Ystads kommun satsar stort på iPad för förtroendevalda

I Ystads kommun kan läsplattan komma att ersätta de stora mängder papper som trycks och postas till varje politiker inför sammanträden. Nu görs istället allt material tillgängligt i ett digitalt paket som laddas ned till iPaden.

Kommunstyrelsen i Ystads kommun beslutade i onsdags att för kommunfullmäktige föreslå en storsatsning på att förse alla förtroendevalda i kommunen med en iPad.

Ystads kommun blir genom satsningen en av de allra första kommunerna i landet att ersätta pappershanteringen med digitala dokument. Att man nu föreslår att satsa så brett, med siktet inställt på samtliga förtroendevalda, är hittills unikt i Sverige.

Genom att alla dokument som behövs inför varje sammanträde tillhandahålls via en läsplatta, istället för som idag tryckas upp och skickas per post till varje ledamot, räknar kommunen med stora miljövinster såväl som ekonomiska besparingar. Enligt beräkningar uppgår de årliga besparingarna på pappershanteringen lågt räknat till 230.000 kr. Med vinster utöver detta i form av förenklad hantering och förändrade rutiner räknar man med att investeringen på totalt ca 1,1 miljoner kr skall betala sig på mindre än tre år.

-Att inte behöva trycka upp och skicka ut så mycket handlingar och dessutom enkelt kunna lagra material och ta fram äldre handlingar när man behöver dem, t ex under ett sammanträde kommer att bli oerhört värdefullt, säger kommunalrådet Kristina Jönsson (M).

Det är kommunens It-chef Roger Nilsson och webbstrategen Gabriel Borgius som i samarbete med de Malmöbaserade företagen 518 Media AB och Jayway AB har tagit fram konceptet. Det bygger på enkelhet och att i största möjliga mån efterlikna arbete med "verkliga" pappersdokument. Egna anteckningar sparas enkelt och understrykningar görs direkt på dokumentet, tack vare den tryckkänsliga skärmen i läsplattorna. Dokumenten sparas med anteckningarna, och anteckningar kan distribueras digitalt till andra ledamöter om man önskar. Även gamla handlingar kommer att kunna öppnas i läsplattan tack vare kopplingen till kommunens dokumenthanteringssystem.

Bakgrundsfakta:

Önskemål om att digitalisera politiken i Ystad har funnits under en längre tid, men först i och med att iPad dök upp på världsmarknaden har man bedömt det som realistiskt att genomföra. Framförallt har man riktat in sig på att förenkla och effektivisera processerna kring de dokument som skickas ut till förtroendevalda inför varje politiskt möte.

Med minskad pappersförbrukning och slopade transporter finns tydliga vinster att hämta, både ur ett miljöperspektiv och ett ekonomiskt perspektiv. Dokumenten som idag skickas ut per post till varje politiker inför varje sammanträde är tjocka luntor - tunga, omfattande och dyra, både att trycka och att skicka ut.

Kontakt:

Roger Nilsson, It-chef, Ystads kommun: 0709-477009

Gabriel Borgius, Webbstrateg, Ystads kommun: 0709-477985