Digitaal omgevingsloket: één op twee burgers heeft nog hulp nodig

Het nieuwe digitale omgevingsloket[1] waarmee burgers en bedrijven o.a. een stedenbouwkundige en/of milieuvergunning kunnen aanvragen, is een stap vooruit. Toch moet het gemeentepersoneel burgers in één op twee gevallen nog helpen bij het indienen van hun digitale dossier of moet het de papieren dossiers zelf digitaliseren. Het digitale systeem loopt ook nog niet gesmeerd. De gemeenten zijn er wel in geslaagd om in de ongeveer 65.000 dossiers zo goed als altijd binnen de termijn te beslissen. Dat blijkt uit een bevraging van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw (VVSG) bij de stedenbouwkundige en milieuambtenaren.

Mensen hebben veel hulp nodig

In één op twee gevallen moet een personeelslid van de gemeente burgers of bedrijven ondersteunen bij het onmiddellijk digitaal indienen. ‘Mensen hebben vaak nog moeite met het systeem. Het is belangrijk dat we onze inwoners begeleiden bij het digitaal indienen, dat is ook onze taak maar het kost wel tijd,’ stelt Johan Van Den Berg uit Maasmechelen. Dat het niet eenvoudig is, blijkt ook uit het feit dat mensen waar mogelijk nog vaak -in één op drie aanvragen- op papier indienen. De gemeente moet het dossier dan vervolgens digitaliseren.

Meer samenwerking tussen diensten

De omgevingsvergunning verenigt en vervangt verschillende vergunningen die vroeger een aparte procedure kenden, zoals de stedenbouwkundige en de milieuvergunning. Dat is een groot voordeel. ‘Stedenbouwkundige, milieu- , natuur- en kleinhandelsaspecten worden nu gelijktijdig beoordeeld. Dat is veel efficiënter en het leidt ook tot een betere samenwerking tussen de diensten van stedenbouw, milieu en economie, ‘ bevestigt ook Dominiek Vancolen uit Langemark-Poelkapelle. Zo vermijden gemeenten dat aan het einde van het proces nog knelpunten opduiken.

Verbeterpunten

Nog niet alles loopt op wieltjes. Het Omgevingsloket kan nog veel gebruiksvriendelijker, zodat iedereen de aanvraag makkelijk zelf kan doen. Dat levert tijdswinst op voor burgers, bedrijven en de gemeente. ‘Een ambtenaar werkt nu gemiddeld een half tot anderhalf uur lang om mensen te gidsen bij het invullen van hun digitale aanvraag. Dat is te veel tijd en betekent dat het digitale platform voor verbetering vatbaar is,‘ luidt het.

Daarom vraagt de VVSG

• dat het digitale systeem mensen zelf beter begeleidt tijdens het indienen van een aanvraag. De zogenaamde snelinvoer kan nu slechts in zo’n 15% van alle aanvragen gebruikt worden en dat is te weinig;
• het Omgevingsloket moet gebruiksvriendelijker en intuïtiever: burgers, bedrijven én gemeentepersoneel moeten er gemakkelijk hun weg in vinden
• een aantal bijsturingen in de procedure.

Beslissingstermijnen grotendeels behaald

De gemeenten ontvingen bijna 65.000 aanvragen onder dit nieuwe digitale systeem. Dat is veel. Toch werd zo goed als altijd binnen de termijn beslist, wat verre van vanzelfsprekend was. Het resultaat is in de eerste plaats te danken aan de inzet van de gemeentelijke ambtenaren.

Burgers en bedrijven die werken willen uitvoeren waarvoor een omgevingsvergunning nodig is, nemen best al in een vroeg stadium contact op met hun gemeente, zodat samen kan worden bekeken wat nodig is om de aanvraag correct en digitaal in te dienen.

Meer info: Nathalie Debast, Verantwoordelijke Perszaken VVSG, 0497/31.80.77 

[1]Vier gemeenten (en de Vlaamse overheid) startten op 23 febr. 2017 met het digitale omgevingsloket, Beersel op 18 april 2017, Diest op 2 mei 2017 en alle andere gemeenten op 1 januari 2018