IT-Profimagazin iX: M365-Alternativen im Überblick

Digitale Souveränität erfordert Kompromisse

Hannover, 30. Juni 2026 – Europäische Datenschutzurteile und neue Regulierungen wie NIS2 zwingen Unternehmen, ihre Abhängigkeit von Microsoft 365 zu überdenken. Eine einfache Produktalternative gibt es nicht, berichtet das IT-Profimagazin iX in Ausgabe 7/2026. Stattdessen müssen Unternehmen strategisch entscheiden: Welche Kompromisse sind sie bereit einzugehen – und haben sie die IT-Reife, diese zu managen?

Der US CLOUD Act verpflichtet amerikanische Unternehmen, Daten auf Anordnung von US-Behörden herauszugeben – unabhängig vom Serverstandort. Parallel verschärft die EU ihre Anforderungen: Die NIS2-Richtlinie verlangt von Unternehmen systematisches Risikomanagement für ihre IT-Lieferkette.

Obwohl Microsoft 365 den digitalen Arbeitsplatz dominiert, lässt sich die Abhängigkeit davon nicht einfach durch den Wechsel zu einem anderen Produkt beseitigen. „Entscheidend ist vielmehr die Frage: ‚Wie muss meine IT aufgebaut sein, damit ein Wechsel überhaupt noch realistisch umsetzbar bleibt?‘“, betont iX-Redakteur Kornelius Kindermann.

Alternative Arbeitsplatz-Software existiert in zwei Grundformen: Integrierte Suiten bündeln alle Funktionen in einem geschlossenen System und eignen sich für Organisationen mit begrenzten Betriebsressourcen. Zu ihnen zählen Nextcloud Hub, kSuite, Proton Workspace, grommunio und die eXo Platform. Der Preis für die einfachere Handhabung: funktionale Abstriche bei Terminplanung, Echtzeitbearbeitung und mobiler Nutzung.

Modulare Ansätze wie openDesk kombinieren einzelne Bausteine. Sie bieten maximale Kontrolle, sind aber aufwendig im Betrieb. „Modulare Ansätze scheitern in realen Projekten nicht an fehlender Funktionalität, sondern an fehlender organisatorischer Klarheit“, warnt Kindermann. Arbeiten die Komponenten nicht nahtlos zusammen, koste das schnell Nutzerakzeptanz.

In der Praxis entscheiden vier Bereiche über den Projekterfolg: Kalenderfunktionen mit Ressourcenbuchungen und Delegationen, Chat mit Compliance-Frameworks, nahtlos integrierte Videomeetings sowie die Mobile Experience. Letztere wird zum Prüfstein, wenn Mitarbeitende mit mehreren Apps jonglieren müssen.

„Eine allumfassende europäische Alternative zu M365 gibt es derzeit nicht“, stellt der iX-Redakteur klar. Organisationen mit begrenzten IT-Ressourcen sollten integrierte Suiten mit funktionalen Kompromissen wählen. Organisationen mit hoher IT-Reife profitierten von modularen Ansätzen, wenn sie bereit seien, die daraus entstehende Komplexität aktiv zu steuern. Nicht das perfekte Softwareprodukt stehe im Vordergrund, sondern die Fähigkeit zur Anpassung, so Kindermann.