8 tips för att att välja rätt CRM-system till ditt företag

Det råder inget tvivel om att alla företag som växer behöver ett bra CRM-system.

Förr eller senare blir det omöjligt att hantera kunddatabasen med hjälp av hundratals kalkylark, att navigera från ett dokument till ett annat för att hitta leads eller kunddata och att söka efter affärsmöjligheter bland sina minneslappar.

Oavsett företagets storlek kan den rätta CRM-lösningen göra dig konkurrenskraftig. Den hjälper dig att:

• få överblick över interaktionen med kunderna
• få kontroll över dina försäljnings- och marknadsföringsaktiviteter
• bibehålla starka relationer med befintliga kunder
• sälja fler produkter och tjänster
• förbättra kommunikationen mellan säljteamet och marknadsavdelningen
• hitta och behålla nya kunder

Trots det kan det vara svårt att hitta rätt CRM-system för företaget.

Problemet handlar inte bara om att det finns många lösningar och teknologier att välja bland. Du behöver också överväga olika implementeringsalternativ, möjligheter att göra anpassningar, kostnader, skalbarhet och affärsvärdet. Allt det måste du göra innan du bestämmer dig.

Utöver detta behöver du också väga in en annan viktig faktor när du väljer CRM-system till ditt företag: dina egna behov.

Du behöver börja med att noga analysera företagets affärsbehov. Därefter jämför du dem med den funktionalitet som erbjuds och din inköpsbudget. Till sist kan du avgöra om du behöver alla funktioner som en CRM-lösning erbjuder eller bara vissa av funktionerna.

Den här artikeln hoppas vi ska underlätta beslutsprocessen. Den innehåller några praktiska tips på hur du väljer rätt CRM-system för ditt företag.

8 saker du bör utvärdera för att välja rätt CRM-system

Det största misstaget som många företag gör är att lägga fokus på att utvärdera leverantörer och testa olika funktioner. De borde istället koncentrera sig på sina egna behov och affärsprioriteringar.

Innan du börjar utvärdera olika CRM-leverantörer bör du ställa dig följande frågor:

1. Vilka av våra processer är de mest ineffektiva och vad vill vi förbättra med ett CRM-system?
2. Vilka operativa processer och arbetsflöden saknar vi?
3. Vilka kommer att använda CRM på företaget? Hur många användare behöver vi?
4. Vilka andra system vill vi integrera med CRM-systemet?
5. Hur stor är vår budget?

När du är klar med denna inledande strategiska process vet du varför du behöver CRM. Då kan du börja med att definiera vad du vill ha i ett CRM-system.

Här är åtta områden som du bör ta hänsyn till när du väljer CRM-system.

1. Bestäm typ av CRM-lösning: molnbaserad eller lokal installation

Båda lösningarna har sina för- och nackdelar.

Med en molnbaserad lösning (Software as a Service/SaaS) behöver du ingen server eller teknisk kompetens. Du loggar bara in i CRM-programvaran i molnet via webbläsaren och . all information ligger på leverantörens server.

Du måste dock alltid vara uppkopplad och om internetförbindelsen bryts har du inte tillgång till dina data.

Med en lokalt installerad lösning äger du programvaran och fysiskt hostar den internt. Då har du direkt tillgång till servrarna om du vill integrera systemet med andra skräddarsydda applikationer.

Här krävs att du har interna IT-resurser och nödvändig maskin- och programvara. I tillägg blir kostnaden för att komma igång högre.

Här är en sammanfattning av för- och nackdelarna med respektive plattform:

Värt att tänka på: även om du behöver en viss typ av implementering idag så kan det hända att du behöver en helt annan i framtiden.

Välj därför en CRM-lösning som är flexibel och som kan utvecklas i takt med företaget.

2. Ta reda på vilken funktionalitet du behöver

Ditt företag är unikt vad gäller processer, kundbas och tillväxtdynamik.

Därför är det ingen god idé att binda upp sig till standardiserade, grundläggande och oföränderliga funktioner. Du behöver en skalbar CRM-lösning.

När företaget växer kommer även CRM-behoven att förändras. Då måste du vara säker på att den CRM-lösning du väljer är enkel att uppgradera till nya och mer avancerade versioner.

Var också uppmärksam på att CRM-programvara ofta innehåller många olika funktioner för att tilltala så många olika typer av företag som möjligt. Men varför ska du betala för funktioner som du inte behöver eller använder?

Enligt SoftwareAdvice.com är det vanligt att företag överskattar antalet funktioner som de faktiskt behöver när de köper sitt första CRM-system.

Ställ dig själv frågan: behöver alla anställda verkligen alla funktioner och finesser som ett CRM-system erbjuder?

Detsamma gäller antalet användare på företaget. Kanske är det så att olika användare behöver olika användarplaner. Försäljningsavdelningen kanske behöver avancerade säljfunktioner kombinerat med möjlighet att använda CRM på mobilen. Medan kommunikationsteamet kanske bara behöver funktioner relaterade till marknadsföring.

Du bör i vilket fall som helst undvika en standardlösning som ska passa alla. Välj hellre ett CRM-system som kan anpassas till dina behov.

3. Säkerställ att systemet kan integreras med andra applikationer

Det här är en av de viktigaste faktorerna när du ska välja CRM till företaget.

När du köper ett CRM-system köper du inte ytterligare ett i raden av fristående programvaror. Du köper CRM för att integrera och effektivisera hela verksamheten.

Därför måste du vara säker på att CRM-systemet kan integreras med övriga applikationer som du redan har.

Här talar vi inte bara om integration med Office 365 eller Google G-suite. Det är naturligtvis viktiga integrationer, men CRM-lösningen bör också kunna integreras sömlöst med:

• ERP eller andra ekonomisystem
• HR-system
• företagets webbplats för enkel import av leads
• betalningslösningar eller e-handelsplattformar för att registrera transaktioner
• e-marknadsföringslösningar

Värt att tänka på: även om du behöver en viss typ av implementering idag så kan det hända att du behöver en helt annan i framtiden.

Välj därför en CRM-lösning som är flexibel och som kan utvecklas i takt med företaget.

4. Ta reda på vilken funktionalitet du behöver

Ditt företag är unikt vad gäller processer, kundbas och tillväxtdynamik.

Därför är det ingen god idé att binda upp sig till standardiserade, grundläggande och oföränderliga funktioner. Du behöver en skalbar CRM-lösning.

När företaget växer kommer även CRM-behoven att förändras. Då måste du vara säker på att den CRM-lösning du väljer är enkel att uppgradera till nya och mer avancerade versioner.

Var också uppmärksam på att CRM-programvara ofta innehåller många olika funktioner för att tilltala så många olika typer av företag som möjligt. Men varför ska du betala för funktioner som du inte behöver eller använder?

Enligt SoftwareAdvice.com är det vanligt att företag överskattar antalet funktioner som de faktiskt behöver när de köper sitt första CRM-system.

Ställ dig själv frågan: behöver alla anställda verkligen alla funktioner och finesser som ett CRM-system erbjuder?

Detsamma gäller antalet användare på företaget. Kanske är det så att olika användare behöver olika användarplaner. Försäljningsavdelningen kanske behöver avancerade säljfunktioner kombinerat med möjlighet att använda CRM på mobilen. Medan kommunikationsteamet kanske bara behöver funktioner relaterade till marknadsföring.

Du bör i vilket fall som helst undvika en standardlösning som ska passa alla. Välj hellre ett CRM-system som kan anpassas till dina behov.

5. Säkerställ att systemet kan integreras med andra applikationer

Det här är en av de viktigaste faktorerna när du ska välja CRM till företaget.

När du köper ett CRM-system köper du inte ytterligare ett i raden av fristående programvaror. Du köper CRM för att integrera och effektivisera hela verksamheten.

Därför måste du vara säker på att CRM-systemet kan integreras med övriga applikationer som du redan har.

Här talar vi inte bara om integration med Office 365 eller Google G-suite. Det är naturligtvis viktiga integrationer, men CRM-lösningen bör också kunna integreras sömlöst med:

• ERP eller andra ekonomisystem
• HR-system
• företagets webbplats för enkel import av leads
• betalningslösningar eller e-handelsplattformar för att registrera transaktioner
• e-marknadsföringslösningar

Våra undersökningar visar också att enkel driftsättning är den viktigaste faktorn vid införandet av CRM. Det är med andra ord viktigt att inte underskatta vikten av ett enkelt och användarvänligt gränssnitt.

8. Säkerställ att systemet har GDPR-funktioner

Sist men inte minst är det viktigt med GDPR-funktioner i ett CRM-system.

GDPR har nu trätt i kraft och det är viktigare än någonsin hur du lagrar och använder personuppgifterna i din kunddatabas. Att ha ett GDPR-redo CRM-system hjälper dig att hantera dina kunduppgifter mer effektivt.

Om en kund exempelvis vill bli raderad från din databas måste du respektera detta och skicka en bekräftelse på raderingen. Och om kunden begär en elektronisk rapport över vilka uppgifter du har lagrat om kunden i CRM-systemet behöver du en funktion som gör det möjligt att generera en sådan rapport för varje enskild kund.

En lösning där detta kan utföras med ett klick sparar dig både tid och resurser. Då behöver du inte manuellt radera kundens uppgifter från olika databaser. Du behöver inte heller leta igenom olika källor för att kontrollera vilka uppgifter du har och var de är lagrade. Processer där det lätt uppstår fel på grund av den mänskliga faktorn.

Det här är bara några få exempel på GDPR-relaterade uppgifter som du måste kunna utföra i ditt CRM-system.

Om du saknar specifika GDPR-funktioner löper du större risk att inte uppfylla gällande lagkrav.

Slutsats

CRM spelar helt klart en central roll för ett företags framgång.

Oavsett storlek på företaget behöver du kartlägga dina behov och krav, för att sedan ställa det i relation till er budget för att enklare hitta den rätta lösningen.

Även om företaget inte behöver alla funktioner och tillägg från början är det klokt att säkerställa att leverantören kan erbjuda funktioner och tillägg i framtiden om era behov förändras.

Det är lätt att engagera sig i vad alla de stora CRM-systemet kan göra för ditt företag, så här är det klokt att stanna upp och tänka lite smart, vilken funktionalitet är det som vi verkligen behöver? Det viktigaste är att hålla det enkelt, börja i liten skala och utöka systemet i takt med att företagets behov växer.

För att få mer information om hur du väljer rätt CRM-lösning kan du ladda ner vår gratisversion: ”Köpguide för CRM”.