Befintliga system räcker inte till

Inom Primelog arbetar vi med ett komplext område. Vilket då? Jo, fraktavtal. Det är få områden där man har som fokus att snarare försvåra än förenkla för kunden att kontrollera sin faktura. Det är många olika parametrar som krånglar till det och som ska kontrolleras. Stämmer vikt och volym? Stämmer sträckan? Är det rätt tilläggsavgifter som debiterats? Har vi verkligen beställt frakten? Har sändningen fakturerats tidigare på annan faktura? Är det rätt valuta?

Som sagt, det kan uppstå mängder med fel och det är ytterst svårt för kunden att kontrollera att man har blivit rätt debiterad. Det som ytterligare försvårar är att volymerna oftast är höga och en faktura kan innehålla hundratals, upp till tusentals rader och det gör det väldigt kostsamt ifall dessa ska kontrolleras manuellt, vilket de flesta företag inte gör. I den mån man kontrollerar så blir det oftast stickprovskontroller.

Affärssystem, transportbokningssystem och fakturahanteringssystem – löser inte problemet

Problemet är att de befintliga systemen inte heller klarar av att kontrollera fakturorna mot order och avtal. Ett affärssystem med funktionalitet för fakturamatchning kräver en inköpsorder och ett avtal som den inköpsordern går mot. Inköpsorder används för att köpa in det direkta materialet – inte frakten. Frakten beställs genom en transportorder som bokas antingen manuellt i ett transportbokningssystem hos kunden eller transportören alternativt skickas det elektroniskt via EDI. Transportbokningen hanterar inte affärssystemen. Därför går det heller inte att matcha transportfakturan mot transportordern och transportavtalet.

Inte nog med det, de elektroniska fakturahanteringssystemen (EFH) klarar heller inte av att matcha transportfakturan. Dessa system, i den mån de innehåller matchningsfunktionaliteten, är också baserade på inköpsorder. EFH-systemen fyller dock en viktig funktion då de hanterar ett arbetsflöde elektroniskt och man behöver inte längre skicka runt den fysiska pappersfakturan mellan olika attestanter.

Problemet kvarstår dock att man många gånger inte tar in fakturainformationen elektroniskt utan man tar in den som pdf och i bästa fall tolkas en pdf till ett elektroniskt format. Här stöter man dessvärre på problem igen. Transportfakturan består av så många rader och kan se olika ut från gång till gång att tolkningsmjukvaran inte klarar av att tolka pdf-fakturan till ett strukturerat elektroniskt format.

Lösningen på en komplex utmaning är att komplettera med funktionalitet

Hur ska man då kunna kontrollera min transportfaktura utan att behöva anställa mängder med personal för att få en 100%-ig fakturamatchning? Lugn, det finns lösningar på marknaden som kan hantera komplexiteten. Primelog är den ledande leverantören inom området och här finns det stora möjligheter att komplettera både sitt affärssystem och sitt EFH-system med den funktionalitet som saknas.

Du erhåller en fullständig matchning, behöver bara ägna dig åt att titta på de avvikelser som du bedömer är värda att titta på. Vinsterna? Jo, det är lägre kostnad eftersom du identifierar feldebiteringen, du får ett fantastiskt bra underlag för analys av dina kostnader och samtidigt ett bra underlag för att göra bättre upphandlingar.

Lena Ridström
VD
lena.ridstrom@primelog.com