Inspirieren, motivieren, nachhaltig agieren - Ergebnisse der Future-Meeting-Space-Forschung zu „Redefining Event Attendance“

Warum nehmen Menschen künftig an Präsenzveranstaltungen teil? Das war eine der Kernfragen von Future Meeting Space (FMS) in diesem Jahr. Am 14. Dezember stellte der Innovationsverbund die vollständigen Ergebnisse der diesjährigen Forschungsphase „Redefining Event Attendance“ im Rahmen einer hybriden Veranstaltung mit über 700 registrierten Online-Teilnehmer*innen und rund 30 ausgewählten Gästen in Frankfurt vor. Auch im kommenden Jahr setzen das GCB German Convention Bureau e.V. und das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO ihre Forschung unter dem Motto „Navigating Business Events in Challenging Times“ gemeinsam mit Partnern fort.

Der im Rahmen der Ergebnispräsentation erstmal vorgestellte dritte und letzte FMS-Befragungssprint der Forschungsphase 2022 analysierte Rahmenbedingungen und Leistungsbausteine von Business Events entlang der gesamten Customer Journey. Der differenzierte Blick auf nationale und internationale Teilnehmer*innen zeigt, dass die Faktoren Seamless Travel, Mikromobilität, Sicherheit und Hygiene sowie regionale und kulturelle Besonderheiten dazu beitragen können, die Reisemotivation bedeutend zu steigern. Seamless Travel, das heißt die Möglichkeit des nahtlosen Reisens, hat demnach für 90 Prozent der Teilnehmer*innen einen sehr hohen Stellenwert. Damit einher gehen Sicherheits- und Hygienestandards, die für 60 Prozent der Befragten die absolute Grundvoraussetzung bilden, um an einer Veranstaltung teilzunehmen. Ebenfalls relevant für zwei Drittel der Befragten sind die Nutzung klimaschonender Verkehrsmittel und die Kompensation der durch Veranstaltungen entstehenden CO2-Emissionen. Die Themen Mikromobilität und kulturelle Erlebnisse vor Ort begeistern vor allem die 26-35-Jährigen sowie internationale Teilnehmer*innen. Daraus leitet sich die Kernerkenntnis ab, dass der Erlebnis- und Kulturcharakter zu den absoluten Must-Have-Leistungsbausteinen zählt, um internationale Teilnehmer*innen für eine vor-Ort- Veranstaltung zu gewinnen.

Inspiration, Arbeitgeberattraktivität und Nachhaltigkeit

Die Essenz des gesamten Forschungsprozesses sind drei Kernelemente: Es zeigt sich erstens, dass vor-Ort-Veranstaltungen vor allem durch ihre Inspirationskraft und den persönlichen Austausch überzeugen. Die Entstehung neuer Ideen findet primär in der persönlichen Begegnung statt. „Veranstaltungen besitzen weiterhin eine ungebrochene Strahlkraft, um Menschen zu inspirieren und Innovationen voranzutreiben“, sagt Matthias Schultze, Managing Director des GCB. „Das Eintauchen in die lokale Kultur und das Schaffen gemeinsamer Erlebnisse gelingt nur auf Live-Events. Mit seinen Stärken als nachhaltiger, authentischer und innovativer Tagungsstandort bietet Deutschland dafür ideale Voraussetzungen.“ Eine weitere Schlüsselerkenntnis ist, zweitens, das Thema Personalbindung und Arbeitgeberattraktivität. Veranstaltungen und Geschäftsreisen tragen nicht nur als relevantes Instrument zur Mitarbeitergewinnung bei, sondern fördern auch eine langfristige Bindung an das betreffende Unternehmen. Neben den bereits genannten Aspekten trägt drittens das Thema Nachhaltigkeit maßgeblich zur Entscheidungsfindung für oder gegen die Teilnahme an einer Veranstaltung bei – u.a. mit den Faktoren klimaneutrale Erreichbarkeit, Kompensation sowie regionales und saisonales Catering.

Ausblick: Neuer Forschungsschwerpunkt 2023

Die Forschungsergebnisse aus „Redefining Event Attendance“ bestätigen vor allem eines: die Einzigartigkeit von Präsenzveranstaltungen und deren Unersetzlichkeit. Auch wenn sich die Häufigkeit der persönlichen Begegnung in den letzten Jahren zeitweise reduziert hat, so bleibt deren herausragender Wert bestehen. Dennoch sind Business Events weiterhin mit vielfältigen Herausforderungen konfrontiert, wie etwa dem Klimawandel, der Energieversorgung, internationalen Konflikten, der Pandemie sowie dem Personal- und Fachkräftemangel. „Welche Lösungsansätze können Veranstaltungen in diesem Kontext bieten? Und wie beeinflusst diese multiple Krise die strategische und konzeptionelle Ausrichtung von Veranstaltungen? FMS wird sich 2023 intensiv mit diesen Fragen auseinandersetzen und unter dem Titel ‚Navigating Business Events in Challenging Times‘ nach Antworten auf diese komplexen Fragen forschen“, so der Ausblick von Dr. Stefan Rief, Institutsdirektor und Leiter des Forschungsbereiches Organisationsentwicklung und Arbeitsgestaltung am Fraunhofer IAO.

Die vollständige Studie „Redefining Event Attendance“ sowie die Aufzeichnung der Ergebnispräsentation vom 14. Dezember 2022 stehen ab Januar unter www.future-meeting-space.de zum kostenfreien Download zur Verfügung.

Über Future Meeting Space
Der Innovationsverbund »Future Meeting Space« wurde 2015 durch das GCB German Convention Bureau e.V. und das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO gegründet.

Zentrales Ziel der Initiative ist es, die Rolle von Business Events als Innovationsmotor und wesentliches Instrument der Unternehmenskommunikation zu stärken. Im Sinne der Trendforschung antizipiert Future Meeting Space relevante Entwicklungen im Ökosystem von Veranstaltungen und leitet daraus konzeptionelle, technologische und räumliche Anforderungen ab. Der Innovationsverbund erarbeitet themenspezifisch differenzierte Handlungsempfehlungen für unterschiedliche Stakeholder-Gruppen und spiegelt diese regelmäßig im Real-Labor mit der Praxis.

Als einer der weltweit führenden Standorte für Meetings, Tagungen und Kongresse steht Deutschland für Innovationskraft, Nachhaltigkeit und umfassende Expertise in Schlüsselbranchen von Wirtschaft und Wissenschaft. Vor diesem Hintergrund wirken die Initiatoren GCB und Fraunhofer IAO gemeinsam mit ihren vielfältigen Forschungspartnern im Rahmen von Future Meeting Space als Katalysatoren für die Zukunft von Business Events „made in Germany“.
Partner des Forschungsschwerpunktes 2022, der sich dem Thema „Redefining Event Attendance“ widmet, sind: AllSeated GmbH, Bayer AG, Bayern Tourismus Marketing GmbH, Bochumer Veranstaltungs-GmbH, Encore (represented by KFP Five Star Conference Services GmbH), EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e. V., Fraport AG (Aviation Partner), JenaKultur - Tourismus/Marketing Jena Convention Bureau , KölnTourismus GmbH, Leipziger Messe GmbH, PwC, Stadt Münster/Messe und Congress Centrum Halle Münsterland GmbH, NürnbergConvention, Radisson Hotel Group, die 7 Cities und Siemens AG.