Värdet av självfakturering

Om du har kontroll på dina avtal och korrekt sändningsinformation i ditt TMS-system, då kan det vara läge att se över om du kan effektivisera din administration kring fakturahanteringen. Självfakturering eller ”Self-billing” blir alltmer vanligt och kan med fördel användas av den som har bra kontroll på sina inköp av transporttjänster men som upplever att transportörens fakturor ofta är felaktiga och skapar mycket administration för att kunna attesteras eller att din transportör har svårt att producera en elektronisk faktura som kan integreras med ditt TMS-system. Det som krävs för att komma igång är:

• Ett avtal mellan dig och leverantör där du förbereder och ställer ut fakturan på uppdrag av leverantören.
• Du skickar fakturan, faktura-specifikationen inklusive moms och betalar din leverantör.

Det finns två varianter; antingen 1) komplett självfakturering som innebär att du utfärdar den kompletta fakturan för leverantörens räkning inklusive fakturaspecifikation och momsuppgifter, alternativt 2) att du utfärdar fakturaspecifikationen som sedan leverantören använder som underlag för sin faktura.

Självfakturering lämpar sig väl för återkommande leveranser som till exempel transporter. Inom Nätverket för Elektroniska Affärer har man definierat vilka förutsättningar som krävs för att komma igång med självfakturering, bland annat att köparen måste ha de avtalade priserna i sitt system. Lagstiftningen möjliggjorde för självfakturering i Sverige redan 2004 genom ett så kallat faktureringsdirektiv från EU.

Inom bilindustrin har man kommit långt med självfakturering och den gemensamma intresseorganisationen Odette visar på processen för självfakturering.

Fördelar med självfakturering

Avslutningsvis en sammanfattning av de fördelar som finns med självfakturering:

• En elektronisk hantering som ger mindre administration, lägre kostnader och mindre tidsåtgång för att hantera fakturor.
• Själva fakturakontrollen elimineras och hanteras av din leverantör.
• Fakturorna skapas i ditt format vilket underlättar för ekonomi-administrationen.
• Flexibilitet – möjliggör outsourcing av hela fakturahanteringen.
• Omfattar leverantörer såväl inom EU som utanför EU.