Google Apps och Office 365. Vad passar dig bäst?

Det är i dag egentligen en enda kamp, mellan Microsoft och Google. Två av giganterna inom IT. Deras företagspaket kallas för Office 365 respektive Google Apps.

Från början var detta tänkt som en jämförelse, en giganternas kamp. Men desto mer jag grottade ner mig i frågan, desto mer kom jag fram till att det inte är relevant med en kamp mellan de två populära lösningarna. Därför tänker jag istället försöka ta upp lite viktiga saker som är värda att tänka på när du gör ditt val. För i ärlighetens namn är de egentligen lika kompletta. Båda lösningarna ger dig allt du behöver för det vardagliga arbetet och mycket mer därtill, allt i molnet, lättåtkomligt och smidigt.

Det viktigaste att tänka på när du väljer att flytta ditt företag till molnet är att du kommer att låsa dig till en av dessa lösningar. Även om det går att kombinera exempelvis Google Drive för lagring av filer med att all dokumenthantering sker i ett vanligt Word eller Excel, så är det inte ett särskilt bra sätt att utnyttja tjänsterna på. Du bör göra ditt val och verkligen följa det, hela vägen. Självklart kan du i efterhand migrera allt till konkurrenten om det inte fungerar bra, men det är en del jobb med det. Jobb som du tjänar mer på att lägga på någonting annat.

En annan sak att ta i åtanke är vana. Vi människor är vanedjur. Vi föredrar att hålla oss till det vi alltid gjort. Som tur är tvingar vi oss ibland att acceptera förändring, men sanningen är att många användare kommer att vantrivas i en IT-miljö de inte känner igen sig i. Är dina anställda och du vana och nöjda med Gmail och Google Drive/Docs eller Office med Outlook, Word och Excel. När jag frågade runt bland IT-ansvariga på företag runtom i världen, var svaret: “Vi föredrar Google då det är lättare att arbeta med för oss, men vi har valt Office, då våra användare är vana vid det. När vi hade Google fick vår it-support för mycket att göra.“ inte ovanligt. Självfallet är detta inte alltid fallet. Vissa företag anpassar sig lättare till nya förändringar. Storlek, bransch och faktiskt även ålder spelar ofta in i frågan.

Priset spelar ofta roll även det. Här är Google oftast billigare. Även platform kan vara viktigt att tänka på i valet av molnlösning. Google Apps fungerar självklart mycket väl på Android, då Google ligger bakom båda, men även alla plattformar då det går via webben och appar. Dock har relationen mellan Windows Phone och Google varit lite knackig senaste tiden, så många av Googles appar för Microsofts mobilsystem har inte uppdaterats på ett tag. Microsofts Office 365 fungerar som bäst tillsammans med Windows och Windows Phone men fungerar även med andra plattformar. För iOS som mobil plattform inom företaget så är det mindre skillnader.

Vad gäller driftstörningar är Google bättre, enligt de jag talat med. Skillnaderna är inte särskilt stora, men ändå en märkbar skillnad ansåg de IT-ansvariga jag talat med.

Slutligen har vi detaljen kring sekretess. Microsoft garanterar att de aldrig kommer att titta i dina filer, manuellt eller automatiskt. Google meddelar att de aldrig kommer att visa dina filer för andra, men att de däremot kommer att låta sina automatiska system scanna igenom dem för att kunna skapa bättre annonser till dig och ditt företag. Googles billigare prislapp innebär alltså att du ger Google lite mer data att basera sina algoritmer på. Detta gör Google redan på alla Google-konton och även om det kan kännas lite olustigt när man tänker på det, så har du troligen delat med dig av liknande data till Google i några år. Google är trots allt ett företag som lever på sin annonsverksamhet.

Vad du väljer är upp till dig. Båda tjänsterna är välutvecklade och bra. De utvecklas konstant och vilken som är bäst på pappret idag behöver inte vara samma som imorgon. Tänk noga över ditt val. Vi på Team8 hjälper gärna till att hitta rätt lösning för just ditt företag, så självklart får ni höra av er. Snart kommer vi även kunna hjälpa er hela ledet och leverera tjänsterna till er direkt. Vi ser spänt fram emot detta.