Undgå at dit ERP-projekt bliver forsinket eller overskrider budget

Output Management er ofte en overset post i et ERP-projekt, men langt mere omfattende end de fleste forventer. Tabellae har samlet de vigtigste og mest smertefulde erfaringer, opnået hos en lang række nordiske virksomheder. Det fulde resultat kan ses i et whitepaper, der udgives i foråret 2018.

I perioden 2012-2018 har Tabellae undersøgt hundredvis af virksomheders tilgang til Output Management, populært kaldet dokumenter og udskrifter så som fakturaer, tilbud osv.

Dokumenter = Højrisiko

Dokumenter og udskrifter får ofte status som HØJRISIKO i en projektrapport. Det skyldes bl.a. en stor mængde ubekendte og skjulte omkostninger, som kan være vanskelige at tage højde for i starten af et ERP-projekt.

3 risici der typisk får økonomien til at løbe løbsk

#1. Mange tilpasninger
90% af virksomhederne laver specialtilpasninger til standard ERP-løsningen. Udfordringen kommer, når kundens krav og ønsker bliver mere og mere avancerede i takt med at projektet skrider frem og flere og flere mulighederne synliggøres. For mange tilretninger i ERP-systemet medfører desuden ofte at fremtidige opgraderinger springes over, hvilket giver kortere systemlevetid. Dette kan undgås ved at bruge standardkomponenter og Best of Breed software.

#2. ERP-projekter er langt fra kun IT-projekter
Hos 90% af virksomhederne omfatter implementeringen flere afdelinger og indebærer ændringer af roller, opgaver, processer, strukturer og organisation.
ERP-systemer er komplekse, og det gælder også dokumenter, som jo har forskellige funktioner i virksomheden, nogle er rettet mod produktionen, andre mod kunderne. Man forsøger at integrere et helt selskabs afdelinger og funktioner i et enkelt edb-system, der skal kunne tjene alle afdelingernes individuelle behov. Det kræver både tværfunktionel koordinering og stærkt organisatorisk lederskab at drive en sådan change management proces.

#3. Uklare aftaler og bristede forudsætninger
“Vi troede prisen var fast”
• Hvad skal leveres?
• I hvilken kvalitet?
• Hvem laver hvad?

“I kan da sagtens selv...”
• Konvertere data
• Bygge integrationer
• Udvikle rapporter
• Tilpasse dokumenter
• Opsætte parametre
• Uddanne jeres brugere

Ovenstående er nogle af årsagerne til at op mod 90% ERP-projekter bliver forsinkede og kun 24% gennemføres til tiden og indenfor budgettet. Der kan være mange årsager til forsinkelser og budgetoverskridelser, men jo flere ubekendte, der kan elimineres fra start, jo større sandsynlighed er der for, at estimater stemmer overens med fakta og at ERP-projektet dermed overholder tid og budget.

Eliminér de ubekendte

Output Management standardløsninger reducerer antallet af ubekendte i ERP-projektet. Bl.a. bliver det langt hurtigere at lave opgraderinger og ændringer til dokumenter, både ved oprettelse og løbende ændringer i forhold til at kode dokumenter selv (fx i SSRS):

Ændring af 8-12 standardrapporter: fra 300 timer til under 50 timer

Korrekturgange efter test: fra 200 timer til 10 timer

Ændringer i formularer efter at systemet er sat i drift over 3 år: fra 150 timer til 50 timer

Ændringer i design på 1 faktura (hvor 1. side er anderledes end øvrige sider): fra 20 timer til 1 time

Fordi ændringer kun tager en brøkdel af tiden ift. at kode dokumenter selv, bliver risikofaktorer som specialtilpasninger ikke længere et problem - ligesom der er plads til trinvis udvikling og læringsforløb på tværs af virksomheden undervejs.

Få hele whitepaperet som den første

Ovenstående er et lille udpluk af et whitepaper, der udgives af Tabellae i foråret 2018. 

Bliv den første til at modtage whitepaperet, når det udkommer: Tilmeld dig http://tabellae.dk/da/om-tabellae/tilmeld-nyhedsbrev

Se hvordan ovenstående er beregnet eller få lavet en beregning af jeres besparelse ud fra netop jeres tal: Skriv til Marie Høybye på mh@tabellae.dk

Kilder:
Davide Aloini, 2012, s. 184.
Herbert Nathan og Co. “Hvor er ERP-markedet på vej hen”
William J. Stevenson, 2011, s. 525-526