Smart, enkelt, effektivt & roligt!

Nu är det dags att summera det första kvartalet är 2010, det många kallar återhämtningens år. Vi vet inte hur det ser ut i just din specifika bransch men vi som jobbar med träning mot egentligen alla branscher tycker oss märka en rejäl skillnad i optimism hos våra kunder. Vi har själva haft förmånen att få jobba med allt från kommunala verksamheter till stora internationella koncerner under kvartal 1. När man tänker efter och reflekterar lite så inser man att det egentligen inte spelar någon roll vart man jobbar för det handlar ju om oss människor och hur vi förhåller oss till allt som händer runt omkring oss. Oavsett om vi jobbar på ett litet eller stort bolag.

Vi vill påstå att nå framgång i sitt arbete uteslutande handlar om att vara duktigt på att göra ”rätt saker” som leder till utveckling och att uppsatta mål nås. Helt enkelt att jobba smartare med smarta metoder och ta bort allt som inte tillför kunden eller organisationen något värde.

Några höjdpunkter i nyhetsbrevet är:

• Under kvartal två har vi glädjen att erbjuda ett specialpris på det som de flesta organisationer skulle må bra av att förbättra, nämligen SmartaMöten™ - möteseffektivitet!

I detta nummer kan du även läsa om hur Business region Göteborg använt oss och våra träningar som ett led i deras personalutveckling.    

• 8 tips för smart e-posthantering.

 Ha en skön vår och nu kör vi!

 Michael Alphov & Niklas Lindberg

Ladda ned hela nyhetsbrevet i pdf format här: http://www.smartametoder.se/sida14.html

____________________________________________

Att mötas är en konst

Vad handlar ett möte om egentligen? Vad är det som sker när vi samlas mer än två personer för att diskutera, planera eller utveckla olika teorier och uppgifter? Hur ska man gå tillväga för att verkligen få en positiv effekt och ett konstruktivt resultat av alla möten som hålls runt om på arbetsplatser idag?

 Nya studier, som presenterats i tidningen Chef, visar på att interna möten tar mellan 15-25% av de anställdas tid. För ett företag med 100 anställda motsvarar detta cirka 15 miljoner i kostnad. Det borde då kännas ännu mer angeläget att något bra kommer ut av dessa möten och inte enbart en frustration över bortkastad tid som kunde används till något annat.

I vår träning SmartaMöten™ som finns beskriven nedan jobbar vi med att försöka lösa de eventuella problem som finns gällande er interna möteseffektivitet och kultur. Allt för att göra möten till ett kraftfullt verktyg istället för tid-/energislöseri.

”interna möten tar mellan 15-25% av de anställdas tid. För ett företag med 100 anställda motsvarar detta cirka 15 miljoner i kostnad”

Utbildning i SmartaMöten + kampanjinfo

SmartaMöten™ är en 1,5 dagars utbildning där syftet är kortare eller färre möten, snabbare och tydligare beslut, bättre uppföljning och utvärdering av beslut och effektivare och roligare samarbete i mötesgruppen. Detta uppnås bl.a. genom att tillsammans gå igenom och formulera syfte och mål med mötena, skapa mötesrutiner och regler samt att se till att mötesinnehållet är rätt. Utbildningen lämpar sig för alla typer av verksamheter, både privata och offentliga.

Lean och 5S                                                                      

I SmartaMöten™ använder vi delar av Lean och 5S för att identifiera slöseri med tid och resurser, för att istället frigöra tid för kvalitet
och värdeskapande arbetsuppgifter samt skapa ordning och reda
på era möten.

Genomförande                                               

Kursdagarna genomförs på er arbetsplats, med ca 3-5 veckors
mellanrum, i grupper där teori varvas med workshops.

Plats: Konferensrum

Pris: 28.000: -/grupp exkl. moms.    

 Kampanj under kvartal 2

Vid beställning av 1 grupp: 10 % rabatt.
25.200:- exkl. moms/grupp.

Vid beställning av 2 grupper: 15 % rabatt.
23.800:- exkl. moms/grupp.

För mer info gå in på www.smartametoder.se/sida16.html  (just nu är är det kampanjen för kvartal 1 som finns där)

 _____________________________________________

Kund i fokus - Business Region Göteborg

Företagsfakta: Business Region Göteborg AB arbetar för att stärka och utveckla näringslivet i Göteborgsregionen. Vi är ett icke vinstdrivande bolag som representerar 13 medlemskommuner. Målsättningen är att bidra till hållbar ekonomisk tillväxt, hög sysselsättning och ett diversifierat näringsliv.

Vi är 85 anställda som jobbar för att på olika sätt hjälpa företag att bli mer framgångsrika i vår region. Vi hjälper bland annatv till med etablerings- och investerarservice när företag antingen vill flytta till Göteborgsregionen eller göra befintliga expansionsinvesteringar. Vi bistår även små- och medelstora företag som vill växa genom vårt specialutformade program ”Expedition framåt”. Utöver detta hjälper vi dessutom hjälper företag i våra branschkluster att utvecklas genom nära samverkan och utvecklingsarbete tillsammans med universitet och högskola, offentlig förvaltning samt näringsliv

Läs mer på: www.businessregion.se

På Business Region Göteborg, BRG, sker arbetet i ett högt tempo med många kundaktiviteter. Ett högt tempo med komplexa arbetsuppgifter kan lätt medföra negativ stress. Men eftersom medarbetarens hälsa är viktig för BRG är det viktigt att varje person har en god struktur på sitt arbete och med hjälp av SmartTime™ utbildningen kan man jobba effektivt och må bättre.

Vi har använt oss av utbildningsmetoden sedan 2006 och totalt har ett 30-tal medarbetare genomfört utbildningen. Resultatet har varit mycket positivt. Medarbetarna har upplevt utbildningen mycket positivt och konsulten Michael Alphov har genomgående fått högsta betyg i utvärderingarna. I snitt har varje medarbetare frigjort 5-10 timmar/vecka per person genom att leta mindre eget material, leta mindre gemensamt material, delta i onödiga möten och minskad tidsåtgång för diskussion via e-post.

 Som HR-chef har jag fått en utvärderingsrapport efter varje utbildningstillfälle med en sammanställning över resultaten och förslag på fortsatt utveckling.  Sammanfattningsvis är detta en utbildning som ger snabba resultat då man varvar teori med praktiskt arbete och värdefull personlig handledning. Det faktum att medarbetarna jobbar med sina egna dokument, i sin egen dator, vid sitt eget skrivbord gör att det direkt känns nyttigt och effektivt. Vi kommer även i framtiden att använda oss av utbildningen.

Bästa hälsningar,

Julia Wadman, HR-chef

_____________________________________________________

Notera: Ni hiittar all information om SmartTime utbildningen här: http://www.smartametoder.se/index.html

_____________________________________________________

E-poststyrd eller uppgiftsstyrd?

Ända sedan användandet av e-post slog igenom på allvar, har antalet mail som skickas ökat i en allt snabbare takt. Allt handlar om hur vi väljer att förhålla oss till e-post men framförallt hur vi väljer att använda verktyget i vårt dagliga arbete.

E-post ska inte ersätta möten och telefonsamtal utan komplettera för att förbättra vår kommunikation.Därför ska e-post behandlas precis som vi behandlar vår vanliga ”fysiska inkorg”, brevlådan hemma eller olika telefonsvarare – det är enbart ett ställe där vi samlar inkommande uppgifter och information som behöver behandlas. Hur många lägger tillbaka saker som lästs eller ska behandlas i brevlådan hemma i väntan på att något ska ske?

Vad är då den stora utmaningen?

Målet är att inkorgen ska vara tom minst en gång om dagen!

Detta behöver dock inte innebära att allt är behandlat utan enbart att nästa åtgärd är beslutat. Givetvis kommer en el uppgifter att vara avslutade men allt ska inte göras idag och kanske inte heller av just dig. Detta kan kännas ouppnåeligt men när du väl kommit ner till ”tom inkorg” kommer du inse att startsträckan varje dag kommer vara kortare. Enkelheten gällande prioritering av ALLA dina arbetsuppgifter kommer också öka.

Det handlar om att vara uppgiftsstyrd och inte e-poststyrd! 

8 tips för bättre e-postkontroll!

• Avsätt tid varje dag för att göra din e-post. Antal ggr styrs av dina arbetsuppgifter och antal mail som du får under en dag.
• Använd ”Gör det nu” metoden för hantering av mail som innebär att du fattar beslut direkt du tar i mailet om vad du ska göra som nästa åtgärd. Det kan bara bli Göra – Spara – Kasta. Ska du inte göra det nu så gäller att bestämma när.
• Ta bort alla signaler för inkommande mail för att undvika att bli händelsestyrd.
• Sträva efter att ha en tom inkorg varje dag!
• Skicka bara mail tillberörda. Var oerhört restriktiv med cc/kopior/svara alla.
• Håll dig till ett ämne i varje mail.
• Jobba med en tydlig start i alla rubriker:  FYA (for your action) alt. För åtgärd används när du vill att mottagaren ska agera: FYI(for your information) alt För info används när du enbart vill informera mottagaren. Ingen åtgärd krävs
• Var övertydlig i din ”kommunikation via e-post gällande budskap och eventuella deadlines. Kom ihåg att det är mottagaren som läser som ”avgör” vad som står i mailet och hur han/hon tolkar budskapet.

___________________________________________________

Nyhetsbrevet kan laddas ned i sin helhet här: http://www.smartametoder.se/sida14.html