Det flexibla KST-avtalet kräver tuffa kravställare

Kommunikation Som Tjänst (KST) blir allt populärare inom den offentliga sektorn. Insikten om fördelarna med att köpa en funktion istället för att själv äga system som ska driftas, utvecklas och underhållas gör att många kommuner och myndigheter väljer att outsourca datakommunikationen och telefonin. Det första ramavtalet från 2009 (KST-avtalet) ersattes i december 2013 av ett nytt. En nyhet var att fyra ramavtalsleverantör hade blivit sex vilket innebär fler alternativ och möjligheter. En ännu viktigare nyhet var den utökade flexibiliteten i form av en kravkatalog med möjlighet att fritt addera ska- och börkrav.

Fler leverantörer och kravkatalogen gör att en organisation bättre kan anpassa avropen efter de egna behoven, men samtidigt ökar kraven på ordentligt genomarbetade underlag. Något som kan vara svårt för många kommuner och myndigheter. De senaste årens utveckling mot att allt fler köper en funktion har lett till att mycket kompetens inom exempelvis telefoniområdet inte längre finns kvar. Mycket av ansvaret läggs istället på IT-avdelningar som kan ha svårt att hinna med och kanske inte heller har den samlade kunskap som krävs för en detaljerad kravställning där hela organisationens behov har fångats upp.

Leverantörerna hjälper då gärna till att tolka kundbehov och föreslå ambitiösa lösningar. Ett riskscenario är att detta leder till en alldeles för stor och kostnadsdrivande ”funktionskostym”. Funktioner som inte är nödvändiga innebär onödiga kostnader!

Kravställ med utgångspunkt från verkligt behov

En ökad insikt om detta och att området Kommunikation som tjänst är komplext har resulterat i att Telemanagements affärskonsulter med lång erfarenhet av kravställning blir allt mer efterfrågade. Sedan det nya KST-avtalet trädde i kraft för ett par år sedan har vi agerat i rollen som rådgivare och kravställarstöd vid mer än 20 avrop. Bland uppdragsgivarna finns Naturvårdsverket, Sida, Riksrevisionsverket, Landstinget i Östergötland, Uppsala kommun, Sandvikens kommun och Norrtälje kommun.

Att Telemanagement har landets mest efterfrågade konsulter när den offentliga sektorn behöver oberoende rådgivning och hjälp med kravställning glädjer Christophe Herly. Christophe är affärsområdesansvarig för företagets affärskonsulter inom ICT-området och kan konstatera att efterfrågan på konsulternas erfarenhet och kompetens hela tiden ökar.

- Det är en allt mer utbredd insikt om komplexiteten i att avropa en funktion och de risker som finns med ett dåligt förberett avropsunderlag som driver på efterfrågan. Ska det bli hög kvalitet på anbuden måste också kvaliteten på anbudsunderlagen vara hög. De går inte att stressa fram och det blir inte mindre komplext med tanke på den flexibla kravkatalogen. Om det inte kravställs med utgångspunkt från verkligt behov utan istället från en flora av mer eller mindre väl grundade önskemål internt i en organisation kan effekten bli lösningar som är onödigt funktionsrika och kostnadsdrivande, säger Christophe Herly.

Ytterligare en risk är att en för hög och kanske orealistisk ambitionsnivå, när det exempelvis gäller mobil täckning, leder till att leverantörerna inte lämnar anbud.

Detaljeringsnivån nyckeln till ett bra avrop

Hur är det med den mobila täckningen? Är nätverket förberett för IP-telefoni? Klarar vi säkerhetskraven? Brandvägg? Faktureringsrutiner? Vilka krav ska ställas på SLA-Service Level Agreement? Att avropa Kommunikation som tjänst handlar om mycket mer än att lista bra funktioner. Det är svårt och det tar tid, och det måste få ta tid enligt Christophe som också menar att det är viktigt att tänka brett och se nya möjligheter. Det mest optimala kanske inte är att avropa alla tjänster från en och samma leverantör!

- Ett avrop kan i princip liknas vid en upphandling i och med flexibiliteten i kravkatalogen. Det är därför viktigt att jobba intensivt med detaljeringsnivån och att arbeta efter en noga planerad process som måste startas i god tid. I många av våra uppdrag har vi anlitats som stöd under hela processen från planering till behovsinventering, kravställning, framtagning av förfrågningsunderlag och även implementering samt förvaltning. Vi har sett värdet av att noggrant överväga vad en KST-lösning ska omfatta istället för att göra ett slentrianmässigt avrop. Att medverka till att Kommunikation som tjänst avropas så att lösningen verkligen anpassas till en verksamhet är en utmaning, men det är också fantastiskt roligt när vi kan medverka till att det målet uppnås!

Ställ krav på leverantörernas helhetslösningar

Målsättningen med ett KST-avrop är alltid en bra helhetslösning. Klarar en tänkt leverantör av att leverera en sådan? Kommunikation som tjänst innebär komplexa miljöer som måste samverka för att det ska bli en effektiv funktionslösning. Det sätter i sin tur stora krav på en leverantörs förmåga att samverka internt!

- En av våra viktigaste uppgifter är att göra det tydligt för en beställarorganisation att verkligen våga ställa krav på leverantörerna. En leverantör ska inte i efterhand kunna skylla på att en bristfällig helhetslösning beror på en bristande intern samverkan i den egna organisationen. Det är ganska naturligt att leverantörerna vill ta ansvar för allt större helhetslösningar, men då ska det också vara tydligt hur det ansvaret ser ut och det ska också vara anpassat till kraven i ett detaljerat avropsunderlag, avslutar Christophe Herly.