Sådan vælger du den rigtige PR-software

Færre journalister, et diverst medielandskab og hurtigere nyhedscyklusser. Dette er nogle af de udfordringer, som nutidens marketingteams står over for i dag sammenlignet med for ti år siden. En nem måde at håndtere disse udfordringer på og få tiden til at række en alt-i-én platform, der kan hjælpe med alt fra medieovervågning og distribution til måling og analyse. I denne guide giver vi dig en trin-for-trin manual til, hvordan du finder den rigtige PR-software til din virksomhed.

For bare få år siden havde en marketingmedarbejder få steder at sprede deres nyheder som for eksempel direkte reklame eller at pitche en historie til en relevant journalist. Fordelen var, at vejen gennem journalisterne var rigeligt, og de fleste af dem arbejdede på kendte medier – ofte med klart definerede afdelinger, der var ret nemme at nå. Den åbenlyse ulempe var, at mange historier forblev ufortalte, og man kæmpede for den begrænsede medieplads. I dag har marketingfolk mange flere steder at sprede deres budskaber og gøre opmærksom på deres brand, men de står også over for flere nye udfordringer.

Færre journalist
Faldende indtægter har tvunget store mediehuse til at skrue ned, og antallet af journalister er faldet til kun én per sjette marketingsmedarbejder.
Et mere diverst medielandskab
Mens de store udgivelser er skrumpet, har internettet og fremkomsten af sociale medier udviklet et mere diverst medielandskab. Det gør det sværere at finde den rigtige journalist til at føre historien videre.
Hurtigere nyhedscyklusser
Den 24-timers nyhedscyklus har ført til at historier, der før forblev relevante i offentligheden i dagevis nu bliver glemt inden for få timer.

Selvom disse udfordringer kan virke skræmmende, er de på ingen måde umulige at overvinde. Især ikke hvis du bruger PR-software, der giver dig den rækkevidde, du har brug for og en bedre forståelse af hvilket indhold, der virker – og hvad der ikke gør.

Hvad kan du forvente af et PR-softwareværktøj

PR-software er kommet langt, siden de først blev introduceret som et værktøj til at publicere nyheder til relevante platforme. Nutidens PR-software kan dertil fungere som et knudepunkt til at holde styr på al din PR og kommunikation og automatisk præsentere resultaterne. Moderne PR-software er det mest grundlæggende værktøj til at få indsigt – ikke kun i din organisations kommunikation og markedsføring men også i dine overordnede forretningsbeslutninger.

Her er en liste over de funktioner, du bør lede efter PR-software at tilbyde. Jo mere en enkel platform kan tilbyde dig, des bedre (så længe prisen selvfølgelig er inden for dit budget).

Et opdateret bibliotek med relevante medier, journalister og influencers

Med få klik skal du kunne være i stand til at tilgå en omfattende liste over personer og medier, der kunne være interesseret i det, som du udgiver og distribuerer. Nogle værktøjer vil også hjælpe dig med at rangere de forskellige medier og hjælpe dig med at beslutte, hvilken der er mest relevant for din virksomhed.

Integration med egen hjemmeside og sociale medieplatforme

Mulighed for at udgive det samme budskab på tværs af flere platforme uden at skulle justere format vil kunne spare dig tid og sørger også for, at fejl holdes på et minimum.

Book en demo

Medieovervågning med en omfattende præsentation af resultaterne

Hvor mange journalister eller influencers har læst dine udgivelser? Hvem har samlet din historie op, og hvordan præsenterer de den? Moderne PR-software bør holde styr på dette og præsentere resultaterne for dig på en måde, som du forstår. Læs mere om medieovervågning her.

Automatisk genererede præsentationsark

Noget software tilbyder automatiske præsentationer af nøglestatistikker og resultater, hvilket vil spare dig masser af tid samt gøre det lettere at videreformidle organisationens performance til ledelsen.

GDPR-kompatibilitet

I dag kan du forvente, at de fleste af de store PR-platforme og software overholder GDPR-reglerne men for at undgå risikoen for at skulle slette statistik og kontakter i fremtiden, bør du sikre dig, at det er tilfældet.

Høj SEO-værdi

Selvom meget af SEO-optimeringen vil være op til dig, og hvordan du strukturerer dit indhold, er nogle PR-software mere betroet af Google end andre. Dette vil hjælpe dine udgivelser til at være i toppen i søgemaskinerne, så sørg altid for at vælge software med en høj SEO-værdi, hvis din ambition er at have et rigt digitalt aftryk.

Opmærksom supportafdeling

Uanset hvor intuitiv en platform er, kan en hjælpsom supportafdeling aldrig overvurderes. Dette vil ikke kun hjælpe med at løse eventuelle problemer hurtigt, men det vil også være til stor hjælp, når du skal lære værktøjet at kende og skabe optimalt udnytte de tilbudte funktioner.

Sådan finder du den perfekte PR-software til din virksomhed

Det første du skal gøre er at identificere dine behov og ønsker. Hvilke funktioner skal PR-softwaren have for at gavne lige netop din virksomhed? For nogle virksomheder vil løbende opdaterede medielister med journalister i nichemedier være det vigtigste, mens det for andre måske kun kræver let integration med sociale medier.

For at undgå at bruge penge på funktioner, som du ikke har brug for, kan du lave en omfattende liste over alle dine krav og ønsker, før du begynder at lede efter den perfekte software til jer. Når du har gjort dette, er tingene mere ligetil.

Søg efter det rigtige værktøj

Brug Google og besøg forskellige virksomheders websider for at få information. Tænk over, hvordan designet af platformen vil harmonere med din kommunikation – undervurder aldrig styrken af visuel kommunikation, og hvordan designet enten kan tilføje dit budskab eller underminere det.
Undersøg, hvad dine konkurrenter bruger og vurder, hvor jeres behov stemmer overens og adskiller sig.
Spørg kollegaer om de er stødt på PR-platform på tidligere arbejdspladser og forhør dig om deres anbefalinger.
Læs kundecases for at se, hvilken værdi de forskellige software har givet andre virksomheder.

Se hvad andre har at sige

Brug også lidt tid på at undersøge, hvilken software der er den mest populære blandt journalister og læs for eksempel anmeldelser på TrustPilot.

Bed om en demo eller prøveversion

Inden du foretager det endelige køb så prøv værktøjet af! De fleste PR-softwarevirksomheder tilbyder en uge eller 14 dages prøveversion. Benyt chancen og tilmeld dig en demo.

Efter et stykke tid kan du så vurdere, om fordelene er omkostningerne værd, samt hvilke funktioner du ender med at bruge (det kan være flere, end du først troede).

Vær på forkant i en verden i konstant forandring

Den digitale verden er stadig under udvikling; som marketingmedarbejder er der en stor fordel i at holde sig ajour og altid stræbe efter at bruge den nyeste teknologi. PR-markedet i 2021 er større end nogensinde. Samtidig er der flere, der konkurrerer om det samme medierum. Ved at investere noget tid i at vælge den rigtige PR-software til din virksomhed, vil meget af det ellers monotone arbejde blive løftet fra din skuldre – hvilket giver dig tid til at bruge indsigten indsamlet fra det samme værktøj til at gøre din næste kampagne endnu mere succesfuld.