​Informationsmanagement für Pharmaunternehmen: Mit Iron Mountain Daten effektiv verwalten

Iron Mountain bietet maßgeschneiderte Lösungen für Expansion, Patentschutz und Compliance.

Hamburg – 06. Juli 2015. Um seine Kunden beim oftmals komplizierten Management ihrer Unterlagen zu unterstützen, bietet Iron Mountain als Spezialist für die sichere Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten maßgeschneiderte Lösungen. So können Unternehmen ihre Daten nicht nur archivieren, sondern darüber hinaus aktiv verwalten. Für die Pharmaindustrie bedeutet dies den schnellstmöglichen Zugriff auf Daten zur Überprüfung und Verteidigung ihrer Patente sowie die Optimierung der unternehmensweiten Informationsnutzung. Zudem profitieren Unternehmen an allen Standorten weltweit von denselben qualitativ hochwertigen Prozessen und Nachweisketten für die strikte Einhaltung von Vorschriften und Regeln wie GCP und GLP.

Pharmaunternehmen expandieren zunehmend auf internationaler Ebene. Dabei treiben häufig komplexe Fusionen und Übernahmen die Eroberung neuer Märkte voran, was Unternehmen vor große Herausforderungen stellt. Beispielsweise gilt es, den Überblick über die steigende Vielzahl an Patenten sowie deren Ablaufdaten zu behalten. Gleichzeitig ist es wichtig, das Unternehmen vor negativen Rechtsfolgen zu schützen und im Falle eines Rechtsstreits innerhalb kürzester Zeit sämtliche vor Gericht erforderlichen Unterlagen in Form von Originaldokumenten zusammenzustellen. Zusätzlich muss die Einhaltung diverser Standards gewährleistet sein. Dies steigert die Bedeutung des Informationsmanagements als auch der entsprechenden Speicher- und Datenverarbeitungsprozesse erheblich – insbesondere dann, wenn Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten sowie die Produktion an verschiedenen Standorten ausgeführt werden. Um solchen Herausforderungen gerecht zu werden, bietet Iron Mountain als globaler Partner ein zuverlässiges System für das Informationsmanagement.

Informationen global vernetzt

Mit der Einführung seines sicheren und schnellen Archivmanagementsystems unterstützt Iron Mountain Kunden in über 36 Ländern. Indem sich das System stets flexibel an die Bedürfnisse eines wachsenden Unternehmens anpasst, ermöglicht es die standortübergreifende Archivierung sowie die gemeinsame Nutzung und Verwaltung physischer und digitaler Dokumente. „Über unser Online-Kundenportal IM Connect^TM haben Kunden sogar die Möglichkeit zur Indizierung und Kategorisierung ihrer Dokumente unter Verwendung ihrer firmeneigenen Terminologie“, so Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. „So filtern sie beispielsweise nach Ablaufdaten der Patente oder speziellen Schlüsselwörtern, um zusammenhängende Dokumente zu erkennen.“ Zudem helfen die Experten bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen inklusive der sicheren Vernichtung abgelaufener Dokumente und digitaler Medien. Dabei sorgt Iron Mountain mit regelmäßigen Kontrollen und der zuverlässigen Protokollierung für eine lückenlose Nachweiskette und gewährleistet an allen Standorten stets schnellen Zugriff auf sämtliche Informationen. Entweder in Papierform oder als gescannte Dokumente.

Um Unternehmen aus der Pharma- und Chemiebranche noch besser adressieren zu können, betreibt Iron Mountain in Deutschland mehrere auf Basis des Qualitätssicherungssystems „Gute Laborpraxis“ (GLP) zertifizierte Lagerstandorte. Dabei verschreibt sich der externe Dienstleister intern sogar einem höheren Standard als von den GLP-Anforderungen vorgesehen, sodass sämtliche Dokumentationsunterlagen zu durchgeführten Prüfungen und Studien sowie die zugehörigen Proben und Rückstellmuster nach besonders strengen Regelungen archiviert werden. „Gerade in diesen Branchen ist die Archivierung unternehmenskritisch“, bestätigt Börgmann. „Gerne sind wir unseren Kunden bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen behilflich.“

Aus der Praxis: Effektives Archivmanagement für alle Fälle

Zum Schutz ihres geistigen Eigentums müssen Unternehmen bei Bedarf sämtliche Daten in Bezug auf Arzneimittelentwicklung, Patente und Verträge schnell und zuverlässig nachverfolgen, abrufen und zusammenstellen können. Im Fall eines Rechtsstreits bleibt in der Regel nur wenig Zeit um die vor Gericht erforderlichen Beweismaterialien zu sammeln. Deshalb sollten sämtliche eventuell benötigten Informationen jederzeit vollständig und leicht zugänglich vorliegen. „Wir sind in der Lage, alle Arten von Unterlagen, einschließlich gehefteten Dokumenten sowie handschriftlichen Aufzeichnungen und Notizen, schnell zu scannen und bereitzustellen“, erläutert Börgmann. „Zudem kümmern wir uns um alle Vorschriften in Bezug auf die Herausgabe und brennen die gescannten Dokumente auf CD/DVD, sodass sie direkt im Prozess verwendet werden können. Auf diese Weise haben wir für einen Kunden in Frankreich über eine Million Dokumente in nur vier Tagen verarbeitet.“

Bild: Iron Mountain

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