Vad är ett TMS och varför ska man investera i ett?

TMS är en av många akronymer som har väldigt många betydelser. Alltifrån namn på sjukdomar till högskolekurser och till produktnamn. Om man söker på Google så får man ca 9 miljoner träffar och betydelsen Transportation Management System kommer långt ner bland dessa.

Vad är då ett TMS?

Enligt analysföretaget Gartner så är defitionen:

”Multimodal transportation management systems (TMSs) generically refer to the category of software that deals with the planning and execution of the physical movement of goods across the supply chain.”

Och det utgör den minsta gemensamma nämnaren för branschen TMS. Här liksom i andra branscher finns det enklare produkter och lite mer avancerade varianter. Den allra enklaste varianten brukar på svenska kallas för TA-system (transportadministrativa) och tillhandahåller funktionalitet för transportbokning och spårning. Vill man ha en mer omfattande produkt så brukar dessa innehålla stöd för fraktupphandling, transportplanering, konsolidering, ruttning, val av transportsätt och val av transportör, fakturakontroll och betalning.) Ett fåtal leverantörer kan erbjuda en global logistikfunktion med stöd även för processer för strategisk planering och strategiskt transportinköp.

Varför ska man då investera i ett TMS?

För många företag som inte är TMS-användare hanteras de funktioner som ett TMS stödjer helt eller delivs manuellt med inslag av diverse excel-ark kryddat med en del anpassningar i affärssystemet. Det är då svårt att visualisera och få kontroll över hela flödet och framförallt svårt att lita på den data som finns och göra korrekta bedömningar av läget. De flesta ERP-system väljer att inte utveckla funktioner för att stödja ett transportflöde och därför är dessa processer s k ”vita fläckar” för affärssystemanvändaren som måste hanteras manuellt.

Det Gartner inte nämner i sin definition av TMS är den integrationshub som många TMS utgör. Det är uppkopplingar med transportörer, logistikleverantörer och affärsystem. Är det globala kunder med stora volymer som använder ett TMS så blir det förstås en mängd transaktioner som effektivt ska valideras och kvalitetssäkras i systemet. Dessa uppkopplingar kan utgöras av traditionell EDI, webservice-anrop, eller enklare XLS-integrationer. Allt för att ta bort de manuella inslagen och visualisera hela logistikflödet för användaren.

Följande värden erhålls vid införande av ett TMS:

• Planering och optimering av logistiknätverket
• Visualisering av flöden ”end-to-end”
• Stöd för konsolidering och ökad fyllnadsgrad
• Automatisering av manuella processer; transportbokning, fakturakontroll, kontering, betalning
• Standardiserade processer
• Bättre transportavtal, lägre kostnader och högre trohetsgrad
• Minskade kostnader genom en komplett fakturakontroll på transportfakturorna
• Bättre beslutsunderlag

Det handlar om att effektivisera, koppla ihop system och minimera den manuella insatsen och öka visualiseringsgraden.

Lena Ridström
VD
lena.ridstrom@primelog.com