Onödigt dyra & komplexa lösningar - återkommande problem vid gemensamma kommunala upphandlingar

Inom offentlig förvaltning och kanske då främst inom den kommunala sektorn har man i vissa fall samarbetat och genomfört gemensamma upphandlingar inom kommunikation och telefoni. Drivkraften bakom dessa samarbeten har främst varit att skapa större volymer i förhoppning om lägre priser. Ett annat skäl har varit att upphandlingar kan anses som jobbiga, tidskrävande och att en samordning kan spara tid och arbetsinsats. I dag skulle Telemanagement många gånger avråda från gemensamma upphandlingar och avrop inom området, säger Mikael Roth, ansvarig för upphandlingsområdet inom Telemangement. Visst finns det undantag men de blir allt färre.

Merparten av det som nu upphandlas inom kommunikationsområdet är tjänsteleveranser med krav på IT-integrationer och där fasta och mobila funktioner och operatörstjänster ska samordnas i kravställningen. Har man då inte i övrigt en gemensam IT, utvecklingsplaner, liknande behov, gemensam samordnad och rimlig kravställning, blir det knepigt att försvara gemensamma upphandlingar. Vi kan därför heller inte se att det i dag finns så stora volymfördelar som tidigare. Erfarenheterna från det tio-tal avrop som vi nu genomför på Kammarkollegiets nya ramavtal, förstärker den bilden.

Krav som fördyrar

Telemanagements erfarenhet är att det snarare är tvärtom och att krav på krav från t ex ett antal kommuner bidrar till onödigt dyra lösningar och paketeringar av tjänster när alla inkluderade enheters t ex kommuners behov ska inkluderas med tilläggstjänster. Detta gör att alla användare med exempelvis en mobil anknytning får betala för tjänster som andra men man själv inte har behov av. Priset per enhet kan genom detta bli lägre pga. större volym vid samordnade upphandlingar. Dock blir lösningarna ”allt till alla” kostnadsdrivande då tjänster inkluderas som användare inte har behov av och som inte kommer att användas. Möjligen kan en ”mindre” kommun, med ett litet antal användare få bättre priser om de får hänga med en stor kommun i en upphandling. Det är dock oklart med fördelarna av detta, eftersom en stor kommun troligen har större krav och den mindre kommunen får därför överspecificerade tjänster de inte har behov av. Den lilla kommunen kan hamna i en situation där man får ett bra pris för tjänster man inte har behov av och kostnadsmässigt blir en förlorare.

Administrativ vinst inte tillräckligt

Telemanagement förordar att det för samordnade upphandlingar inom t ex kommunal sektor måste finnas en likhet i behov och verksamhetsinriktning om man ska genomföra gemensamma upphandlingar. Eftersom det till syvende och sist handlar om skattebetalarnas pengar, så är det viktigare att tänka kostnad och inte på enhetspriser. Att sedan det finns en viss administrativ besparing uppväger inte risken att få en lösning som inte är optimal och som verksamheten ska leva med under många år. Dessutom kan upphandlarna i de olika kommunerna ändå samverka i arbetet med att genomföra upphandlingen, utan att man för den skull går ut i en gemensam upphandling.

Så vårt råd till Er som funderar på att gå ut i en gemensam upphandling inom kommunikationsområdet är att göra en analys av möjligheter och konsekvenser och inte bara titta på tidigare erfarenheter, för den nya kommunikationsvärlden har andra förutsättningar, avslutar Mikael.