Granskningen av SÖRF ger goda råd

Torgny Larsson, ordförande för Sydöstra Skånes Räddningstjänstförbund, konstaterar att beslutet om en förlikning med den tidigare sotningsentreprenören var ett förnuftigt beslut efter att ha läst EY:s granskning av SÖRF.

Syftet med EY:s granskning var att bringa klarhet i hur direktionen för SÖRF styrt verksamheten när det gäller sotningstjänsterna. Under fem punkter till förbättringar/rekommendationer påpekar EY bland annat att en entreprenör måste tillhandahålla förbundet den dokumentation som behövs för sotningsverksamheten. Dokumentationen består av en kontrollbok som omfattar fastighets- och myndighetsregister samt entreprenörens anteckningar om var och hur ofta sotning sker/skett och andra nödvändiga anteckningar för att kunna utföra arbetet. Det är ett ömsesidigt samspel med kommun och utförare. SÖRF:s primära svaghet är att inte ha förstått att den inte kan ägas av en entreprenör. Direktionen har varken för den förre eller den senaste entreprenören tydliggjort att kontrollboken inte är deras egendom. EY visar däremot förståelse för den förhandlingslösning som blev resultatet av den turbulens som rådde under nästan hela 2013. Enligt EY är det svårt att fastställa hur ersättningen till entreprenören har beräknats.

- Vi ser inte granskningen som kritik. Det är alltid välkommet med en undersökning som går igenom verksamheten. Det är lätt hänt att i vardagen köra på i gamla hjulspår av tradition. Vi har tagit lärdom av det som hänt. Vi har gjort om och gör nu rätt, säger Torgny Larsson.

Torgny Larsson förklarar att avtalet i praktiken är en förlikningsöverenskommelse som utöver den överlåtna utrustningen också innefattade att entreprenören lämnade ett flerårigt kontrakt på sotningstjänster i SÖRF. Som EY konstaterar i rapporten föregicks överenskommelsen av stora problem med sotningsverksamheten, vilket SÖRF löste genom att ta över sotningsverksamheten.

Enligt SÖRF, kan en del av problemen hänföras till förra entreprenören. Sammantaget föranledde problemen en diskussion om möjligheterna till hävning av sotningsavtalet. En hävning är en drastisk åtgärd som på intet sätt är riskfri ur ett ekonomiskt perspektiv för den hävande parten. Att en hävning från SÖRF:s sida skulle utlösa en rättstvist med entreprenören klargjordes dessutom av dennes juridiska ombud (SSR:s förbundsjurist).

Sammanfattningsvis kan sägas att den överenskomna ersättningen om 900 000 kr innefattade, sett ur SÖRF:s perspektiv följande:

• Samtlig utrustning övertogs som framgår av avtalet.
• Samtliga leasingkontrakt övertogs som framgår av avtalet.
• Genom förvärv av utrustning och personal fick SÖRF en möjlighet att i egen regi omedelbart påbörja en verksamhet i november 2013, vilket inte hade varit möjligt utan övertagande av utrustning och personal.
• Entreprenören lämnade frivilligt ett gällande sotningskontrakt där över två år av kontraktstiden kvarstod.
• En osäker rättsprocess undveks för att få kontroll över sotningssituationen.

Enligt Torgny Larsson hade det varit direkt olämpligt att i alltför stor utsträckning diskutera och verifiera de olika delarna i avtalet i ekonomiska termer.

- Det hade gett entreprenören en betydligt klarare bild av SÖRF:s intentioner, mål och behov i samband med förhandlingarna, och den överenskommelse som sedermera blev resultatet, förklarar Torgny Larsson. Att avslöja detta för entreprenören hade sannolikt lett till förfång för SÖRF.

Sedan SÖRF bildades 2000 har det förekommit en hel del bekymmer. De olika medlemskommunerna hade olika leverantörsavtal. När Sjöbo 2006 ingick i förbundet hade kommunen inhandlat sotning från Skorstensteamet. Avtalet löpte ut 2012. Under denna period hade Skurup lämnat förbundet och ny upphandling kom igång som också tog tid. Hela 2013 gick åt att ta hand om överprövningen av förre entreprenören, de lavinartade inkomna ansökningarna om egensotning, besvarandet av alla mail och telefonsamtal från journalister och oroliga medborgare.

2013 uppdagades den otillräckliga kontrollen och hur dokumentationen hade skötts. Liksom på många andra håll i landet hade sotningen styrts enligt gammal tradition. Med en gammal kontrollbok i DOS-program som var nästintill omöjligt att konvertera var bytet till annan entreprenör inte smärtfri. Oftast stod SÖRF mittemellan kontrahenterna. Kontrollboken ville den förra entreprenören inte släppa ifrån sig utan att få betalt. För att överhuvudtaget få tillgång till dokumentationen och kunna utföra sitt arbete nödgades den nya entreprenören köpa kontrollboken.

Att dokumentationen först var i den förre och nu i den senaste entreprenörens ägo är bara att beklaga. Även tidigare dokumentation har varit bristfällig. Det var därför nödvändigt att få tillbaka kontrollboken när vi tog över verksamheten. Det skedde först genom en köpesumma mellan förre entreprenören och den senast upphandlade. När SÖRF tog över verksamheten hävdade båda att de hade lagt ut tid och pengar för uppdatering och konvertering. Detta föranledde att SÖRF behövde köpa dokumentationen för att ha tillgång till dokumentationen.

- Vi håller med om att vi har brustit i vår kontroll och inte uppfyllt vår dokumentationsskyldighet när det gäller den förre entreprenören men med den senare hade vi dialog. I och med att SÖRF nu övertagit verksamheten fullgörs kontrollen och vi har nu gjort ett omfattande förändringsarbete för våra kunders bästa, avslutar Torgny Larsson

För mer information kontakta:

Torgny Larsson, ordförande SÖRF:s direktion, telefon 0709- 95 82 34,  torgny.larsson@tomelilla.se

Bakgrund
Skorstensfejarmästare Hans Lundquist AB tog vid årsskiftet 2013 över ansvaret för sotningen i SÖRF:s fyra medlemskommuner. Eftersom den nye entreprenören tillämpade andra rutiner och tolkade rådande lagrum annorlunda upplevde en mängd fastighetsägare att sotningen försämrats. Sedan cirka 6000 fastighetsägare begärt så kallad egensotning förändrades kundunderlaget drastiskt jämfört med det som  företaget räknat med då man vunnit upphandlingen. Den nye entreprenören drabbades även av att det register man övertagit var otydligt och ofullständigt, vilket försvårade hanteringen.

I dag regleras sotningen sedan 2004 i Lagen om skydd mot olyckor (LSO 2004-2). Övergripande myndighet är Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB. LSO lägger allt ansvar för brandskydd på ägaren av fastigheter och anläggningar. Det betyder alltså att även en fastighetsägare som privatperson är skyldig att förhindra att brand kan uppstå.

Det innebär i sin tur att sotning inte bara är en form av service – oavsett vem som utför den – utan även är en tvingande myndighetsutövning reglerad i lag i avsikt att så långt som möjligt förhindra bränder och därmed förlust av liv och egendom.