Visma först med stöd för landets nya arkivredovisning

Som första svenska leverantör kan Visma erbjuda det IT-stöd som behövs för en övergång till statens nya arkivredovisning. Lösningen heter Ciceron Arkivredovisning.

Ett över hundra år gammalt sätt att redovisa arkiv håller på att ersättas av ett nytt. Myndigheters handlingar ska enligt de nya föreskrifterna klassificeras och förtecknas efter processerna i myndigheternas egen verksamhet.

Statliga myndigheter ska ha övergått till den nya redovisningen senast vid årsskiftet 2013-2014. Många andra organisationer har också påbörjat det arbetet.

Insyns- och sökinstrument
Riksarkivet har tagit fram de nya principerna för arkivredovisning, som går ut på att upprätthålla samband mellan verksamhetens processer och dess handlingar. Arkivredovisningen ska vara ett insyns- och sökinstrumentet för att hitta handlingar.

När exempelvis ett ärende registreras hos en myndighet så ska det relateras till en process. Handlingar ska sedan kunna återsökas utifrån sin processtillhörighet.

– Regelverket för arkivredovisningen är komplicerat och kan inte förvaltas utan ett IT-stöd. Bland annat ska alla ändringar i processkartorna kunna kvalitetssäkras och följas, säger Erika Berggren, affärsområdeschef på Visma Sirius. Med Ciceron Arkivredovisning kvalitetssäkras arkivredovisningens komponenter.

Följer hela processen
– När ett verksamhetssystem lämnar över sin information till ett arkiv är det oftast för sent att lägga in processkopplingen. Den måste skapas redan vid handläggningen. Det finns fler skäl till detta, som att informationen från det att den föds ska vara sökbar utifrån den nya redovisningen och att affärslogiken i verksamhetssystemen påverkas av relationen till arkivredovisningen, säger Erika Berggren.

– Ciceron Arkivredovisning kan styra verksamhetens applikationer genom öppna webbtjänster. Därmed blir arkivredovisningen det nav i verksamheten som det måste vara, säger hon.

Styra och förbättra
Den nya arkivredovisningen utgår från processkartor. Deras traditionella uppgift har varit att förstå verksamheten och utifrån den kunskapen styra och förbättra. Arkivredovisningen tillför ytterligare en dimension men det är samma processer.

– Ciceron Arkivredovisning är verktyget för att administrera processkartor oavsett för vilket syfte de är utformade, avslutar Erika Berggren.

• Reglerna för arkivredovisning beskrivs i Riksarkivets föreskrift RA-FS 2008:4. Mer information om den finns på www.riksarkivet.se/default.aspx?id=11207&refid=4032

För mer information kontakta
Erika Berggren, affärsområdeschef Visma Sirius, 0910-58 66 24, erika.berggren@visma.com
Stig Sandström, produktägare Visma Sirius, 0910-58 66 34, stig.sandstrom@visma.com,