"Kvittohantering förblir en administrativ bromskloss för Sveriges företagare"

Igår kom Bokföringsnämndens med ett väntat uttalande som inte desto mindre försvårar kvittohanteringen för Sveriges företagare. Bokföringsnämnden, som är statens expertorgan inom redovisningsområdet, aviserar att lagen inte tillåter elektronisk lagring av papperskvitton.

När bokföringen görs måste det finnas något som styrker varje affärshändelse. Det kan vara en faktura, ett avtal, en avi och så vidare. Kvittohanteringen, av många företagare upplevt som tids- och energikrävande, är inget undantag. Men igår kom ett uttalande från Bokföringsnämnden som ställer till det rejält: egna utlägg i pappersform måste sparas i pappersform även om det kom bolaget tillhanda elektroniskt.

“Det ska vara ordning och reda, det är bra. Men när ordning och reda blir analogt, ineffektivt och baserat på att världen ska förbli som den en gång var - då blir det fel” säger Björn Elfgren, VD på Wint. Han fortsätter; “Grundregeln är att ett kvitto, eller egentligen vilket underlag som helst, ska sparas i det format det kommer bolaget tillhanda. Det var enkelt när det bara fanns pappersversioner av kvitton och fakturor. Men nu när det finns pdf-versioner, mailkvitton, html-sidor, e-fakturor och så vidare. Ja, då blir det stökigt.”

Med vetskap om att kvittohanteringen för småföretagare är tidskrävande och för många rörig har Wint bland annat varit förespråkare för att egna utlägg ska fotograferas in, med direkt utbetalning som följd. Dels för att papperskvittot därmed kan slängas direkt efter köpet då originalet för bolaget blir själva fotot. Men också för att det ska finnas incitament för den anställde att skicka in kvittot direkt.

Ett kvitto måste enligt gällande regelverk sparas i sju år vilket är långt mer än de flesta papperskvitton klarar av utan att blekna eller vittra sönder. En digital kopia, som ett foto, kan däremot lagras både längre och säkrare, och tar dessutom inte upp onödig plats i hyllor och lådor.

“Bokföringsnämnden menar att om en anställd får ett papperskvitto, då är det papperskvittot som inkommit till bolaget och då måste det sparas som ett papperskvitto. Jag tycker att detta verkligen är att sila mygg och svälja kameler” säger Björn. “Men det är egentligen inte Bokföringsnämnden min kritik riktas mot, de försöker ju bara tyda nuvarande lagar och regler. Kritiken riktas mot lagstiftarna som inte lyckats anpassa lagstiftningen till ett samhälle där den tekniska utvecklingen går framåt. Ska vi ha effektivt företagande i Sverige så kan inte en av frågorna vara hur vi ska hantera olika versioner av samma kvitto.”