Så får du svar på din webbenkät

Idag är det många som vill ha svar på olika webbenkäter via förfrågningar på e-post. Många av oss kan känna hur vår inkorg översvämmas av olika erbjudanden och förfrågningar, så det gäller att ta till alla knep för att nå ut. Enkätfabriken har därför tagit fram fem enkla steg till hur man lyckas med att få svarande på webbenkäter.

1. Ha koll på din målgrupp

Olika personer kollar mail olika ofta och vid olika tidpunkter. Därför är det oerhört viktigt att man har koll på den målgrupp man riktar sig till i ett webbenkätsutskick. Om webbenkäten går ut till personers arbetsmail gäller förstås helt andra tider än om det går till privata e-postadresser, men även mellan olika yrkeskategorier är skillnaderna stora. Anställda i praktiska yrken kollar företrädelsevis e-post antingen mycket tidigt eller innan de går för dagen medan personer som sitter på kontor har tillgång till e-post kontinuerligt under dagen.

2. Välj rätt dag och tidpunkt

När du har identifierat din målgrupp och skapat dig en bild av deras rutiner så är det dags att välja dag och tidpunkt för ditt utskick. Om man vill nå ideellt aktiva i en förening är helger ofta den tid då det är lättast att få dem att svara. Riktar man istället in sig på anställda så är det tydligt i Enkätfabrikens undersökningar att tisdag är den veckodag då svarsfrekvensen blir bäst. Man bör också sträva efter att utskicket skall trilla ner i mottagarens inkorg precis innan de kollar sin e-post på morgonen. Strax för åtta på morgonen är generellt sett en bra tid.

3. Fatta dig kort och var tydlig

I det e-postmeddelande som mottagarna av din webbenkät får är det viktigt att du formulerar dig kort och koncist. Dessutom måste några saker framgå väldigt tydligt:

A: Vem är avsändaren och vilket förhållande har avsändaren till mottagaren

B: Vad är syftet med undersökningen

C: Hur lång tid tar det att delta i undersökningen

D: Vad gäller kring anonymitet – detta är särskilt viktigt om undersökningen innehåller frågor som kan upplevas vara känsliga.

E: Vad får man som tack för medverkan – se punkt 5.

4. Håll koll på vilka som svarat

Det finns få saker som signalerar brist på professionalism så tydligt som att få påminnelser om delta i en undersökning där man redan har medverkat. För att vara säker på att du inte skickar påminnelser till dem som redan svarat så behöver du individualisera länkarna i utskicket. Hur du löser det kan Enkätfabriken hjälpa dig med.

5. Locka med något – det lönar sig

Att få en bra svarsfrekvens på en webbenkät är centralt för att få ett så bra kunskapsunderlag som möjligt. Därför är svaren värda mycket för dig som gör en undersökning. Några exempel på saker man kan locka med är skraplotter, värdebevis och biobiljetter. Numera kan man enkelt skicka den typen av små tackgåvor via e-post vilket förenklar hanteringen. Kostnaden är dessutom ofta försumbar i jämförelse med vad du vinner på att så många som möjligt väljer att delta.