All fastighetsdokumentation i ett svep

Hur kan man göra det enklare och smidigare för kunderna i samband med projektöverlämningar? Frågan väcktes internt på Wästbygg för ett antal år sedan och svaret blev en egenutvecklad app. 2013 lanserade Wästbygg den första versionen av appen Din Wästbyggfastighet. Via appen får kunderna efter avslutat byggprojekt digital tillgång till all den dokumentation som hör till den nybyggda fastigheten som till exempel ritningar, tekniska beskrivningar och manualer.

I stället för ett antal hyllmeter med pärmar finns all information bekvämt paketerad i en surfplatta endast ett fingersvep bort. Dessutom är dokumentationen i tryggt förvar, oåtkomlig för fukt, brand och andra skaderisker. Nyligen gjordes en uppdatering av appen och till nyheterna hör bland annat att den numera även går att ladda ner till iPhone och att det finns en funktion för felanmälningar.

Appen laddas ner via iTunes eller AppStore. Varje kund får ett eget unikt lösenord som gör att det enbart är det egna dokumentarkivet som blir tillgängligt. Därefter är det upp till varje kund att själv bestämma vem eller vilka användare som ska få tillgång till inloggningsuppgifterna. Den minskade pappershanteringen samt den mobila tillgängligheten med snabbare access till informationen upplevs mycket positivt av användarna.

En av Wästbyggs kunder som har använt appen under en tid är Arlandastad Holding i Stockholm. Hösten 2015 avslutade Wästbygg byggandet av en anläggning för bilförsäljning och bilservice åt dem. Där började appen användas redan inför slutbesiktningen.

– Besiktningsmannen laddade hem allt material till sin surfplatta och tittade igenom det i god tid innan besiktningen. Han kunde därmed skicka synpunkter till alla oss som var inblandade i förväg och var sedan väl förberedd när det var dags för själva besiktningen. Den genomfördes helt och hållet via appen, utan pärmar och papper, och blev dessutom godkänd utan anmärkningar, berättar Fredrik Pennhag, projektledare på Arlandastad Holding.

Arlandastad Holding har sedan fortsatt att använda appen i det dagliga förvaltningsarbetet och de är mycket nöjda med både funktionen och hur innehållet är strukturerat.

– Häromdagen behövde jag till exempel veta vilken kulör som var använd på ett av golven samt vem leverantören var. Uppgiften hade jag framme på nolltid. Alternativet hade varit att ta mig till kontoret och där bläddra igenom alla handlingar tills jag hittat det jag sökte. Just tidsbesparingen det innebär när all information finns till hands när man är ute i verksamheten är en av de stora fördelarna, appen fungerar verkligen klockrent, säger Johan Lundberg som arbetar som förvaltare på Arlandastad Holding.

Johan ser ytterligare en stor fördel i att uppgifterna alltid är aktuella.

– I appen uppdateras informationen så snart något inträffar som påverkar dokumentationen, vilket jag tycker är ovärderligt. Informationen är också lätt att hitta i och med mappstrukturen. Jag skulle önska att alla byggentreprenörer kunde erbjuda en likvärdig funktion efter avslutat projekt, men jag har hittills inte stött på någon annan än Wästbygg som erbjuder en sådan här lösning, konstaterar han avslutningsvis.