Goda råd när du skall göra avrop

Många kommuner, landsting och myndigheter, planerar att inom kort genomföra en upphandling eller ett avrop av telefoni och andra kommunikationstjänster. Här kan du läsa några råd och erfarenheter från de 20-talet genomförda avrop från Kammarkollegiets KST-avtal som Telemanagement genomfört under 2014-15.

Innan man påbörjar själva avropsarbetet måste man göra klart vad man vill uppnå med avropet – vilka målsättningar och vilka verksamhetsnyttor som ska tillgodoses. Eftersom avtalet som löper ut är 4-5 år gammalt har säkert behoven förändrats. Mer mobila tjänster, bättre mobil täckning, tjänster som stöder medborgarservice är sådant som kommuner ofta efterfrågar, säger Lars Hultman som är kundansvarig för Telemanagements offentliga kunder. Samtidigt kanske det finns en del tjänster i tidigare lösning som man längre inte använder och trenden är i dag att man vill skala bort allt onödiga tjänster. Man ska även i planeringen tänka igenom hur en KST-lösning förhåller sig till övriga frågor inom IT och vad som kommer att ske under området under de fem år som ett avtal oftast handlar om.

Flexiblare avtal ger både möjligheter och ställer krav

Erfarenheterna hittills enligt Christophe Herly, affärskonsult och affärsområdesansvarig hos Telemanagement, är att avropen blivit mer komplexa och att rådgivning blivit än mer viktig. Den införda flexibiliteten i och med införande av kravkatalog, där det går att fritt tillföra både adderande ska och börkrav, är i grunden positiv. Dock ställer det högre krav på avropande myndighets- eller organisations förmåga att kravställa utifrån relevanta behov. I relation till detta har även utvärderingsmodell blivit viktigare att fastställa tidigt i avropet. Med stor frihet att addera börkrav är detta viktigt att påpeka.

Utmaning att kravställa mobil täckning

Ett kritiskt område som nu kan kravställas mer aktivt jämfört med det förra ramavtalet är mobil täckning. Detta gäller såväl utomhus- som inomhustäckning. Telemanagements erfarenhet hittills av det nya ramavtalet är klart mer flexibelt. Detta innebär en möjlighet men också en risk!

En liknande problematik fanns för några år sedan vid andra offentliga upphandlingsformer, som t ex öppet förfarande eller förhandlat förfarande. Vissa upphandlande enheter kravställde då orimligt angående t ex antal mätpunkter. Detta ledde till att operatörerna i sin utvärdering av affärsmöjlighet p.g.a. mätningar och kostnader för anbud tog beslut att inte lämna in anbud. Detta motverkade syftet med en förnyad konkurrensutsättning då resultatet blev få eller inga inkomna anbud.

Sammanfattningsvis anser Christophe Herly, utifrån utförda och pågående KST-avrop, att det finns vissa saker att ta hänsyn till och beakta:

• Ett avrop är i dag att betrakta på samma sätt som en upphandling i och med den flexibilitet som kravkatalogen ger och kräver en omfattande detaljeringsnivå i kravställan.
• En försiktighet i att addera främst ska-krav är att rekommendera. Det kan bli fel att tänka att ”det här har inte fungerat så nu ställer vi det och det som ska-krav”, vilket kan slå tillbaka kostnadsmässigt eller i en brist på inkomna anbud.
• I det gamla ramavtalet, gick det inte att ställa kompletterande krav angående mobil täckning, vilket var en stor brist i det tidigare ramavtalet. Nu med det nya KST-ramavtalet gäller det att hålla tillbaka och eventuellt ta hjälp då området är komplext!
• Att noggrant överväga vad som KST-lösningen ska omfatta. Kanske är det inte det mest optimala att avropa samtliga tjänster från en och samma leverantör, även om avtalet medger detta.
• Se upp med att slentrianmässigt efterfråga tjänster och funktioner som inte är nödvändiga men kanske driver onödiga kostnader.
• Underskatta inte komplexiteten och att det alltid tar längre tid än man tänkt sig att ta att genomföra ett avrop.