sätta sig ner och kommunicera kring vad som är viktigast att prioritera – en optimal teknisk lösning, tidplan eller att hålla budgeten.