Optimering og automatisering af workflows – Sådan får I mest ud af jeres inkjet-investering

Af Hans Dalmeijer, Product Marketing Manager hos Canon Danmark

Med den stigende udbredelse af digitalt produktionsudstyr, især ark- og rullebaserede inkjet-printere, er den kommercielle printbranche i stadig forandring. Mens traditionelle offset-trykkerier måske klarer 15-20 opgaver om dagen, behandler nutidens digitale printmiljøer normalt 200-400 forskellige opgaver hver dag. For printvirksomheder kræver denne markante ændring i opgavernes kompleksitet og omfang en fuldstændig nytænkning af workflowets opbygning, men mange forsøger stadig at tvinge den digitale produktion igennem workflows, der er udformet til en helt anden driftsmæssig virkelighed.

Det digitale workflow – en nødvendighed

For at opnå succes inden for digitalt print er det lige så vigtigt at implementere workflows, der er skræddersyet til de unikke krav, som digitalt print stiller, som det er at anskaffe den rette digitale printteknologi. Den største udfordring ligger i det store antal individuelle opgaver, der skal behandles i produktionssystemerne, hvor hver enkelt opgave kan have forskellige specifikationer, mediekrav, efterbehandlingsbehov og leveringsfrister. Alt dette skaber en kompleksitet, som de traditionelle offset-workflows ganske enkelt ikke er designet til at håndtere. I praksis er det ganske vist muligt at kontrollere og videresende 20 opgaver om dagen manuelt, men forsøger man at anvende samme fremgangsmåde på 200 eller flere opgaver, skaber det flaskehalse i produktionen – eller værre. Succesrige digitale printvirksomheder har derfor indset, at det er vigtigt at betragte automatisering som en driftsmæssig nødvendighed snarere end en luksus.

Ud over selve jobbehandlingen står printvirksomheder i dag imidlertid også over for yderligere udfordringer i form af mangel på kvalificeret arbejdskraft, kortere leveringstider og behovet for at forblive rentable på mindre oplag. Printvirksomheder har derfor brug for højt integrerede, men fleksible og brugervenlige workflow-løsninger, der kan tilpasses forskellige kundeprocesser. Hver enkelt kræver en forskellig integrationsstrategi og workflow-kapacitet – lige fra specialiserede producenter af indlægssedler til generelle kommercielle trykkerier, der håndterer alt fra brochurer til personaliseret direct mail.

Fordelen ved åben arkitektur

En afgørende beslutning for enhver printvirksomhed er, hvad enten man skal indføre et lukket, proprietært workflow-system eller vælge en mere åben, standardbaseret tilgang. Selvom lukkede systemer måske lover en "problemfri" integration inden for en enkelt leverandørs økosystem, kan de også medføre langsigtede begrænsninger, der kan hæmme virksomhedens vækst og tilpasningsevne. På den anden side byder åbne workflow-arkitekturer, der bygger på branchestandarder som f.eks. JDF/JMF, på en række fremtrædende fordele: For eksempel anvender de fleste printvirksomheder udstyr fra flere forskellige producenter, noget som lukkede, proprietære workflows har svært ved at håndtere effektivt.

En åben, leverandøruafhængig tilgang viser sig at være særligt værdifuld, i takt med at virksomhederne vokser. Printvirksomheder kan tilføje nye funktioner, opgradere enkelte komponenter eller udvide til nye markeder uden at være begrænset af begrænsninger i workflowet. Fleksibiliteten til at vælge den bedste løsning til hvert enkelt produktionsled – fra datagenerering til levering til kunden – giver ofte bedre resultater end at være bundet til en enkelt leverandørs samlede udbud.

Vi tror på at opbygge et økosystem frem for isolerede løsninger. Derfor samarbejder vi med en bred vifte af virksomheder for at levere gennemprøvede workflows inden for områder som MIS/ERP, CRM, arkivering, datakonvertering, prepress, efterbehandling, logistik, automatisering og analyse. Disse partnerskaber giver os mulighed for at kombinere vores workflow-ekspertise med supplerende teknologier og dermed skabe integrerede miljøer, der tilpasser sig skiftende krav. Det resulterer i praktiske, fremtidssikre løsninger, der allerede har bevist deres værdi i den virkelige produktionsverden.

Automatisering på alle niveauer

En vellykket optimering af det digitale workflow kræver automatisering på tværs af flere driftslag. På input-niveauet skal intelligente systemer automatisk modtage opgaver fra forskellige kilder – hvad enten det drejer sig om hot folders, MIS-systemer eller web-to-print-platforme – og foretage øjeblikkelige beslutninger om videreformidling på baggrund af opgavespecifikationerne og den aktuelle produktionskapacitet. Automatisering af processerne er lige så afgørende, da moderne workflows skal kunne håndtere flere forskellige printdataformater (AFP, PDF, PCL, PostScript, PPML, VIPP) og udføre de nødvendige konverteringer og optimeringer uden indgriben fra operatøren. Intelligente batchsystemer kan gruppere opgaver for at opnå maksimal effektivitet, samtidig med at de enkelte opgavers integritet og leveringskrav opretholdes.

Det vigtigste er måske, at produktionsstyringssystemerne skal sikre centraliseret kontrol på tværs af flere printere og samtidig træffe optimeringsbeslutninger i realtid. Dette omfatter automatisk valg af medier, anvendelse af forudindstillede kvalitetsindstillinger og dynamisk jobfordeling baseret på udstyrets aktuelle status og kapacitet. I virksomheder, der håndterer applikationer med variable data i store mængder – hvor enkelte opgaver kan omfatte 20.000 til 50.000 personaliserede dokumenter – er intelligent batching og behandling afgørende for at opretholde produktiviteten.

Det endelige mål er en "lights-out"-produktion – et driftsforløb, der kan køre om natten eller under skift med minimalt personale med minimal manuel indgriben. Dette kan blive en realitet, når skabelondrevne processer og foruddefinerede parametre bidrager til at sikre et produkt af ensartet kvalitet, selv når erfarne operatører ikke umiddelbart er til rådighed.

Professionelle services – det menneskelige element

Mens teknologien udgør grundlaget, kræver en succesfuld workflow-implementering også betydelig menneskelig ekspertise. De moderne digitale miljøers kompleksitet betyder, at standardløsninger sjældent giver optimale resultater. Forskellige kundemiljøer – hvad enten der er tale om almindelige kommercielle printvirksomheder, online-trykkerier, specialiserede bogtrykkerier, producenter af lægemiddeldokumenter eller udbydere af transaktionsbaserede services – giver unikke integrationsudfordringer, der kræver indgående teknisk viden og gennemprøvede metoder.

Vi mener, at tre centrale faktorer er afgørende for udformningen af et optimalt workflow: applikationslandskabet, de påkrævede kvalitetsniveauer og den ønskede produktivitet eller investeringsafkast. Disse faktorer hænger sammen, da forskellige applikationer, såsom markedsføringsmateriale, produktion af enkeltstående eksemplarer eller direct mail, kræver forskellige datastrømme og automatiseringsniveauer. Kvalitetskravene vil have indflydelse på, hvor robuste og kontrollerede processerne skal være, mens produktivitetsmålene afgør, hvor effektivt workflows skal fungere for at reducere manuelle trin og optimere systemudnyttelsen.

En sådan ekspertise viser sig at være særligt værdifuld i forbindelse med integrationsprojekter. At integrere workflow-systemer med eksisterende MIS-platforme, prepress-software og efterbehandlingsudstyr kræver en indgående forståelse af en række forskellige teknologier og protokoller. Uanset om der er tale om traditionelle offset-miljøer, der er ved at skifte til digital produktion, eller fuldt digitale driftsmiljøer, der udvides, stiller dygtige teams inden for professionelle services denne viden til rådighed for kunderne sammen med gennemprøvede implementeringsmetoder, der minimerer forstyrrelser under overgangen. Som følge heraf strækker dette samarbejde sig videre ud over den indledende installation, idet den løbende optimering ofte viser yderligere muligheder for effektivitetsforbedringer, efterhånden som operatørerne bliver fortrolige med de nye funktioner, og forretningskravene udvikler sig. Regelmæssige effektivitetsvurderinger og systemjusteringer sikrer, at workflow-investeringerne fortsat skaber værdi over tid.

Som leverandør af digitale printløsninger anvender vi en helhedsorienteret tilgang til produktions-workflows og tilbyder ekspertise inden for hardware, software og services, samtidig med at vi samarbejder med specialiserede partnere om supplerende funktioner. Denne kombination af digitale printmuligheder og målrettede partnerskaber inden for områder som MIS-systemer, udvalgt efterbehandlingsudstyr og specialiserede prepress-værktøjer leverer komplette løsninger uden at tvinge kunderne ind i begrænsende miljøer med én enkelt leverandør.

At måle succes

En effektiv workflow-optimering giver målbare forretningsmæssige fordele på flere områder. Forbedringer i produktiviteten er ofte det, der umiddelbart ses tydeligst – kunderne har rapporteret om en markant stigning i antallet af behandlede opgaver pr. dag samt et fald i behovet for manuelt arbejde.

Kvalitetsforbedringer udgør en anden væsentlig fordel. Automatiseret preflight-kontrol, ensartet farvestyring og eliminering af manuelle indtastningsfejl bidrager alle sammen til at reducere antallet af genprint og kundeklager. Derfor melder mange virksomheder om betydelige reduktioner i både spild og de dermed forbundne omkostninger. Og måske vigtigst af alt giver optimerede workflows konkurrencemæssige fordele, der direkte fører til vækst i virksomheden. Hurtigere gennemløbstider, mere præcise omkostningsberegninger og forbedret leveringssikkerhed hjælper printvirksomheder med at differentiere sig på markeder, hvor konkurrencen bliver stadig hårdere.

Ifølge Marko Silventoinen, adm. dir. hos Otava Book Printing Ltd, har fordelene ved at automatisere deres ordre- og opgavebehandling helt klart retfærdiggjort omkostningerne: "Da processen nu er automatiseret, hører de fejl, der tidligere opstod på grund af behovet for menneskelig indgriben, nu fortiden til. Det er til gavn for vores medarbejdere, da de ikke længere skal udføre ret tidskrævende opgaver ved printeren, som krævede stor koncentration. Vores kunder drager også fordel af dette – takket være integrationen med vores MIS er processen med at uploade PDF-filer og udføre prøvetryk blevet nemmere, og da den nu foregår via en webinterface, har vores kunder fleksibiliteten til at afgive en ordre når som helst og vide, at den vil blive behandlet med det samme og hurtigere end tidligere. Faktisk kan vi nu spare op til to dages produktionstid. Og kunderne kan også være sikre på, at når deres filer er blevet uploadet til arkivet, vil de være fejlfri og klar til print.”

Overvejelser vedrørende fremtidssikring

I takt med at printmarkedet fortsætter med at udvikle sig, bliver workflow-fleksibilitet stadig vigtigere. Fremkomsten af e-handelsplatforme, web-to-print-portaler og værktøjer til marketingautomatisering skaber nye krav om hurtig respons og personaliseret produktion. Åbne arkitekturer giver printvirksomheder mulighed for at tilpasse sig disse nye kundekrav uden at skulle udskifte hele workflowet.

Jeg vil råde printvirksomheder til at overveje, hvilke systemer der i stigende grad skal integreres: kampagnestyringssystemer, der genererer variabelt markedsføringsmateriale, platforme til håndtering af kundekommunikation, der producerer store mængder personaliserede dokumenter, samt lagerstyringssystemer, der udløser automatiske ordrer til genprint. Dagens workflows skal kunne håndtere disse forskellige input-strømme og samtidig opretholde ensartede kvalitets- og leveringsstandarder. Når vi ser fremad, kan cloudbaserede løsninger, integration af kunstig intelligens og forbedrede analyseværktøjer udgøre nye tendenser inden for workflows, som kan medføre betydelige fordele. Det vil være de printvirksomheder, der har fleksible, åbne og standardbaserede workflows, som vil være bedst rustet til at indarbejde disse innovationer, efterhånden som de modnes.

Overleve eller trives?

Overgangen til digital produktion er mere end blot en teknologisk opgradering – den kræver grundlæggende ændringer i den måde, printmiljøer forholder sig til designet og implementeringen af workflows på. For at opnå succes er der behov for specialudviklede systemer, der kan håndtere de komplekse opgaver og store mængder, som kendetegner moderne digitale miljøer, og samtidig bevare fleksibiliteten til at udvikle sig i takt med skiftende forretningskrav. Investeringen i en effektiv workflow-arkitektur giver ikke blot umiddelbare driftsmæssige forbedringer, men også langsigtet forretningsmæssig tilpasningsevne. I takt med at printbranchen fortsætter sin digitale transformation, vil workflows, der er designet med henblik på fleksibilitet og vækst, skelne mellem succesrige virksomheder og dem, der kæmper for at følge med.

Printvirksomheder, der forstår denne virkelighed og investerer i overensstemmelse hermed, vil være godt rustet til at udnytte den fortsatte vækst inden for digitalprint. De, der forsøger at gennemtvinge digital produktion ved hjælp af forældede workflows, risikerer i højere grad at blive ramt af driftsmæssige ineffektiviteter, som i sidste ende kan påvirke deres konkurrenceevne og rentabilitet.