Varför ska man byta affärssystem nu?

”Jag ska bara”, hur många gånger har vi inte hört detta uttryck. Nej det är inte bara Alfons Åberg som använder det. Jag och mina kollegor hör i praktiken denna kommentar varje dag.

Liksom Alfons hör vi representanter från företag och organisationer komma med en och tusen saker som bara måste göras innan man kan ta tag i till exempel ett byte av affärssystem. Det kan vara allt från att man bara ska omorganisera till att man bara ska göra om budgetprocessen till att man bara ska göra om sin leverantörsstruktur. Tiden är dock mogen att ändra på detta.

4 skäl till varför tiden är mogen

Analys i realtid: En del av dagens moderna affärssystem bygger på en helt annan teknologi jämfört med tidigare generationer. De som ligger längst fram använder sig av så kallad ”In Memory” teknologi. Utan att gå på djupet i tekniska detaljer innebär den en rad revolutionerande saker. Helt plötsligt försvinner behovet av att dubbellagra data i syfte att göra till exempel analyser. I tidigare generationer innebar det allt för stora prestanda-utmaningar att låta användarna genom BI-verktyg ställa frågor direkt mot affärssystemet. Den nya teknologin tillåter detta vilket innebär att vi nu har realtidsinformation tillgänglig för all typ av analys.

Den universella transaktionen: Av tekniska skäl var gårdagens affärssystem tvungna att vara uppdelade i en rad delkomponenter, till exempel i anläggningsregister, reskontror, extern redovisning, controlling och så vidare. Data låg tekniskt sätt lite skild från varandra och ”skyfflades” mellan olika delar av systemet och hade delvis olika innehåll. Huvudorsaken för detta var att man ville säkerställa prestanda och teknologin tillät inget annat sätt. I de mest moderna affärssystemen ligger varje datamängd, eller om man så vill, transaktion endast lagrad på ett ställe med ett komplett format innehållande all information som behövs, den universella transaktionen. Det innebär att man i varje ögonblick kan analysera och aggregera och till och med allokera information på det sätt man önskar just där och då.

Användarupplevelsen: Den nya generationens affärssystem ökar effektiviteten då de fungerar på samma sätt oavsett om du använder din mobil, din platta eller din dator. Gränssnitten är intuitiva och vissa lösningar styrs utav avvikelser så att slutanvändaren bara exponeras för den information som är relevant för tillfället det vill säga man får möjligheten att se skogen för alla träd. Dessutom ligger gränssnitten mycket mer i linje med hur man som slutanvändare jobbar med appar och gränssnitt 2017.

Framtidssäkrad lösning: Vi lever i en tid då allt förändras i en rasande takt. Nya affärsmodeller, nya organisationsformer, GDPR, IFRS16, Block Chain, Machine Learning, nya konkurrenter och så vidare och så vidare. Vi går med andra tid en framtid till mötes där vi måste försäkra oss om att vårt affärssystem redan har vissa av dessa förmågor och eller kan komma att få dem inom en snar framtid. Dessutom måste vi ha ett affärssystem där vi snabbt kan skapa en ny vy av vår organisation, parallellt med den befintliga struktur vi har. Detta utan att skapa ett stort projekt men som i praktiken kan göras tillgänglig i det ögonblick behovet uppstår. Tiden då man ”etsade” in sin verksamhetsmodell i affärssystemet är över. Det handlar istället om att ha ett affärssystem som förhåller sig till de förändringar vi vill och ibland måste göra.

Jag ska bara….

Kanske Alfons Åberg trots allt har rätt, att man bara ska… Men fundera på vad som verkligen bara behöver göras. Jag skulle inte bli förvånad om du kom fram till följande.

”Visst det är möjligt att jag ska göra det, men först ska jag bara byta affärssystem!”

Håkan Strömbeck, Business Architect, SAP Svenska AB