Därför blir tjänster för visselblåsning allt vanligare

Allt fler företag och organisationer inser värdet av att kunna erbjuda sina medarbetare möjlighet att rapportera oegentligheter anonymt på ett strukturerat sätt. Men hur kan företag säkerställa att de har en kultur där medarbetare känner sig trygga och att de känner stöd för att rapportera om oegentligheter?

Syftet med tjänster för visselblåsning är att i ett tidigt skede upptäcka risker i den egna affärsverksamheten och samtidigt visa att företaget tar hög affärsetik på allvar. De senaste årens visselblåsarfall – nu senast Panamadokumenten – har bidragit till att detta hamnat allt högre upp på företagsledningars agenda.

I Sverige finns idag ingen lag som skyddar den som blåser i visslan. Förslag till ny lag med stärkt skydd för visselblåsare diskuteras och förväntas träda i kraft under 2017. Därför är frågan om att kunna erbjuda en trygg och säker miljö för medarbetaren extra viktig för svenska företag.

När man vill säkerställa att företaget har en kultur där medarbetare känner sig trygga och att de känner stöd för att rapportera om oegentligheter, finns fyra områden att fokusera på:

1. Skapa en kultur där medarbetare uppmuntras att agera när de känner oro

Det optimala är så klart att organisationen undviker allt oetiskt eller illegalt beteende, så att det inte finns någon anledning att blåsa i visslan överhuvudtaget. Det näst bästa är att fokusera på att skapa en kultur där anställda känner att de kan rapportera eventuell oro – oavsett om beteendet de reagerat på kommer från en kollega eller någon i företagsledningen.

Om människor inte känner att det finns stöd för att rapportera finns två möjliga konsekvenser;

• De kan känna sig demoraliserade av den förseelse de bevittnar och välja att lämna företaget

• Eller så kan de välja att istället rapportera direkt externt, till journalister, med eventuell mediestorm och skadat rykte till följd

2. Utse en oberoende ansvarig

Medarbetare kan känna obehag inför att prata med en chef inom företaget, så det kan vara klokt att ha någon oberoende att kontakta för att rapportera oro om missförhållanden. Det kan röra sig om en extern resurs, såväl som någon inom den egna organisationen.

3. Synliggör ert stöd för visselblåsare

Visa öppet att ni stöder visselblåsning så att det ses som en del av organisationens kultur. Dessa steg kan hjälpa er att komma igång;

• Upprätta speciella telefonnummer dit medarbetare kan ringa för att rapportera sin oro

• Skapa en dokumenterad process och policy relaterade till visselblåsning. Informationen ska vara tillgänglig för samtliga medarbetare.

• Utbilda chefer och handledare i hur de ska stödja medarbetare som bestämt sig för att rapportera

• Säkerställ att organisationen rapporterar tillbaka till de medarbetare som haft modet att uttrycka sin oro, och håll dem informerade om hur deras rapport hanteras

En sådan öppenhet signalerar tydligt till medarbetarna att aktiviteter såsom bedrägerier, överträdelser av branschregler, mobbning och diskriminering inte kommer att tolereras.

4. Upprätta system för enkel och anonym rapportering

Det kan vara svårt för medarbetare att rapportera sin oro anonymt och samtidigt säkerställa att de ger tillräckligt detaljerad information (eftersom de är oroliga att alltför detaljerad information kan medföra att deras identitet avslöjas).

Det finns olika exempel på hur detta kan hanteras. En statlig myndighet i Norge valde att använda Questbacks feedbacklösning där medarbetare kan rapportera via en chat-konversation med en moderator. De kan välja full anonymitet för chatsessionen, där deras IP-adress är dold så att ingenting kan spåras tillbaka till deras dator. Lösningen inkluderar även en funktionalitet där man kan ladda upp dokument anonymt för att stödja den fråga man rapporterar om.

Alla företag som vill motarbeta oetiskt beteende och skydda sin verksamhet från potentiella stämningar och skadat rykte borde överväga att införa formella strukturer och processer för att stödja visselblåsning.

En vilja att stödja visselblåsning är också en viktig del i att skapa en öppen kultur med mer engagerade medarbetare.

Är du intresserad av att veta mer om Questbacks visselblåsartjänst?

Kontakta oss för en förutsättningslös diskussion!