Måndagsfikor och ledningsgruppsmöten via video

Att knyta samman en produktionsenhet med en säljavdelning inom ett och samma bolag kan vara en utmaning i sig. Lägg där till att de är förlagda på helt olika orter och dessutom ska samarbeta tätt med sin fotostudio. Känns uppgiften omöjlig? Inte för HärjedalsKök.

Mathias Abrahamsson, VD på HärjedalsKök, insåg behovet av ett effektivt kommunikationsverktyg tidigt efter en omorganisation som företaget gjort.

– Vi hade ett stort behov av att förtäta kontakten mellan våra verksamhetsgrenar och förstod att video kunde vara rätt väg att gå. Vi tog kontakt med Prodoc och skickade Jocke Gustafsson från vår fotostudio F22 att testa deras produkter.

Jocke är grundaren av fotostudion F22 och en riktig finsmakare när det kommer till kamerautrustning. Han är en erfaren fotograf och F22 har fotat kök åt HärjedalsKök sedan många år.

Höga krav på ljud och bild
När Jocke provade utrustningen i Prodocs demomiljö var kraven på ljud och bild höga. Frågor om vitbalans, autoexponering och kameraobjektiv kom på tal, och efter en tvåtimmars demo kunde Jocke konstatera att kameran och dess objektiv var av hög kvalitet. Ljudupptagningen var definitivt till belåtenhet och kravet på HD bild tillgodoseddes också. Han tog med sig informationen hem till Uppsala, och på HärjedalsKök kunde man fatta beslut om att investera i två rumssystem med Icon 600 och 2nd Generation Phone. Utöver detta införskaffades även 10 st Lifesize Cloud-licenser.

HärjedalsKöks Center för Strategi och Utveckling ligger i Uppsala och där jobbar 7 personer. Vägg i vägg sitter fotostudion F22, som producerar allt deras marknadsmaterial. HärjedalsKök och F22 samarbetar tätt och skulle båda komma att ha nytta av videoutrustningen. Huvudkontoret ligger i Funäsdalen och där jobbar ytterligare ca 40 personer. Utöver detta jobbar resten av företagets nära 100 anställda på olika platser i Sverige.

Videopremiär på ledningsgruppsmöte
Lagom till ett ledningsgruppsmöte installerades de två videosystemen, och HärjedalsKök kunde premiär-träffas på två orter samtidigt och genomföra sitt första möte mellan orterna – helt utan att någon av de inblandade behövde resa.

– Nu när vi har haft utrustningen i ett par månader så har behovet av att ses ökat. Vi har till och med skapat rutiner för nya möten – sådana som vi inte ens haft innan, berättar Mathias Abrahamsson.

Bland annat så har en stående bokning på båda orter kommit att bli ”Måndagsfika”. Då ses kollegor från Uppsala och Funäsdalen för att dricka kaffe och fika precis som på ”vanliga” arbetsplatser. Mathias fortsätter:

– Videon har gjort det möjligt för oss att behålla – och till och med förstärka – vårt sociala sammanhang. Vi har monterat vår kamera så att den man samtalar med kan titta ut i kontorslandskapet genom glasväggen som vårt konferensrum har. På så sätt kan de i Funäsdalen följa vad som händer här på kontoret i Uppsala. Åtminstone då vi sitter i videomöte…

Jocke Gustafsson, grundare av fotostudion F22 och Mathias Abrahamsson, VD, HärjedalsKök

Hoppas på daglig kontakt via video
På HärjedalsKök och F22 har man märkt att fler och fler börjat använda sig av videoutrustningen. Ibland ersätter den ett telefonsamtal – en annan gång en lång bilresa. Mathias Abrahamsson hoppas på ett dagligt användande i framtiden.

– Det är en vanesak såklart – ny teknik tar en liten stund att vänja sig vid. På våra ledningsgruppsmöten är det nästan alltid någon som ringer in till mötet från sin dator eller telefon. Oftast för att det är ute runt om i landet eller för att de av andra skäl inte har möjlighet att delta i det fysiska konferensrummet där videoutrustningen sitter.

Mathias har redan sett att videon knutit människorna i företaget närmare varandra – och på lång sikt hoppas han även att man även ska kunna vinna i effektivitet.

Vi på Prodoc tror att ett företag med goda sociala relationer – där alla känner att de tillhör ett sammanhang trots att de är utspridda rent geografiskt – med stor sannolikhet kommer att bli både effektivare och produktivare i det långa loppet. Men framför allt kommer de att bli gladare!

Är du intresserad av att precis som Jocke komma och testa vår demomiljö för video?
Kontakta Fredrik Wiberg
Account Manager på Prodoc
fwg@prodoc.se