Frekvent och öppen kommunikation om behovet av förändring

När du är trött på att höra din egen röst, då har du kommit halvvägs!

En nyckelfaktor som är avgörande för att lyckas med en förändring är att ha en frekvent och öppen kommunikation om behovet av förändring. 

Verkligt exempel på felaktig kommunikation - När högsta chefen förklarar för medarbetarna varför flera chefer slutat samtidigt: "Jag och dessa chefer har kommit överens om att hålla detta mellan oss, för att inte sprida rykten". Det är just så rykten och oro sprids.

Ledningen måste hitta ett gemensamt budskap att kommunicera, det måste tydligt framgå att ledningen är enig och att alla står bakom förändringen. Hur man kommunicerar ut i organisationen ska däremot anpassas efter målgruppen. Det är av stor vikt att kommunicera nyttan med förändringen, för den enskilda individen som för hela organisationen. Medarbetarna vill veta varför förändringen sker men även vad de själva får ut av förändringen.

Engagera mellancheferna i vad som skall sägas

I Proscis* undersökningar framgår det att medarbetarna vill ha information från två olika håll, dels från högsta chefen och dels från sin närmsta chef. Här spelar mellanchefen en väldigt viktig roll. Mellancheferna måste förstå varför förändringen genomförs och även acceptera den. Om inte mellanchefen står bakom förändringen är det mycket svårt att få dennes medarbetare positiva till förändringen.

Budskap måste upprepas flera gånger

"Intranätet är en överskattad kanal för kommunikation i en förändring" Charlotta Ridderstråle, The Synthetic Family.

I snitt måste budskap kommuniceras 5-7 gånger för att nå ut och sjunka in hos medarbetaren. När du själv börjar bli trött på din egen röst och ditt budskap har du kommit till hälften. Kommunikationen måste också gå ut via flera olika kanaler. Det kan vara via workshops, frukostmöten, stormöten, face-to-face-möten, nyhetsbrev, webb mm. Att bara använda sig av intranätet som kommunikationskanal i samband med en förändring är otillräckligt men tyvärr alltför vanligt. Viktiga förändringar måste kommuniceras face-to-face. Inför en större förändring är det därför viktigt att tänka till ordentligt och göra en kommunikationsplan samt våga göra något annorlunda för att nå ut till alla medarbetare. Det är viktigt att kommunicera rätt budskap och på rätt sätt med de olika målgrupperna och inte minst i rätt tid.

Kom ihåg att fortsätta med kommunikationen i organisationen genom hela förändringen och inte sluta på halva vägen, risken är då stor att man faller tillbaka till gamla mönster. Kommunikationsplanen bör även täcka en del av tiden efter att man anser att förändringen redan är genomförd.

"Jag blev överraskad när jag förstod hur viktigt det är att kommunicera trots att det inte finns några nyheter att förmedla, tystnad medför oro" 

I vårt nästa utskick kommer vi att berätta mer om Delaktighet och engagemang från medarbetare som också ingår i Best Practice, och är avgörande för om man lyckas eller inte med sin förändring. För att veta mer om våra metoder för kommunikation genom hela förändringen, kontakta vår VD Per Gunnarsson, per.gunnarsson@thesyntheticfamily.com eller läs mer på www.thesyntheticfamily.com.

*Prosci, vars metod för förändring (ADKAR®) vi arbetar med, studerar kontinuerligt förändringar i mer än 600 bolag runtom i världen. I studien presenteras vad som krävs för att lyckas med en förändring och utifrån det publiceras Best Practice för lyckad förändringsledning.