SmartaMetoders & Jobba Smartares nyhetsbrev - SmartBladet Oktober 2009

Vi, SmartaMetoder och Jobba smartare, har nu haft förmånen att genomföra smartutbildningarnas olika delar på ett större antal företag och verksamheter under hösten. Både inom det privata näringslivet och inom den offentliga sektorn.

Vi får ofta frågan om det är någon skillnad på de anställda inom den privata kontra den offentliga sektorn och vårt svar blir alltid nej. Vår erfarenhet säger att oavsett om man jobbar på det "kända börsbolaget" eller inom en kommun så ställs man dagligen inför svårigheter med att få ihop sin egen tid. Det är ofta många möten som avlöser varandra, det "dyker upp" saker som det måste ageras på "nu", inkorgen i mailen fylls på hela tiden och man ska försöka hinna med det man tänkt göra. Det är en ekvation som inte alltid är så lätt att få ihop.

Senare i nyhetsbrevet finns tidseffektiv vs. tidsmissbruk vilket kan vara en bra start i jakten på att ta tillbaka kontrollen över sin egen tid.

Välkommen att kontakta oss för att ta del av Smartutbildningarna - Träning som gör skillnad!

Michael Alphov - 031-761 03 50 alt. michael.alphov@smartametoder.se

Niklas Lindberg - 042-12 68 30 alt. niklas.lindberg@jobbasmartare.se

________________________________________________________________________

Glöm inte den pågående kampanjen!

Vi har den fortsatta glädjen att lansera Smartkonceptets olika utbildningar till ett rabatterat introduktionspris. Priserna gäller vid nybeställningar senast den 31/10. Utbildningarna bygger på se-höra-göra-öva principen för bästa resultat. Vi är övertygade om att en förbättring av arbetsvanor kan ske för alla med hjälp av smarta arbetsmetoder och rätt träning!

Rabatten innebär följande:

1.      SmartPlan & SmartSell

• 3-steg: 6.750 kr/person exklusive moms
• 4-steg: 8.550 kr/person exklusive moms dessutom ingår en IPU profilanalys® med personlig återkoppling.

2. SmartMail & SmartMeeting

• grupp om max 10 personer - 25.200 kr ex.moms/grupp och utbildning. (utbildningarna är 1 heldag + 1 halvdag)

3. Smarta Team med IPU profilanalys

• grupp om max 10 personer - 22.500kr ex.moms/grupp. (utbildningen är 1 heldag)

Kontakta oss för mer information om respektive utbildning och vilket resultat de leder till.

 _______________________________________________________________________

Tidseffektiv vs. Tidsmissbruk

Hur hanterar vi vår tid egentligen? Många av de personer vi jobbar med upplever en enorm frustration över "att de inte kan få något gjort" på grund av alla avbrott, mail som kommer samt allt annat som sker under en dag. Känslan blir att man inte hinner göra mitt jobb för att det är så mycket(annat)jobb som skall göras.

Varför har vi då så svårt att använda vår tid på ett bra sätt

1. Den mänskliga faktorn - hantera dina instinkter!

Vad innebär då detta? Vi vet ju att vi borde göra annorlunda och planera bättre ändå gör vi det inte. Fällorna vi kan ramla in i är bland annat:

• Vi gör det som är roligt först
• Vi tar inga beslut gällande nya uppgifter - dvs. vi skjuter upp saker
• Vi håller oss till det som "vi kan" - trygghetszonen
• Vi vill ha full kontroll och gör uppgifter som egentligen borde/ska göras av andra
• Försöker hålla "allt" i huvudet - både arbetsuppgifter och privata saker
• Vi blir lätt avbrutna/störda i en pågående uppgift. Både av andra och av "oss själva".

2.      Bristande förståelse för hur det ser ut " på riktigt" under en dag.

För att underlätta i tänket gällande tid har vi valt att dela upp arbetet i tre bitar - det du planerat göra, allt som "dyker upp" under dagen samt planera/besluta vad du ska göra med alla nya uppgifter som inkommit.

Dessa tre pusselbitar måste det tas hänsyn till för att få ihop sin planering på ett realistiskt sätt

3. Ineffektiva "verktyg" och metoder för att planera sin egen tid

Många använder idag sin kalender enbart för att se var de ska befinna sig och missar att planera det de verkligen ska/borde göra "hemma på kontoret". Att- göra listan blir lätt en önskelista då den inte är prioriterad eller strukturerad.

Vilken metod kan man då använda för att planera mer effektivt!

Att ta beslut gällande nya saker som dyker upp är nyckeln till framgång. Det kan bara bli tre saker som kan hända: Göra-Spara-Kasta

Göra: ska du göra det kan du antingen göra det nu eller PLANERA in i din att göra lista eller i din kalender NÄR du ska göra uppgiften.  Skjut upp inte upp dina beslut! Ska inte du göra det gäller delegering så snabbt som möjligt.

Spara: spara dina papper, mail eller filer på rätt ställe direkt. Tänk inte "jag lägger dem här så länge" eller

låta mail ligga kvar i inkorgen för då kommer du lägger mycket tid på att "ta i samma saker" utan att besluta om vad du egentligen borde göra. 

Kasta: allt du inte behöver ha alternativt om det finns någon annanstans så behöver inte just du spara det utan rensa bort och kasta.

 _______________________________________________________________________

 Vad krävs för att nå sina mål?

Varför är vissa bättre än andra på att sätta och framförallt nå sina mål? Vi har identifierat vissa nyckelfaktorer som vi anser vara viktiga. Den mentala inställningen och förhållningssättet till nya uppgifter är extremt viktig - vi kallar det Rätt Mental Attityd!

• Tänk positivt! Allt blir lättare om du ser på saker från "rätt håll".
• Du läcker vad du tänker - din påverkan på dig själv och andra är större än vad du tror. Om du inte håller med eller inte tror på en uppgift så säg det för att ha möjlighet till en annan väg eller lösning.
• Tro på det du gör!
• Eget ansvar! - enbart du kan bestämma över ditt eget beteende och dina tankar.
• Inre vs. Yttre motivation - inre är det du "vinner på att göra saker" och yttre är det som kommer ske runtomkring dig om du/ni lyckas.
• Sätt upp målbilder - se dig själv lyckas!
• Börja med det viktigaste i varje uppgift/projekt och inte det som är lättast
• Se över hur du kan göra det "tråkiga" roligt på jobbet. Behöver du delmål, små belöningar etc.?
• Glädje leder till Glädje - se till att ha roligt när du jobbar!

 _______________________________________________________________________

Kund i fokus: Bergslagens Miljö- och Byggförvaltning

Bergslagens Miljö- och Byggförvaltning (BMB) är en gemensam organisation för 4 mindre kommuner i norra Örebro län. BMB består av ett drygt 40-tal tjänstemän som tillsammans utför kommunal myndighetsverksamhet inom bygg-, trafik- och miljöområdena .

BMB har sedan några år tillbaka kontinuerligt samarbetat med Jobba Smartare AB, Niklas Lindberg i syfte att:

• effektivisera verksamheterna genom smarta arbetsmetoder med återkommande återkopplingar och personlig coachning på individnivå
• fördjupa och tydliggöraenskilda arbetsgruppers utveckling och betydelse för helheten
• öka individernas självkännedom genom metoden med individuella profilanalyser (IPU®) samt hur individer med olika personligheter interagerar på mer välfungerande sätt
• utveckla BMB´s ledningsgrupps arbetssätt (genom coachingtekniker, möteseffektivitet, grupputveckling samt fördjupning av de individuella profilanalyserna

Samarbetet har varit intensivt och synnerligen givande för BMB som organisation samt mycket värdefullt för alla individer på BMB.

Som ansvarig för BMB´s totala verksamhet vill jag understryka styrkorna i de olika tekniker som Jobba Smartare AB har nyttjat och även till det flexibla och individdjupa arbetssätt som Niklas Lindberg bedrivit, allt ifrån från mot mig själv som individ men även med varje anställd vid BMB. Vårt samarbete fortsätter med utbildning av nyanställd personal,uppföljningar och fördjupningar av genomförda programsamt med nya inslag såsom coachningteknik mm.

Jag kan varmt rekommendera andra offentliga organ, myndigheter eller andra verksamheter att också med hjälp av Jobba Smartare få igång en effektiv och vinnande utveckling av såväl organisation som enskilda arbetstagare.

Undertecknat,

Mats Larsson

Förvaltningschef BMB

________________________________________________________________________

Kontaktuppgifter

Michael Alphov, SmartaMetoder

031-761 03 50 | michael.alphov@smartametoder.se | www.smartametoder.se

Niklas Lindberg, Jobba Smartare

042-12 68 30 | niklas.lindberg@jobbasmartare.se | www.jobbasmartare.se