Sådan opnår man maksimalt udbytte af et moderne HR-system

Måden vi arbejder på, er i konstant udvikling og har forandret sig enormt i det sidste årti. HR’s arbejde har derfor også gennemgået en stor udvikling, isært i kraft af digitalisering og mere agile processer. Men hvordan opnår man det maksimale udbytte af de moderne HR værktøjer der er tilgængelige?

Moderne HR-systemer tilbyder revolutionerende arbejdsmetoder og effektivisere HR som man kun kunne drømme om for 10 år siden. Samtidigt er situationen den, for mange HR-afdelinger, at de ofte drukner i vigtige “to-do’s” hvilket efterlader meget lidt tid til at planlægge og investere i projekter som skal skabe en mere langsigtet og optimeret effektivitet, kvalitet og forretningsresultat.

GDPR – Pisken eller guleroden?

Da GDPR trådte i kraft, blev mange virksomheder tvunget til at prioritere deres datakvalitet, IT-sikkerhed og effektivitet, selvom der stod mange andre ting øverst på dagsordnen. Dette fokus gjorde at flere store virksomheder, med forståelse for værdien af HR, også så værdien ved at slå 2 fluer i et smæk, dvs. at blive GDPR-compliant og samtidigt udskifte gamle IT-systemer med moderne HR-systemløsninger – hvilket gør det enklere at både effektivisere og kvalitetssikre processerne og medarbejderdata.

Uanset hvilken baggrund; Pisken i form af de nye regler og krav, eller guleroden i form af forbedringspotentialet, så har en hel del virksomheder i den seneste tid valgt at investere i moderne HR-teknologi og sidder nu med et fantastisk potentiale for at løfte, ikke bare sin egen HR-enhed, men helere virksomhedens præstation og resultat.

De vigtigste succesfaktorer ifølge eksperterne

Der findes en række vigtige succesfaktorer til succes, i relation til at opnå maksimalt værdi af et moderne HR-system. HR-guruen og analytikeren Josh Bersin udtrykker det på denne måde:

I’ve learned that the obstacles to growth are not always technical, they’re in our own minds. We don’t really use new technology well until we change the way we think.

Josh Bersin har opsummeret det meget fint. Det er en lektie som HR skal være bevidst om, når der skal laves nye investeringer i IT; For at opnå nye og forbedrede resultater, bliver man nød til at gøre op med sin gamle måde at tænke på.

Moderne HR-systemer har ofte understøttet en del revolutionerende og nye arbejdsmetoder, som kan virke fremmede (og skræmmende) for en HR-afdeling som tidligere har arbejdet anderledes – og ofte meget manuelt.

3 tips – Få det maksimale udbytte og værdi ud af virksomhedens investering af et HR-system:

1. Tør at tænke nyt – hent inspiration udefra

Formålet med digitalisering er i stor grad at skabe bedre kvalitet og øge effektiviteten. HR kan derfor med fordel indhente inspiration uden for virksomhedens vægge for at se se nye løsninger og fremgangsrige arbejdsmetoder. Ved at f.eks. udveksle erfaringer med andre HR-chefer og virksomheder, der har forandret sine processer i forbindelse med implementering af et nyt HR-system, kan andre virksomheder spare tid, penge og ressourcer som eller skulle bruges på at “genopfinde hjulet”.

2. Tænk ud af (HR) boksen

Selvom HR funktionen har eksisteret i jeres virksomhed i mange år, er denne afdeling antageligvis ikke vant til at drive sine egne større projekter. Men da HR i allerhøjeste grad er en af de vigtigste funktioner i forhold til virksomhedens fremgang, bør HR derfor sikre at andre operationelle funktioner (såsom IT, finans, salg, marketing) er engageret og involveret i det arbejde og de projekter som HR udfører. På denne måde vil man være med til at optimere effekten af forbedringerne.

3. Få hjælp af erfarende eksperter

Hvis man starter med de grundliggende processer, for så senere at øge investeringerne i et HR-system, kan være smart. Samtidigt er det let at igen havne i de gamle arbejdsmetoder og det gamle HR-tankesæt, der gør at man misser en masse muligheder og potentiale med det nye HR-system man har valgt at implementere. Med en ekstern HR-konsulents hjælp kan man finde yderlige processer og arbejdsmetoder, som kan forbedres med HR-system som man allerede har taget i brug. Leverandører af moderne HR-systemer tilbyder ofte hjælp via Customer Success – noget som enhver kunde med fordel bør benytte sig af, for at få det maksimale ud af sin investering.