Ett avrop av Kommunikation som tjänst kräver mer än "copy/paste"

Att köpa tjänst är inte som att köpa produkt, det vet de flesta. Men när det gäller Kommunikation som Tjänst och att avropa från det nya ramavtal som finns inom offentlig sektor så är detta ett särskilt kapitel. Christophe Herly, affärskonsult på Telemanagement, som tillsammans med sina kollegor genomfört ett trettiotal avrop på kammarkollegiets tidigare ramavtal av KST-lösning, förklarar här några utmaningar med att avropa KST och delar med sig av värdefulla råd.

Dagens ramavtal är som smörgåsbord. Massor av tjänster, lösningar och funktioner – ja, allt som kan behövas.  Och visst är det bekvämt att köpa allt på ett bräde, en leverantör, en faktura, en kontakt.

Är det alltid det bästa alternativet?

- Nej, det är det inte alltid. I avtalet finns det tjänster som leverantörerna har tagit hjälp av underleverantörer för att kunna leverera. Inte sällan betyder det att du ändå kommer att få kontakter med fler leverantörer och kanske blev inte priserna de mest optimala.

En annan fråga kan vara rent upphandlingsmässigt, att det vid utvärderingen visar sig att en leverantör, vars" huvudtjänst" är den bästa för er, inte når fram i någon mindre viktig del och därmed inte fick tilldelningen.

Sätt dig in i respektive avtal – titta igenom vilka underleverantörer som finns – bestäm sedan lämplig strategi  om hur du ska sourca detta. Bara för att det går, behöver du inte köpa allt på samma avtal. Vissa tjänster och produkter kan dessutom finnas på något annat ramavtal, där du hittar leverantörer som har detta som sitt kärnområde, säger Chrisophe Herly.

Att ta bort är svårare än att lägga till - hur bör man förhålla sig till nya funktioner och utvecklingen på marknaden?

- Inom ICT sker det en ständig utveckling av nya produkter och tjänster. Och självklart önskar även upphandlande part ta del av dessa i en ny lösning. Men vilka gamla tjänster ska avvecklas? Många upphandlingar i dag är kopior av tidigare, men med tillägg av nya tjänster och funktioner. Behöver Ni verkligen alla de gamla funktionerna. Vem använder och varför är frågor man bör ställa sig.

Vad kostar just denna funktion i er kommande upphandling? Mer eller mindre alla köper saker som man inte behöver – men ta chansen denna gång. Det kommer garanterat spara pengar, avslutar Christophe Herly.