Vigtigste pointer
- AI skaber mest værdi, når den bruges til at styrke analyse og beslutninger – ikke kun til at producere mere indhold hurtigere.
- Brug AI til at finde nyhedsvinkler, opdage trends tidligere og stressteste budskaber, inden de møder medierne.
- Tag udgangspunkt i en konkret, tidskrævende opgave, og test arbejdsmetoden i lille skala, før du indfører den permanent.
- AI kan gøre organisationens samlede viden mere tilgængelig, men det kræver menneskelig vurdering at afgøre, hvad der stadig gælder.
- Skab klare rammer for godkendte værktøjer, informationssikkerhed og ansvar – og kontrollér altid fakta i de oprindelige kilder.
AI er på kort tid blevet et hverdagsværktøj for dem, der arbejder med PR og kommunikation. Men hvis AI skal skabe reel værdi, skal teknologien bruges både relevant og strategisk. Her gennemgår vi, hvordan du kan styrke din brug af AI og skabe værdi i hele organisationen.
AI’s potentiale inden for PR og kommunikation handler om mere end at producere indhold hurtigere. Brugt rigtigt kan teknologien også hjælpe kommunikatører med at opdage sammenhænge, udfordre vante perspektiver og udnytte viden, der ellers risikerer at gå tabt. Det handler om at bruge AI til at styrke analyse og beslutningstagning og dermed skabe bedre forudsætninger for kommunikation, der faktisk gør en forskel.
Men hvordan går man fra enkeltstående AI-projekter til arbejdsmetoder, der faktisk forbedrer kommunikationsarbejdet? Her følger fem områder, hvor teknologien kan bidrage, sammen med konkrete tips til at komme i gang.
1. Find nyhedsvinkler, og opdag trends tidligere
En vigtig del af PR-arbejdet er at forstå, hvad der sker i omverdenen, og identificere, hvilke emner der er relevante for organisationen. Det kræver research og evnen til at se sammenhænge mellem forskellige begivenheder, rapporter og perspektiver. Her kan AI hjælpe dig med at finde mønstre, som ellers kan være svære at opdage.
AI kan også bidrage til at udvikle en nyhedsvinkel på noget, organisationen allerede planlægger at kommunikere. En produktlancering kan eksempelvis få større nyhedsværdi, hvis den kobles til en aktuel samfundsforandring eller et problem, som mange forsøger at løse. På den måde kan historien blive mere relevant.
Brug AI-værktøjer til at:
Indsamle relevante artikler, rapporter, undersøgelser og andet baggrundsmateriale.
Identificere tilbagevendende temaer, forandringer over tid og perspektiver, der adskiller sig fra den gængse opfattelse.
Afprøve et konkret spørgsmål, eksempelvis: ”Hvilke resultater i dette materiale kunne være relevante for en journalist, og hvorfor? Skeln mellem dokumenterede fund og mulige fortolkninger.”
Finde alternative nyhedsvinkler og undersøge, hvad der gør hver vinkel relevant netop nu.
AI kan hjælpe dig med at finde mulige sammenhænge, men du skal altid kontrollere grundlaget og vurdere, om konklusionerne holder. Det er også dig, der afgør, om en vinkel er tilstrækkeligt ny, relevant og interessant for den tiltænkte målgruppe.
2. Forbered research, mediepitch og talspersoner
Inden du pitcher en historie til medierne, forbereder et interview eller skriver et debatindlæg, skal du ofte sætte dig ind i et emne, forstå den aktuelle diskussion og finde holdbare argumenter. AI kan hjælpe dig med hurtigt at få overblik over omfattende materiale, sammenligne forskellige standpunkter og identificere spørgsmål, der skal undersøges nærmere.
AI kan også bruges til at udfordre et budskab, inden det møder omverdenen. Ved at lade AI anlægge forskellige perspektiver kan du opdage svage argumenter, uklare formuleringer eller indvendinger, som du skal være forberedt på.
Brug AI-værktøjer til at:
Sortere information, data og baggrundsmateriale og få en opsummering af de vigtigste fakta, argumenter og eventuelle huller i den tilgængelige viden.
Teste en vinkel inden et interview: ”Hvilke fem kritiske spørgsmål er mest sandsynlige på baggrund af dette materiale? Hvilke påstande skal vi kunne dokumentere?”
Gennemgå et mediepitch med fokus på nyhedsværdi: ”Hvad er nyt i dette pitch, hvorfor er det relevant nu, og hvad kunne få en journalist til at takke nej?”
Stressteste et vigtigt budskab ved at bede AI gennemgå det fra eksempelvis en journalists, kundes, medarbejders eller kritikers perspektiv. Bed værktøjet udpege mulige fejlfortolkninger og spørgsmål, der skal besvares.
AI erstatter ikke kendskab til medierne eller personlige relationer til journalister. Til gengæld kan det give et bedre grundlag for kontakten og hjælpe dig med at opdage mangler, inden materialet bliver sendt. Kontrollér altid fakta i de oprindelige kilder. AI-værktøjer kan gengive forkerte oplysninger eller drage konklusioner, som materialet ikke understøtter.
3. Effektivisér det løbende arbejde uden at gå på kompromis med kvaliteten
En stor del af kommunikationsarbejdet består af opgaver, der ikke altid kræver strategisk vurdering, men som alligevel tager tid: at sammenfatte information, håndtere feedback, forberede møder og holde styr på de næste opgaver. Her kan AI forenkle tilbagevendende arbejdsopgaver. Gevinsten er størst, når du tager udgangspunkt i et konkret problem i arbejdsgangen frem for at bruge AI, blot fordi teknologien er tilgængelig.
Brug AI-værktøjer til at:
Identificere en tilbagevendende opgave, der tager tid, eksempelvis at sammenfatte mødenoter eller håndtere kommentarer til et udkast.
Strukturere mødenoter efter beslutninger, ansvarlige og næste skridt eller samle feedback fra flere personer og skelne mellem fælles synspunkter og modstridende ønsker.
Sammenligne dokumentversioner, samle materiale til rapportering eller kontrollere, at centrale oplysninger stemmer overens på tværs af tekster.
Afprøve arbejdsmetoden i lille skala og sammenligne resultatet med, hvordan opgaven tidligere blev løst. Kontrollér både tidsforbrug og kvalitet, inden du indfører den permanent.
Samtidig er det vigtigt at skelne mellem at spare tid og at forbedre kommunikationen. Hvis den frigivne tid kun bliver brugt til at producere endnu mere indhold, er arbejdet måske ikke blevet grundlæggende bedre. Den reelle værdi opstår, når du får mere tid til analyse, idéudvikling, strategiske prioriteringer og relationer.
4. Udnyt organisationens samlede viden
Vigtige indsigter og beslutninger ligger ofte spredt i præsentationer, dokumenter, mailtråde og tidligere kommunikationsmateriale. Det kan gøre det svært at forstå, hvorfor et budskab blev valgt, hvordan organisationens standpunkt har ændret sig, eller hvilke erfaringer der findes fra tidligere indsatser.
Her kan AI hjælpe med at gøre organisationens samlede viden mere tilgængelig og anvendelig. I stedet for at begynde fra bunden ved hver ny opgave kan du få hjælp til at finde relevant historik, sammenfatte tidligere beslutninger og se, hvordan forskellige dele af organisationen hænger sammen.
Det kan eksempelvis være værdifuldt, når en ny medarbejder skal sætte sig ind i et emne, når en talsperson skal forberedes, eller når organisationen skal kommunikere om en sag med en lang historik.
Brug AI-værktøjer til at:
Samle og søge i kvalitetssikrede dokumenter fra organisationen via en godkendt AI-løsning.
Sammenfatte tidligere kommunikation, tilbagevendende argumenter og udviklingen i budskaberne over tid.
Identificere spørgsmål, der endnu ikke er besvaret, og få henvisninger til originaldokumenter og datoer, så du kan kontrollere oplysningerne og sikre, at tidligere standpunkter ikke bliver forvekslet med de nuværende.
For at det kan fungere, skal materialet være relevant, opdateret og tilgængeligt for værktøjet. AI kan hjælpe med at finde og sammenfatte viden, men det kræver menneskelig vurdering at afgøre, hvad der stadig gælder, og hvordan tidligere erfaringer skal bruges.
5. Skab klare rammer for brugen af AI
Når AI bliver en del af det daglige kommunikationsarbejde, er der brug for tydelige rutiner for kvalitet, informationssikkerhed og ansvar. Det handler ikke kun om, hvilke værktøjer medarbejderne må bruge, men også om, hvilke opgaver der egner sig til AI, og hvor menneskelig vurdering altid skal indgå.
Et AI-genereret udkast kan være et godt udgangspunkt, men et svar til en journalist, en udtalelse om et følsomt emne eller en kommentar under en krise kræver forståelse for sammenhængen og for, hvordan budskabet kan blive opfattet. AI kan bidrage med baggrundsmateriale og hjælpe med at forberede forskellige scenarier, men ansvaret for kommunikationen ligger fortsat hos organisationen.
Brug AI-værktøjer til at:
Kortlægge, hvilke arbejdsopgaver AI bruges til i dag, og hvilke anvendelsesområder der kan skabe størst værdi.
Fastlægge, hvilke værktøjer der er godkendte, og hvilke typer information der må deles. Vær særligt forsigtig med personoplysninger, fortroligt materiale og følsomme oplysninger.
Definere, hvornår fakta, kilder og formuleringer altid skal kontrolleres af et menneske, eksempelvis inden publicering eller ekstern kommunikation om følsomme emner.
Fastlægge, hvem der har ansvaret for gennemgang og godkendelse, og følge op på, hvordan arbejdsmetoderne fungerer i praksis.
Retningslinjerne behøver ikke at være komplicerede for at gøre en forskel. Begynd med nogle få tydelige principper, afprøv dem i hverdagen, og opdatér dem i takt med, at både værktøjerne og organisationens behov ændrer sig.
Vil du gøre dit kommunikationsarbejde nemmere?
Her kan du læse mere om vores forskellige AI-baserede værktøjer og funktioner, som blandt andet hjælper dig med at udvikle dine pitchmails og PR-vinkler, måle og analysere din synlighed samt overvåge medier og journalister.